In het huidige competitieve evenementenlandschap is het veiligstellen van de juiste sponsorships cruciaal voor het succes en de duurzaamheid van je evenementen. Omdat eventsponsoring de merkbetrokkenheid van de meeste consumenten stimuleert, is het creëren van aantrekkelijke sponsorpakketten niet alleen een leuke extra - het is een must.
Maar omdat budgetten krapper worden en sponsorgeld schaarser, moeten eventplanners strategischer te werk gaan dan ooit bij het ontwerpen van sponsorpakketten die de juiste partners aantrekken en tegelijkertijd waarde opleveren voor alle betrokken partijen.
In deze gids leggen we je de essentiële stappen uit om sponsorpakketten samen te stellen die opvallen, aansluiten op de doelstellingen van de sponsor en de algehele eventervaring verbeteren.
Inzicht in eventsponsoringpakketten
Voordat je je in het creatieproces verdiept, is het essentieel om te begrijpen wat een sponsoringpakket voor een evenement, congres of festival inhoudt. Simpel gezegd is een sponsoringpakket een wederzijds voordelig contract tussen een organisator en een sponsor, waarbij de sponsor financiële of materiële ondersteuning biedt in ruil voor promotionele mogelijkheden en merkzichtbaarheid op het evenement.
Deze pakketten gaan niet alleen over het plakken van een logo op een evenementenflyer; het zijn zorgvuldig samengestelde aanbiedingen die meetbare ROI voor sponsors opleveren en tegelijkertijd de ervaring van de deelnemers verbeteren. De beste sponsorpakketten bieden waarde aan de sponsor, de organisator van het evenement en de deelnemers - een echte win-win-winsituatie.
Belangrijkste elementen van een succesvol sponsorpakket
Houd bij het samenstellen van uw sponsorpakketten rekening met de volgende belangrijke elementen die elk pakket moet bevatten:
- Gedetailleerde informatie over je organisatie en evenement: Dit omvat je missie, doelstellingen en het doel van het evenement, samen met logistieke details zoals het evenementenschema, verwachte opkomst en demografie van het publiek.
- Duidelijke sponsorniveaus of aanpassingsopties: Afhankelijk van je aanpak kunt je pakketten met verschillende niveaus (bijvoorbeeld Brons, Zilver, Goud, Platina) of à la carte-opties aanbieden, zodat sponsors kunnen kiezen op basis van hun specifieke behoeften en budget.
- Gedefinieerde voordelen en ROI: Sponsoren willen weten wat ze terugkrijgen voor hun investering. Dit kan merkzichtbaarheid, leadgeneratie, spreekmogelijkheden en meer omvatten. Zorg ervoor dat je deze voordelen duidelijk in je pakket beschrijft.
- Succesverhalen en getuigenissen uit het verleden: deel succesverhalen en getuigenissen van eerdere sponsors om potentiële sponsors de tastbare voordelen van een partnerschap met jou te laten zien.
- Visuele aantrekkingskracht en professionele presentatie : zorg ervoor dat je sponsorpakket visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Dit helpt professionaliteit over te brengen en kan een solide eerste indruk maken.
Stapsgewijze handleiding voor het maken van sponsorpakketten voor evenementen
Stap 1: Begin met grondig onderzoek
Grondig onderzoek is de basis van elk succesvol sponsorpakket. Begin met het analyseren van eerdere evenementen om te identificeren wat goed werkte en wat niet in eerdere sponsordeals. Dit kan je helpen je aanpak te verfijnen en voort te bouwen op succesvolle strategieën.
Identificeer vervolgens de unieke verkooppunten (USP's) van jouw evenement. Wat onderscheidt je evenement van anderen? Is het de kwaliteit van de deelnemers, unieke content of netwerkmogelijkheden? Benadruk deze in je pakket om jouw evenement aantrekkelijker te maken voor sponsors.
Verzamel daarnaast inzichten in het publiek via enquêtes, social media-analyses en feedback van deelnemers. Inzicht in de demografie en voorkeuren van jouw publiek helpt je jouw sponsorpakketten af te stemmen op de behoeften en doelen van potentiële sponsors.
Onderzoek ten slotte de evenementen van uw concurrenten. Begrijpen wat vergelijkbare evenementen bieden, kan je helpen je pakketten te onderscheiden en iets unieks te bieden.
Stap 2: Begrijp wat sponsors nodig hebben
Om een pakket te maken dat resoneert, moet u begrijpen wat jouw potentiële sponsors willen bereiken. Ga direct met sponsors in gesprek om meer te weten te komen over hun doelen, of het nu gaat om merkbekendheid, leadgeneratie of het tonen van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).
Pas je sponsorpakketten aan om aan deze specifieke behoeften te voldoen. Als een sponsor bijvoorbeeld gefocust is op merkbekendheid, kun je een prominente logoplaatsing, spreekgelegenheden of branded event-gebieden aanbieden.
