Elke corporate medewerker of marketeer wordt vroeg of laat geconfronteerd met de keuze: outsourcen of de organisatie van het evenement in huis houden.
Kies je voor outsourcen, dan heb je op de huidige eventmarkt de keuze tussen diverse mogelijkheden:
- Je laat alles van concept tot realisatie behandelen door een professioneel evenementenagentschap.
- Je laat je enkel met raad, sturing en adviezen bijstaan (het beruchte consultancy concept).
- Je zoekt enkel ondersteuning voor het praktische aspect van jouw evenement. Hiervoor kun je aankloppen bij een logistieke firma.
Er zijn ook enkele bedrijven op de eventmarkt, zoals mijn eigen bedrijf, die combinatiemogelijkheden aanbieden. Hierover uitweiden zou ons echter te ver van het thema doen afdwalen.
Jouw voorkeur gaat uit naar alles in huis houden? In dit geval zou je ervoor kunnen opteren om een tijdelijke werkgroep op te richten, zodat je niet alleen voor een mastodont van een verwezenlijking staat. Je bundelt op deze manier bovendien een breed gamma capaciteiten en inzichten tot een veel doelgerichtere speer. Daarenboven is het vaak nog leuk ook om na de werkuren met elkaar te debatteren en ideeën heen en weer te ketsen.
Tellen is goed, maar breng alles in rekening
Als klant is het goed om alles te becijferen. Maar wie berekent de kost van minder doelgerichte keuzes die genomen worden door het ontbreken van het complete gamma aan informatie? Bij renovatiewerken duurt het jaren vooraleer je merkt of je de juiste grondlaag gebruikte. Enkel als vochtplekken vroegtijdig de duurzaamheid van jouw muren aantasten, kom je tot het besef dat dit verhinderd kon worden door middel van producten waarvan je vooraf geen weet had en niet van besefte dat je ze nodig had. Bij een evenement krijg je echter onmiddellijk en zonder omhaal de bijpassende feedback van de keuzes die je maakt.
Waarom worden behoorlijke budgetten ter beschikking gesteld om evenementen te realiseren om dan kansen te laten liggen om er iets blijvends mee te doen? Investeren om uit te sparen is misschien een raar concept voor velen, maar een realiteit binnen een professionele evenementen- organisatie. In de volksmond hoor je vaak dat een goede aannemer geld bespaart, zelfs al is dit vaak niet helder aantoonbaar. Dezelfde wijsheid geldt ook in de evenementensector.
Jouw evenement is een projectie van je imago
Het is mijn oprechte overtuiging dat je als bedrijf het risico niet kan nemen om een onprofessioneel imago aangemeten te krijgen. De kwaliteit van jouw feest, jouw marketingactie, jouw klantencontact zal immers automatisch doordrukken op de merken die je vertegenwoordigt.
Laat het duidelijk zijn dat je als klant niet automatisch minder goede keuzes maakt dan een evenementenbureau. Verre van zelfs, want wie weet beter dan jij zelf wat je zoekt, wat jouw smaak en voorkeur zijn? De vraag is dus niet of je jezelf kan beredderen. De keuze 'outsourcen of niet' wordt vooral bepaald door het niveau van controle die je wenst te hebben over het afleverniveau.
Het is nu eenmaal een realiteit dat vakmensen, die permanent bezig zijn met dit soort realisaties, automatisch een breder informatiespectrum (ervaring, vakkennis, database) en routine genieten waarop ze kunnen terugvallen.
De evenementenwereld wemelt van kwalitatieve leveranciers die eindklanten perfect rechtstreeks kunnen bedienen. Een geslaagd evenement is echter meer dan een cumulatie van kwalitatieve dienstverleners. Net zoals het budgettair niet nodig is om het neusje van de zalm in te zetten op elk klein aspect van jouw organisatie is het eveneens niet nodig om onnodig derde partijen te betrekken. Als je het gevoel hebt zelf de balans te kunnen maken tussen budget en een kwalitatief eindresultaat dan heb je mogelijks geen evenementenkantoor nodig voor dat aspect. Het is echter een misvatting dat het de complexiteit van een project is dat gaat bepalen of je hulp nodig hebt. Laat het dus voor altijd duidelijk zijn dat het de doelgerichtheid is die zal bepalen of je best een vakman inschakelt of niet.
Zoek je een specifieke locatie, of wil je je berusten op de ervaring en onderhandelingspositie van een vakman, dan is de meerwaarde te zoeken binnen een samenwerking met een evenementenkantoor.
Ik snap volledig dat je de noodzaak tot outsourcen sterker voelt wanneer je complex buizenwerk in jouw huis moet installeren, maar uiteindelijk wil je ook dat jouw badkamer vochtvrij blijft tot jaren nadat de werken afgelopen zijn als enkel een nieuw verflaagje aangebracht diende te worden. Een kwalitatief evenementenkantoor gebruikt 'voor- en nabeleving' om de levensduur van jouw evenement te verlengen in de vorm van gerichte herinneringen. Een professional weet hoe de ogen in de juiste richting te draaien op het moment dat een helder statement de netvliezen moet belichten. Hierdoor geef je net die elementen met jouw gasten mee die je belangrijk vindt.
Ben je dus een outsourcer of een doe-het-zelver?
Lees ook: Event zelf organiseren of uitbesteden?
