Column: Social Media zijn een bedreiging voor de eventbranche

Interessant artikel, dit soort acties heeft mijn volledige aandacht want je stelt de vraag zeer terecht. Wat ik mij wel afvraag is hoe lang men het vol kan houden om diverse zaken gratis ter beschikking te stellen. Indien locaties, licht, geluid en overige noodzakelijkheden blijvend sponsoren dan heb je wellicht een dreiging maar wie houd dit vol? Derhalve vraag ik mij af of dit werkelijk een dreiging is. Met de interede van het internet hebben we volgens mij de grootste dreiging wel gehad. Veel opdrachtgevers weten met het invoeren van een paar woorden op google nu ook hoe en waar ze hun komend evenement moeten organiseren. Evenementenbureau's die daar niet op geanticipeerd hebben zijn feitelijk out of business. Het internet heeft hier duidelijk het kaf van het koren gescheiden, of social media dezelfde impact heeft valt te betwijfelen. Ik zie het meer als toegevoegde waarde, gebruik het en doe er je voordeel mee maar spontane twitter en facebook events waarin zo'n beetje alles gratis beschikbaar gesteld dient te worden, ik geloof er niet in. De overtuiging ontbreekt. Voor wie het wel ziet, ik ben reuze benieuwd naar reacties van mensen die dit inzicht op termijn beter inzien als ik.

Ik denk dat men van deze actie moet leren en het als organisatiebureau met alle contacten die ze hebben op die manier ook in de toekomst succesvol kan blijven. Gebruik de mogelijkheden van social media door mensen eenvoudig op de hoogte te brengen (kortingacties). Social media werkt voor iedereen (groot of klein) en kan er voor zorgen dat evenementen niet ongezien blijven. Evenementjes van 100 bezoekers moet men zich ook niet druk over maken er is ruimte zat in cultureel Nederland.
Evenementen kunnen ook goedkoper en efficienter men moet alleen van de vriendjespolitiek cultuur af en voila...

Mike Pijlman
Band Manager
MultiArtisManager

Leuke stelling! Toch ben ik het niet helemaal met je eens. Buro's worden door bedrijven en instellingen ingehuurd omdat een goed buro niet telkens het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Een buro hoeft de kennis niet te zoeken, die heeft het al. De meerwaarde van een goed buro is dus dat je medewerkers zich kunnen blijven focussen op hun eigen baan. Wat deze jongens hebben gedaan is fantastisch, maar voor een gewoon bedrijf vaak niet lonend.
Waar bureaus zich wel van bewust moeten zijn: het creëren van zo'n buzz is al een belangrijk onderdeel geworden van de marketing voor evenementen, en dat zal alleen maar groeien. Bureaus die niet tijdig aanhaken zullen het moeilijk krijgen. Hoeveel buro's hebben een Twitter-account? En hoeveel hebben een Facebookpagina? En wie gebruikt dat ook echt?? Ik heb gauw even wat bekende namen gezocht, en met name Facebook scoort behoorlijk laag.....
En wat die twee mannen betreft: hulde! Dit is misschien een goede start van een geweldig nieuw buro.

Goed verhaal, Gerrit.
ja, ik denk zeker dat social media voor een deel van de branche een bedreiging is en dat het zal zorgen voor een schifting. de vraag is natuurlijk of dat erg is :-)

Ik heb dit eerder mee gemaakt in de markt van de bedrijfsfilms, waar ik ook actief in ben: met het steeds goedkoper worden van audiovisuele apparatuur, konden steeds meer mensen zich AV-producent noemen. Dat betekende voor de bestaande bedrijven een flinke extra concurrentie. Maar de echte professionele producenten hebben wel oveleefd, omdat het kunnen kopen van een camera nog niet betekent dat je er een goed verhaal mee kunt vertellen.
Ik denk dat dit ook van toepassing zal zijn op de evenementenbranche: nu meer mensen zelf iets kunnen organiseren tegen hele lage kosten, zullen evenementenbedrijven zich moeten onderscheiden en helder moeten maken waroom investeren in hun toegevoegde waade heeft. de twee steekwoorden daarin zijn: content en creativiteit.
Wat er dan gaat gebeuren is dat alleen de echte vakmensen overleven. En dat is denk ik precies waar deze markt op zit te wachten.