Stap 3: Maak flexibele en aantrekkelijke pakketten
Niet alle sponsors zijn hetzelfde, dus je pakketten zouden dat ook niet moeten zijn. Bied een scala aan opties om tegemoet te komen aan verschillende budgetten en doelen:
- Gelaagde sponsorniveaus: Bied meerdere sponsorniveaus, zoals Brons, Zilver, Goud en Platina. Elk niveau moet toenemende voordelen bieden, waardoor sponsors het pakket kunnen kiezen dat het beste bij hun behoeften en budget past.
- Aangepaste en op maat gemaakte pakketten: Overweeg om à la carte-opties aan te bieden waarbij sponsors hun pakketten kunnen samenstellen. Deze flexibiliteit kan aantrekkelijk zijn voor sponsors met specifieke doelstellingen die mogelijk niet in een vooraf gedefinieerd niveau passen.
- Innovatieve sponsorideeën: denk out-of-the-box met pakketten die unieke ervaringen of mogelijkheden bieden, zoals het sponsoren van een wellnesssessie, een interactieve kunstinstallatie of een virtuele netwerklounge.
Hoe bepaal je de prijs van jouw sponsorpakketten?
Het bepalen van de prijs van sponsorpakketten kan complex zijn, maar door een gestructureerde aanpak te volgen, kun je tot een eerlijke en concurrerende prijs komen die de waarde weerspiegelt die je sponsors biedt. Hier is een stapsgewijze handleiding over hoe je de prijs van je sponsorpakketten berekent:
1. Bepaal de totale waarde van het sponsorpakket
- Schat de kosten van de geboden voordelen: Begin met het opsommen van alle voordelen die je aanbiedt in elk sponsorpakket (bijv. logo-plaatsing, spreekgelegenheden, merkmaterialen, enz.). Schat de kosten van het leveren van elk van deze voordelen. Dit omvat directe kosten (zoals het afdrukken van banners) en indirecte kosten (zoals personeelstijd).
- Bereken het totale bereik en de betrokkenheid van het evenement: Bepaal het totale aantal mensen dat via jouw evenement is blootgesteld aan het merk van de sponsor, inclusief deelnemers, online kijkers en bereik op sociale media. Gebruik industrienormen om een monetaire waarde toe te kennen aan deze blootstelling. Als een bericht op sociale media bijvoorbeeld doorgaans wordt gewaardeerd op € 50 per 1.000 impressies en je schat 10.000 impressies, zou dat voordeel worden gewaardeerd op € 500.
- Inclusief toegevoegde waarde: Denk aan immateriële voordelen zoals associatie met een gerenommeerd evenement, netwerkmogelijkheden en merkuitlijning met je publiek. Hoewel deze moeilijker te kwantificeren zijn, kunnen ze hogere prijzen rechtvaardigen. Wijs hier een waarde aan toe op basis van wat vergelijkbare sponsoring op de markt heeft opgeleverd.
2. Bereken de kosten per impressie (CPI)
- Schat het totale aantal impressies: bereken het aantal impressies of interacties dat de sponsor via alle eventkanalen (live-evenement, online streams, sociale media, ...) zal ontvangen.
- Bepaal de gewenste winstmarge: bepaal een redelijke winstmarge die u bovenop de kosten wilt toepassen. Als je kosten voor het leveren van het sponsorpakket bijvoorbeeld € 5.000 bedragen en u een winstmarge van 50% wilt, voeg je € 2.500 toe, waardoor de basisprijs € 7.500 wordt.
- Aanpassen voor marktprijzen: Vergelijk je berekende CPI en totale pakketkosten met wat vergelijkbare evenementen in rekening brengen. Pas je prijzen omhoog of omlaag aan om concurrerend te blijven en tegelijkertijd je kosten en winstmarge te dekken.
3. Houd rekening met de verwachte ROI van de sponsor
- Anticipeer op de potentiële inkomsten van de sponsor: schat hoeveel inkomsten de sponsor zou kunnen genereren uit de sponsoring. Bijvoorbeeld, als een sponsor verwacht 100 nieuwe leads te krijgen van het evenement, en elke lead is € 1.000 waard, dan is dat een potentiële omzet van € 100.000. Sponsors zijn mogelijk bereid om 10-20% van die potentiële inkomsten te betalen, wat een sponsorprijs van € 10.000 tot € 20.000 suggereert.
- Bereken break-even point voor sponsors: Bereken hoeveel verkopen of conversies de sponsor nodig zou hebben om zijn investering terug te verdienen. Zorg ervoor dat je prijsstelling de sponsor een duidelijk pad naar ROI laat zien, wat jouw pakket aantrekkelijker maakt.
4. Jaarlijks herzien en aanpassen
- Test de markt: In eerste instantie kun je jouw pakketten iets lager prijzen om de interesse van de markt te peilen en deze aan te passen op basis van feedback van sponsors. Verfijn je prijsstrategie na verloop van tijd terwijl je gegevens verzamelt over wat sponsors bereid zijn te betalen.
- Pakketprestaties beoordelen: Bekijk na het evenement hoe goed elk pakket presteerde met betrekking tot sponsortevredenheid en uw financiële doelen. Gebruik deze gegevens om toekomstige prijzen aan te passen.
