Wanneer je een evenement organiseert, zul je hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.
Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.
Evenementenvergunning
Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt je evenement plaats op of aan het water dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.
De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.
Auteursrechten en billijke vergoeding
Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.
Geluidsoverlast
Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.
In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.
Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes
Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
Sluitingsuur
Veel evenementenlocaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na 22 uur geen last ondervinden van het evenement en zijn publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.
Sterke dranken
Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de eventlocatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.
Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van foodtrucks over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
Vuurwerk
Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag 153 vergunningen en verzekeringen (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.