JJ

Organiseren wordt makkelijker, tenminste zo lijkt het. Als het gaat om netwerk events, lage instap en niet al te hoog verwachting patroon dan heb je gelijk Gerrit. Echter voor alle events waar het gaat om communicatie, beleving, ingewikkelde logistiek of complexe programma's daar houdt de eventspecialist zeker meerwaarde.
Beelden van smDay040 bewijzen dat. Het ziet er met alle losse kabels en stapels kratten bier allemaal heel gezellig studentikoos maar weinig professioneel of brandveilig uit. Het onderwerp social media leeft enorm dus mensen komen sowieso wel naar zo'n event toe. Maar ik denk niet dat je op deze zelfde manier een met succes een congres met 1000 artsen o.i.d. kan tackelen.

Ben het helemaal met je eens dat veel events met sociale media heel makkelijk (en anders) georganiseerd kunnen worden. Ik heb hierin recent twee heel mooie voorbeelden meegemaakt.

1. Een event dat ik zelf succesvol via Twitter heb georganiseerd. Resultaat: Een uitverkochte zaal met meer dan 100 vakgenoten voor een seminar met top-inhoudelijke presentaties (oa van Unilever) voor een toegangsprijs van €75. Hier lees je er alles over: http://www.faxion.nl/2011/zo-organiseer-je-een-event-met-twitter/

2. Een event over sociale media, georganiseerd door een 'professionele' partij. Resultaat: slechte pr, buiten de sprekers en sponsors vrijwel geen betalende bezoekers. Hier lees je daar meer over: http://www.frankwatching.com/archive/2011/07/01/sociale-media-is-niet-altijd-een-volle-zaal/

Kortom: Ik denk dat het onderwerp van deze column helemaal terecht is. Het is tegenwoordig als doe-het-zelver enorm makkelijk om zelf je event te organiseren. Wil je als professionele partij daar geld mee blijven verdienen? Dan moet je echt extra's te bieden hebben.

Gezien het gebrek aan ervaring met sociale media en events missen veel professionele eventbureau's juist die ervaring. Daar gaan nog veel bureau's last van krijgen. Het is hoog tijd om dat te voorkomen, door zelf sociale media goed te gaan begrijpen en gebruiken.

Goed verhaal. Echter denk ik dat het gebruik van internet en social media juist een kans is voor de evenementenbranche. Met het verdwijnen van CD winkels, kwamen online MP3 winkels op... Met het minder populair worden van hard-copy tickets, komen de digitale ticket systemen op.

Nu is dan de vraag of de evenementenbranche in staat zal zijn om een grote verandering te ondergaan, en meer per social media en internet te gaan regelen? Misschien zijn deze 2 enthousiastelingen wel de pioniers, en daarmee de nieuwe iTunes van de evenementensector. Ofwel: Zou de evenementenindustrie over 5jaar misschien een nieuw soort expertise (crowdsourcing) kennen?

Wow! Wat veel leuke reacties! Een paar overwegingen:
@Marcus: de dreiging is dat er altijd wel 'iemand' 'ergens' is die het zich kan permitteren om eens wat te sponsoren of weg te geven. Door Social Media kan die 'iemand' veel makkelijker gevonden worden.
"er niet in geloven" klinkt mij een beetje als struisvogel-tactiek in de oren. Het gebeurt! De kracht van de 'crowd' is dat het iedereen maar een heel klein beetje tijd, geld of moeite hoefte te kosten om samen iets heel groots neer te zetten. Waarom zouden medwerkers van een bedrijf dit niet doen? Het is tenslotte crisis, dus er moet bezuinigd worden!

@Mike: helemaal mee eens. En ik denk dat de enorme transparantie die Social Media met zich meebrengt, daar wel eens mee af zou kunnen rekenen.

