Definities zakelijke evenementen

Het Centrum voor Live Communication stelt de definities voor de zakelijke evenementenmarkt vast.

 

Met het ontwikkelen en vaststellen van een aantal elementaire definities heeft het CLC een belangrijke stap gezet in de richting van fundamenteel en internationaal vergelijkbaar onderzoek naar de betekenis en omvang van de Live Communication markt (beurzen, congressen, evenementen).

 

In het vorig jaar door het CLC gepubliceerde vooronderzoek naar de omvang van de zakelijke evenementenmarkt is vast komen te staan dat deze markt is op te delen in de categorieën:

• Vak- en publieksbeurzen
• Bedrijfsevenementen met een zakelijk karakter
• Vakgerichte evenementen gericht op kennisoverdracht zoals congressen en vergaderingen

 

Een belangrijke conclusie van de onderzoekers was dat bij onderzoeken op het gebied van de zakelijke evenementenmarkt binnen Nederland geen eenduidige definities worden gehanteerd. Veel gebruikte definities sluiten bovendien niet aan bij internationale standaarden, waardoor vergelijking van cijfers ook op dat niveau niet of slechts beperkt mogelijk is.

 

Omdat het CLC fundamenteel en structureel onderzoek op het gebied van Live Communication branche essentieel acht voor de verdere professionalisering van de branche en het medium zijn definities ontwikkeld voor de in het vooronderzoek bepaalde categorieën in de evenementenmarkt. Deze sluiten aan bij de definities die door nationale en internationale autoriteiten als ReSpons, FKM, UFI, ICCA en IAPCO worden gehanteerd.

 

De definities zullen de basis vormen voor vrijwel elk onderzoek over de betekenis en omvang van de Live Communication markt dat het CLC vanaf heden zal initiëren. De definities zijn hier na te lezen:

 

 

1. Vak- en publieksbeurzen

Vakbeurzen

Een vakbeurs is een evenement met een begin- en einddatum dat over het algemeen regelmatig plaatsvindt, waarbij bedrijven een representatieve productlijn van één of meer sectoren presenteren, met als doel (potentiële) klanten te ontmoeten en de belangstelling voor zijn product op te wekken of te bestendigen. De beurs vindt plaats op een fysieke locatie die (per editie) verplaatsbaar is. Vakbeurzen zijn voornamelijk gericht op zakelijke bezoekers.

 

Publieksbeurzen

Een publieksbeurs is een evenement met een begin- en einddatum dat over het algemeen regelmatig plaatsvindt, waarbij bedrijven een representatieve productlijn uit één of meer sectoren presenteren met het doel te verkopen of informatie te verschaffen. De beurs vindt plaats op een fysieke locatie die (per editie) verplaatsbaar is. Publieksbeurzen zijn voornamelijk gericht op recreatieve bezoekers.

 

Internationale beurzen

Om als internationaal geclassificeerd te worden, dient een beurs aan de volgende twee voorwaarden te voldoen:

• Minimaal 20% van de exposanten komt uit het buitenland
• Minimaal 10% van de bezoekers komt uit het buitenland

 

2. Bedrijfsevenementen met een zakelijk karakter

Bedrijfsevenement met een zakelijk karakter

Een bedrijfsevenement met een zakelijk karakter is een gebeurtenis met een begin- en einddatum, die op één of meerdere locaties plaatsvindt, verplaatsbaar is en waarbij de bezoekers specifiek voor de activiteiten komen. Deze evenementen zijn door een onderneming zelf gepland en gefinancierd, zetten een commerciële boodschap in een beleefbare gebeurtenis om, en zijn gericht op een exclusief uitgenodigde groep externe relaties.

 

Bedrijfsevenementen zijn onder te verdelen in:

• Intern gerichte evenementen

• Extern gerichte evenementen

Voorbeelden van intern gerichte bijeenkomsten zijn: bedrijfsjubilea, personeelsfeesten, incentives, gepensioneerdendagen, etcetera.

 

Onder externe evenementen wordt onder meer verstaan: productpresentaties, openingen, dealerbijeenkomsten, perspresentaties, aandeelhoudersvergaderingen, relatieontvangsten etcetera.

