Column: Mythe of realiteit?

Sta me toe deze column wat anders aan te pakken. Ik lanceer vijf 'statements' die regelmatig vallen binnen de eventsector. Een stukje persoonlijke mening zorgt voor het klassieke column element... maar dan is het aan jullie, de lezer.

Ik daag jullie uit om alternatieve inzichten en bedenkingen te formuleren.

1. "Evenementen moeten niet altijd plezierig zijn, soms zijn ze gewoon zakelijk."

"Iets wat je lust, lepel je met plezier binnen." Alhoewel de herinnering aan iets lekker even lang bijblijft als de herinnering aan iets weerzinwekkend, is het de arbeid die nodig is om die eerste lepel binnen te krijgen, die 'fun' events effectiever en efficiënter maken.

2. Eén van de meest voorkomende uitspraak binnen onze sector: "Evenementen zijn duur."

Moeilijk te ontkennen aangezien elk evenement een samenspel is van tientallen leveranciers en in het beste geval ook van honderdduizenden euro verzekeringswaarde aan materiaal. Maar zouden we het niet beter hebben over waarde, eerder dan over kost? Evenementen schieten welgericht op specifiek gedefinieerde doelen en zijn daardoor onmogelijk te vergelijken met de kost van krantenpapier, een copywriter of de tijd die een social media programmeur nodig heeft voor het opzetten van een mass media campagne.

3. "Evenementenbureaus respecteren de vooropgestelde budgetten niet."

Als je als klant het gevoel hebt dat het kantoor waarmee je werkt doelbewust, keer op keer, boven budget gaat, dat kan ik je alleen maar aanraden om een andere partij onder de arm te nemen. Onvoorziene omstandigheden zijn de aard van het beestje en dus 'voorspelbaar'. Een evenement is nu eenmaal een spinnenweb van ontelbare spelers, leveranciers en omstandigheden die een budget beïnvloeden. Een gedegen evenementenkantoor weet voldoende variabelen in te calculeren zodat het zijn klanten flexibiliteit kan aanbieden zonder elke 'normale' verandering budgettair voelbaar te moeten maken. Dit brengt rust en vertrouwen in de samenwerking.

4. Aanvullend: "De marges binnen de evenementensector zijn té hoog."

Verschillende aspecten bepalen wat een rendabele marge is. Risico is een grote budgetspeler. Elk evenement houdt voor een organisator cash flow, annulatie en andere risico's in. Ook het 'pitch' systeem drukt op de risicoanalyse wanneer het gaat over onzekere tijdsbesteding. Wees je dus bewust dat je als klant een budgettair voordeel hebt door pitches uit te schrijven met een beperkt aantal deelnemers of om zonder omwegen een leverancierskeuze te maken op basis van reputatie en referenties.

5. "Eventmanagers zijn enkel kwalitatief in de vorm van duizendpoten met omni-kennis."

Het is financieel moeilijk om als evenementenkantoor specialisaties door te voeren waardoor de meeste aanwervingen kandidaten zijn die elk aspect beheersen. Het is mijn persoonlijke mening dat dit het potentieel van de sector een beetje beknot. Net zoals mijn bedrijf streven meer en meer bedrijven ernaar dit potentieel te ontluiken door project per project de nodige aandacht te besteden aan het samenstellen van hét gepaste team met dé juiste capaciteiten.