@Sybren: het krachtige van het gebruik van 'wisdom of the crowd' is dat de daar meer wielen in worden uitgevonden, dan dat één bureau ooit kan bijhouden! En Social Media inzetten om buzz te genereren is inderdaad sterk; maar bij wie ligt eigenlijk het initiatief? Gras gaat niet harder groeien als je er aan trekt!

@Jan-Jaap: mooie parallel. Ben het met je eens in dat opzicht. Denk echter dat de branche, ook de specialisten, ook moet nadenken over andere verdienmodellen.

@Victor: zeker, het event had een bepaalde amateuristische uitstraling. Maar doordat iedereen zijn steentje bijdroeg, was de tolerantie voor dat soort zaken erg hoog. Ik geloof zeker dat je op deze manier een congres met 1.000 profs kan organiseren! Zie ook de voorbeelden van Ellen.

@Ellen: Wow Ellen! Mooie aanvulling met concrete aanvulling! Nog meer bewijs zeg ik!

@Koen: kijk, dat is een interessante visie! Denk dat je in de goede richting denkt. Maar hoe zou die transitie er uit zien? Dus wat is het businessmodel van het 'I-tunes organisatiebureau'? Klant betaalt per deelnemer? Ben benieuwd naar je ideeën!

Leuke discussie mensen! Dank voor jullie reacties!

Nog een aanvulling: onderschat ook niet de kracht van professionals met een eigen netwerk. Met de nieuwe sociale media is zo'n eigen netwerk met een paar drukken op de knop op de hoogte van je event. Zo hadden wij een zaal met meer dan 100 mensen vol binnen 3-4 weken, puur door te posten op Twitter, LinkedIn en ons eigen netwerk uit te nodigen.

Juist professionals kennen het relevante netwerk en hebben daar vaak eenvoudig en snel toegang toe.

Goed artikel Gerrit, scherp gebracht!
Aan de diverse reacties zie ik de betrokkenheid bij de eventbranche. Ook angst en onzekerheid. Wellicht veroorzaakt door de (snelle) veranderingen in de branche. Met veranderende businessmodellen (leuk boek: http://bit.ly/mpcmLD) en marktpartijen. Herbezinning op de toegevoegde waarde zoals Jan-Jaap dat aanhaalt. Altijd pijnlijk.

Eventmensen, wakker worden als er een dergelijk event georganiseerd wordt! Hier is een doelgroep met een behoefte. Duik er in. Wissel van perspectief. Neem dan eens die knulligheid en het studentikoze als uitgangspunt en bedenk wat je deze (blijkbaar) gemotiveerde doelgroep(..) vanuit je professionaliteit dan extra kunt bieden. Want zo het lijkt is een arsenaal aan spiegeltjes en kraaltjes dus helemaal niet zo noodzakelijk om een dergelijk event succesvol te maken .....?

En waarschijnlijk dat een evenement organiseren voor 100 mensen eenvoudiger zal zijn dan een evenement van 1000. Maar wie verbiedt in de toekomst die 1000 mensen om 10 events met 100 personen te organiseren. Zelf. Omdat ze de meerwaarde niet zien van een jaarlijks terugkerend mega festijn. En dat de catering dan wat minder is, detail....

Laat nou net Social Media een van die vehikels zijn waarmee die 1000 mensen elkaar vinden, zich organiseren en uiteindelijk hun 'onvervulde verlangens' bevredigen met een zelf gecreëerd event......
Dus bedreigend? Als je niet bijblijft als organisator wel...

Ik volg met belangstelling de ontwikkelingen in de eventbranche. Makkelijk praten, want ik ben geen organisator. Wel die bezoeker waar al die prachtige events dus voor worden georganiseerd. Met wisselend succes...... ;-)

@Gerrit (en rest natuurlijk :): Ik kan mij zo voorstellen dat hetgeen dat geld waard gaat worden, de toegang tot een grote crowd zal zijn. Huidig is het USP van een evenementenbureau het grote netwerk (zie ook reactie van Ellen), in de toekomst kan dit wel eens de toegang tot een enorme crowd zijn.

