Veel organisatoren hebben de neiging om als eerste de locatie te boeken en dan pas over de rest na te denken. In praktijk maak ik daarom té vaak mee, dat de venue totaal niet past bij doel en opzet van de dag. En dat is niet zo gek, want hoe kun je nu weten welke locatie de meest geschikte is, als je nog niet eens weet wat je er wilt gaan doen?!
Kent u Het Spant in Bussum? Voor degenen die er nog nooit geweest zijn: we hebben het hier over een prachtige theaterzaal, geschikt voor hele mooie evenementen. Echter, het podium is hoog en diep, vanuit de zaal voelt het heel ver weg en wil je vanaf het podium de zaal in dan ben je wel even onderweg. Als dagvoorzitter tussen de rijen door lopen kun je vrijwel vergeten.
Nu, in die zaal kreeg ik de opdracht te zorgen voor een interactieve middag, met veel contact tussen zaal en podium. De zaal was mooi, het programma goed, maar de twee klopten niet met elkaar ... het werd een mislukte bijeenkomst.
De oplossing is simpel: bepaal eerst het concept van de bijeenkomst en ga dan pas op zoek naar de zaal. Denk daarbij eens na over de volgende opties, met al hun voor- en nadelen:
Theater-opstelling
Als de spreker centraal moet staan in een meer traditionele presentatie, is de theateropstelling het meest geschikt. Het gebruik van een podium suggereert autoriteit, kracht en geeft een meer formele, traditionele uitstraling. Tegelijkertijd schept het afstand en staat het interactie in de weg.
Stadion-opstelling
Is vergelijkbaar met de theater-opstelling, alleen vormen de tribunes een volle cirkel rond het podium. Deze opstelling vereist een dynamisch programma dat regelmatig van opstelling verandert, om te voorkomen dat een deel van het publiek steeds tegen de achterkant van de actie aan zit te kijken. Vaste plekken voor sprekers zijn in dit geval taboe; niet iedere spreker kan er mee omgaan, dat hij zich 'vrij door de ruimte' moet bewegen.
U-vorm
Is meer geschikt voor kleinere groepen, waarbij afstand en interactie afgewisseld moeten worden. De ene spreker kan afstand houden door aan het open einde te blijven staan, een meer geoefende facilitator kan de U binnen lopen en de interactie zoeken.
Vrije indeling
Met losse stoelen en tafels kan de ruimte gedurende de dag steeds weer anders ingedeeld worden, variërend van plenaire sessies tot kleine groepen. Deze zaalindeling leent zich bij uitstek voor brainstorms en Group-decision-bijeenkomsten.
Informele indeling
Deze opzet gaat nog een stap verder dan de vrije indeling. Door te werken met bijvoorbeeld statafels in caféstijl, loungebanken of bean bags wordt een hele vrije, open sfeer gecreëerd. Het leent zich vooral voor een combinatie van netwerken met meer informele werkvormen, zoals World-café, open space, speeddaten, poster-gesprekken etc.
Mix-vorm
Binnen een programma is vaak sprake van meerdere vormen, ieder met hun eigen doel. En waarom zou je dan ook niet werken met meerdere opstellingen, verdeeld over meerdere ruimtes of juist binnen één zaal. Het publiek de opstelling laten ombouwen kan erg inspirerend zijn!
