Vergaderingen en bijeenkomsten lopen lang niet altijd zoals gepland. 10 do's en dont's.
Iedereen kent het wel... deelnemers komen te laat, hevige discussies, besluitloosheid, ... Maar wat doe je eraan?
1. Noodzaak
Is het echt noodzakelijk een vergadering in te plannen? Vaak volstaat een telefoontje of een mailtje? Ga zuinig om met jou tijd en die van je collega's.
2. Agenda
Zonder duidelijke agenda loop het gegarandeerd mis. Deelnemers moeten de kans krijgen zich voor te bereiden. De agenda op voorhand doormailen is een must.
3. Voorzitter
Kies op voorhand een voorzitter. Hij/zij neemt de leiding en zorgt dat de doelstellingen van de vergadering behaald worden.
4. Attributen
Is er audio of visueel materiaal nodig, liggen de hand-outs klaar, moeten de deelnemers hun laptop meenemen? Leg alles op voorhand klaar zodat je hier geen tijd mee verliest.
5. Timing
Begin stipt op tijd, maar eindig ook tijdig. Wanneer een vergadering meerdere onderwerpen heeft kan je op voorhand aan elk agendapunt een timing koppelen. Volg dit ook op. Begin nooit opnieuw voor deelnemers die te laat komen.
6. Actiepunten
Neem duidelijke beslissingen en wijs actiepunten toe. Zo weet iedereen wat van hem/haar verwacht wordt na de meeting. Volg de actiepunten ook op!
7. Dominant
Niet iedereen is even mondig. Zorg ervoor dat ook minder dominante figuren aan bod kunnen komen.
8. Aandacht
Mensen dwalen snel af, vooral als er veel deelnemers zijn. Bewaak de rode draad en stuur bij waar nodig.
9. Emotie
Soms kunnen er in een vergadering heftige reacties of emoties ontstaan. Wees voorbereid.
10. Verslag
Maak een verslag van elke vergadering. Mail dit kort na de meeting naar alle deelnemers. Maar ook de vergaderlocatie speelt een belangrijke rol.