Een bedrijf dat zelf maar een paar keer een event organiseert, zal niet snel geneigd zijn om moeite te steken in het opbouwen van een enorm sociaal netwerk ten gunste van organisatie van events. Echter, als organisatiebureau is dit de core business, en dus wordt dat grote sociale netwerk bijna een productiefactor (meer dan alleen wat van je laten horen dus, maar de bron van de organisatie).

En dan, dan is er ineens vanalles mogelijk! Om 2 dingen te noemen die mij te binnen schieten: Evenementenbureau's die enorm speciale dingen voor elkaar krijgen tegen een betaalbaar budget. Of wat dacht je van EHBE (Eerste Hulp Bij Evenementen), welke als je als bedrijf of organisatiebureau met de opbouw van je event bezig bent en de cateraar laat het afweten: EHBE zoekt in haar grote sociale netwerk binnen 2 uur naar een nieuwe leverancier en jij kunt gewoon doorgaan met de opbouw!! (en op dat moment is prijs ook een echte issue meer ;).

Had het Gerrit al laten weten via Twitter, erg goede discussie! Zit al 19 jaar in het vak en heb dus veel zien veranderen de afgelopen jaren. De bureaus zullen wel mee moeten gaan met Social Media. En alle andere nieuwe mogelijkheden die nog komen gaan. Een fors aantal jaren geleden werd er bijvoorbeeld geroepen dat video- en teleconferencing het helemaal zou gaan worden en een serieuze bedreiging zou zijn van de live congressen en events. Jaren later volgde dezelfde buzz rondom webinars. Ondanks dat het goede aanvullingen zijn als mogelijkheden, blijven live events bijzonder vanwege de beleving en ontmoetingen IRL. Doortrekkend naar deze discussie: social media is geen bedreiging, maar een kans. Het is een aanvulling op wat er al is. Het organiseren van een event is een krachtig samenspel van meerdere elementen. Eén van de meest krachtige op dit moment is social media als Twitter, LinkedIn en Facebook (en voor sommige doelgroepen toch ook nog Hyves). Het zijn prachtvoorbeelden die worden genoemd en het kan ook echt op die manier gedaan worden. Ook is dit een goedkope manier. Maar we moeten in de gaten houden dat er behoorlijk wat doelgroepen zijn die je niet kunt bereiken via social media. Ik heb zelf behoorlijk wat klanten (gehad en nog steeds) die zich helemaal niet met social media bezig houden. Veel artsen bijvoorbeeld zijn er echt niet op te vinden. Dus als je een event voor die doelgroep wilt organiseren, ga je het alleen via social media niet redden. En daar komt de professionele organisator toch nog steeds om de hoek kijken: dat is de persoon die juist ALLE wervingstools moet kennen om in te kunnen zetten. Ook al bevinden zich locaties, AV-bedrijven etc. zich ook op de social media en kan er met weinig investering worden georganiseerd - wat ik overigens alleen maar respecteer - er zal toch minimaal 1 persoon verantwoordelijk moeten zijn voor het samen laten smelten van het geheel van alle elementen. Dus de professionele organisator moet de kennis en ervaring in huis hebben (of halen) van social media integratie in congres- of eventorganisatie. Anders ga je jezelf uit de markt prijzen. Voor wat betreft de uitleg van de meerwaarde van jezelf als organisator bij een potentiële klant: laat zien welke ervaring je hebt met social media, maar breng dat niet als hoofdmoot. Het moet een onderdeel van je offerte zijn, net als andere wervingstools dat ook zijn. Als je maar inzichtelijk maakt - zowel voor jezelf als de klant - wat de inspanningsuren zijn om de doelgroep te bereiken via een bepaalde tool. Wanneer je met een klant om de tafel gaat, goed kijken naar de mogelijkheden: bevindt de doelgroep zich wel in social media kanalen en zoja, welke? En welk percentage is dat van de totale doelgroep? Op deze manier weet je welke andere tools je ernaast moet blijven inzetten. Ik ben van mening dat er een verschil is of je een redelijk 'open' event wilt organiseren met een actueel onderwerp of dat het een event moet zijn die redelijk onderwerp- en doelgroepgericht is. Een event organiseren voor PR- en marketingmensen is via social media vele malen gemakkelijker dan een event voor bijv. artsen en wetenschappers die zich er niet op bevinden. Want dat is ook een gevaar: als je zelf helemaal 'into' social media bent, wil nog niet zeggen dat iedereen dat is.
Daarbij ter aanvulling nog een laatste voorbeeld: toen een aantal jaren het online registreren voor congressen en events werd ingevoerd, konden veel bureaus ook saneren omdat hele registratieprocedures weg vielen. Maar toch blijft er menskracht nodig achter de schermen om ook de gegevens vanuit de online registraties bij de juiste partijen terecht te laten komen. De organisator blijft de spil van alles, alleen wordt de focus anders en de middelen zijn vernieuwd. Dat vergt steeds opnieuw aanpassingen in je manier van werken. Zolang je al die nieuwe mogelijkheden in de gaten blijft houden en je open staat om die toe te passen, dan is social media geen bedreiging, maar een supertool voor eventmarketing! Kansen dus!