 

Publieksevenementen

Hoewel deze vooralsnog niet de primaire focus van het CLC hebben, zijn er naast de zakelijke evenementen ook publieksevenementen. Een publieksevenement is een gebeurtenis met een begin- en einddatum, die op één of meerdere locaties plaatsvindt, verplaatsbaar is en waarbij de bezoekers specifiek voor de activiteiten komen. Evenementen zijn onder te verdelen in internationale, nationale, regionale, gemeentelijke en plaatselijke/buurtgerichte evenementen. Het CLC hanteert hiervoor de volgende richtlijnen:

• Internationaal
  Om als internationaal geclassificeerd te worden, dient een evenement aan de volgende twee voorwaarden te voldoen:
  - Minimaal 20% van de deelnemers komt uit het buitenland
  - Minimaal 10% van de bezoekers komt uit het buitenland
  
  Indien een evenement slechts aan één van bovenstaande voorwaarden voldoet, maar wel aantoonbaar substantiële buitenlandse media-aandacht heeft gegenereerd, kan alsnog het predikaat 'internationaal' worden toegekend.
   
• Nationaal
  Om als nationaal geclassificeerd te worden, dient een evenement aan de volgende voorwaarden te voldoen:
  - Substantiële media -aandacht in de nationale pers
  - Minimaal 20% van de deelnemers komt van buiten de regio
  - Minimaal 10% van de bezoekers komt van buiten de regio
  
  Indien een evenement slechts aan één van bovenstaande voorwaarden voldoet, maar wel aantoonbaar substantiële nationale media-aandacht heeft gegenereerd, kan alsnog het predikaat ‘nationaal’ worden toegekend.
   
• Regionaal
  Om als regionaal geclassificeerd te worden, dient een evenement aan de volgende voorwaarden te voldoen:
  - Substantiële media -aandacht in de regionale pers
  - Minimaal 20% van de deelnemers komt van buiten de gemeente
  - Minimaal 10% van de bezoekers komt van buiten de gemeente
  
  Indien een evenement slechts aan één van bovenstaande voorwaarden voldoet, maar wel aantoonbaar substantiële regionale media-aandacht heeft gegenereerd, kan alsnog het predikaat ‘regionaal’ worden toegekend.
   

• Gemeentelijk
  Om als gemeentelijk geclassificeerd te worden, dient minimaal 91% van de bezoekers van een evenement uit de gemeente te komen.
   

• Plaatselijk/buurtgericht
  Om als plaatselijk/buurtgericht geclassificeerd te worden, trekt een evenement voornamelijk belangstellenden/deelnemers uit de buurt.

 

3. Vakgerichte evenementen gericht op kennisoverdracht

Vakgerichte evenementen gericht op kennisoverdracht, zoals congressen en vergaderingen, hebben als primair doel kennis over te dragen en uit te wisselen. Dit kan in verschillende werkvormen voorkomen. Voorwaarde is het gebruik van een externe locatie. De bijeenkomst is niet-openbaar en kan zich zowel richten op een besloten groep (bijvoorbeeld uit één organisatie of bedrijf) als aan iedereen de mogelijkheid bieden deel te nemen, mits tevoren aangemeld en soms tegen betaling. De gebruikte ruimte/locatie is exclusief toegankelijk voor de deelnemers aan de bijeenkomst. Qua duur kan er sprake zijn van een dagdeel, meerdere dagdelen en meerdere dagen.

 

Internationaal

Om als internationaal geclassificeerd te worden, dient een evenement gericht op kennisoverdracht aan de volgende voorwaarden te voldoen:

• Minimaal een derde deel van de deelnemers komt uit het buitenland

• Het aantal deelnemers is minimaal 40

• De bijeenkomst duurt tenminste twee dagen; er is dus tenminste één overnachting

Bij evenementen gericht op kennisoverdracht, wordt geen onderscheid gemaakt tussen nationaal, regionaal en gemeentelijk, aangezien deze voornamelijk besloten bijeenkomsten betreffen, waarbij er in het algemeen geen geografische oriënta tie is, maar een inhoudelijke oriëntatie met betrekking tot de herkomst van de deelnemers. Deze driedeling biedt hier daarom geen of weinig toegevoegde waarde.

 

 

Schaal

Met uitzondering van de categorie Internationale bijeenkomsten, wordt er geen ondergrens voor de grootte van de bijeenkomst gehanteerd. Dus ook een groepje van 4 personen dat een zaal huurt voor een vergadering behoort tot de gedefinieerde bijeenkomst.

 

Subtypen/werkvormen

• Congres

• Conferentie

• Symposium

• Seminar

• Colloquium

• Lezing

• Brainstormsessie

• Heisessie

• Workshop

• Forum

• Paneldiscussie

• Vergadering

• Cursus

• Training

• Presentatie

• Persconferentie

• Teleconferentie, video- en internetconferentie mits op een externe locatie