Wow, goede discussie zeg!

Heb zelf een aantal jaar voor Euroforum gewerkt. Ik snap de stelling, maar het maken van een goede bijeenkomst is en blijft een vak. De twee enthousiastelingen hierboven hebben het blijkbaar goed en professioneel aangepakt. Maar dat heb ik ook vaak anders gezien. Een goed verhaal vertellen wat volledig aansluit bij de behoefte van je doelgroep vergt het nodige research en vakkennis.

Het is wél waar dat het eenvoudiger wordt om dit onderzoek uit te voeren, de juiste mensen te vinden om te spreken en de juiste thema's boven tafel te krijgen. Maar juist door de overload in informatie is het weer ingewikkelder om de promotie van een congres goed op poten te zetten.

Wat ook waar is, is dat de perceptie "een bijeenkomst kost niet veel moeite en moet dus gratis zijn" een probleem vormt. Dat komt niet in de laatste plaats door de enorme groei in gesponsorde bijeenkomsten.

Maar bij een volledig gesponsorde bijeenkomst heb ik zelden gezien dat de inhoud goed aansluit bij de mensen in de zaal. Het is voor sponsoren blijkbaar nog steeds ingewikkeld om boven hun verkoopverhaal uit te stijgen.

Hoe dan ook, doordat er meer georganiseerd wordt, wordt het steeds lastiger iets unieks neer te zetten. Nederland wordt steeds kleiner en sprekers in het buitenland (vooral de VS) worden zó vaak internationaal uitgenodigd dat ze niet snel vereerd en dus genegen zijn om 3 dagen vrij te nemen voor een uurtje te kunnen praten op een bijeenkomst in een klein en koud kikkerland.

De wereld wordt dus transparanter en soort van kleiner. Maar er is altijd ruimte voor dat ene unieke verhaal of dat belangrijke stuk kennis op jouw eigen vakgebied.

Mijn conclusie: voor goede inhoud, gefocussed op een scherp gedefinieerde (niche) doelgroep kun je nog steeds mooie, betaalde bijeenkomsten organiseren.

Ik geloof erg in: eerst zelf doen, dan pas toepassen bij klanten. Dus zijn we geruime tijd op Twitter, Facebook, LinkedIn etc actief. Wij zien het als een extra 'laag' om je event of congres heen. Om deelnemers mee te werven, interactie op gang te brengen en inhoud te delen. Te delen met een grotere groep, het grootste deel van je doelgroep zit immers buiten jouw event zaal, congres!
De meer eenvoudige bijeenkomsten kun je idd prima via social media organiseren, ook als ze 1000 man zijn. Maar als je echt een rode draad wil hebben, voor tijdens en na het event, is daar volgens mij een goed bureau onmisbaar. Dat is tenminste wat wij regelmatig horen :-)