- Blijf concurrerend: houd de markt voortdurend in de gaten en pas je prijzen aan om concurrerend te blijven en in lijn te blijven met de trends in de sector.
Door deze factoren zorgvuldig te overwegen en deze berekeningen uit te voeren, kun je prijzen voor jouw sponsorpakketten vaststellen die zowel eerlijk zijn voor de sponsor als winstgevend voor je evenement.
Hoe je sponsorpakketten voor je evenement of festival kunt pitchen en verkopen
Het succesvol pitchen van je sponsorpakketten is cruciaal voor het veiligstellen van sponsors die aansluiten bij de doelen van jouw evenement. Een goed uitgewerkte pitch kan je evenement onderscheiden in een competitieve markt, waardoor het makkelijker wordt om de juiste sponsors aan te trekken. Hier is een stapsgewijze handleiding over hoe u effectief sponsorpakketten kunt pitchen:
1. Onderzoek uw potentiële sponsors
Voordat je begint met het maken van je pitch, is het essentieel om de achtergrond van de specifieke sponsor te kennen. Herhaal het proces voor elk bedrijf waar je aan wilt pitchen.
- Begrijp hun zakelijke doelstellingen: Onderzoek de doelen van het bedrijf, de doelmarkt en eerdere sponsorschappen. Begrijp wat ze willen bereiken met hun marketing- en sponsoringinvesteringen. Dit kan merkbekendheid, leadgeneratie, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) of het betreden van nieuwe markten omvatten.
- Identificeer gemeenschappelijke belangen: Bepaal hoe het publiek en de doelen van jouw evenement aansluiten bij de doelstellingen van de sponsor. Deze afstemming is cruciaal om je pitch aantrekkelijk te maken. Als een technologiebedrijf nieuwe markten wil betreden, benadruk dan hoe de demografie van je evenement overeenkomt met hun doelgroep.
2. Creëer een overtuigende waardepropositie
In je pitch moet duidelijk worden aangegeven welke unieke waarde jouw evenement biedt aan potentiële sponsors:
- Benadruk het publiek: beschrijf de demografie, interesses en gedragingen van de deelnemers aan uw evenement. Neem specifieke gegevens op zoals leeftijd, geslacht, branche en functies en hoe deze aansluiten bij de doelmarkt van de sponsor. Als je evenement bijvoorbeeld leidinggevenden op hoog niveau aantrekt, kan dit een uitstekende kans zijn voor B2B-sponsors.
- Toon ROI-potentieel: Sponsoren willen weten wat het hen oplevert. Neem statistieken van eerdere evenementen op, zoals bezoekersaantallen, betrokkenheid op sociale media en statistieken over leadgeneratie. Gebruik deze gegevens om potentiële uitkomsten voor de sponsor te projecteren. Je zou kunnen zeggen: "Het evenement van vorig jaar genereerde 2.000 gekwalificeerde leads voor onze sponsors, met een gemiddelde betrokkenheidsgraad van 25%."
- Pas de pitch aan: Pas je pitch aan voor elke potentiële sponsor. Gebruik hun taal en richt je op hun specifieke doelen. Als een sponsor zich bijvoorbeeld richt op leadgeneratie, benadruk dan de netwerkmogelijkheden van je evenement en hoe het sponsorpakket directe betrokkenheid met deelnemers faciliteert.
3. Ontwikkel een professioneel sponsordeck
Een goed ontworpen sponsordeck kan een sterke visuele impact hebben:
- Structuur het deck: Begin met een introductie van uw evenement, gevolgd door een overzicht van uw publiek, sponsormogelijkheden en prijzen. Eindig met een duidelijke call-to-action. Houd de content beknopt en gericht.
- Gebruik Visuals: Voeg afbeeldingen, infographics en grafieken van hoge kwaliteit toe om de data beter verteerbaar te maken. Visuals helpen de potentiële impact van sponsoring effectiever over te brengen dan tekst alleen.
- Voeg getuigenissen en casestudies toe: Als eerdere sponsors een succesvolle ervaring hadden, voeg dan hun getuigenissen of casestudies toe. Dit voegt geloofwaardigheid toe aan je pitch en toont aan dat jouw evenement zijn beloften kan waarmaken.
4. Personaliseer de aanpak
Personalisatie is de sleutel tot een succesvolle pitch:
- Directe communicatie: Regel face-to-face meetings of videogesprekken met potentiële sponsors waar mogelijk. Een persoonlijke aanpak laat zien dat je het partnerschap waardeert en de tijd hebt genomen om hun behoeften te begrijpen.
- Pas de presentatie aan: concentreer je tijdens de vergadering op aspecten van het sponsorpakket die nauw aansluiten bij de doelstellingen van de sponsor. Als de sponsor bijvoorbeeld merkzichtbaarheid wil, benadruk dan kansen zoals podiumbranding, event-appbanners of gesponsorde sessies.
- Ga een dialoog aan: moedig vragen en discussies aan tijdens je pitch. Deze interactie stelt je in staat om zorgen aan te pakken en jouw aanbod te verfijnen om beter aan de behoeften van de sponsor te voldoen. Het toont ook je flexibiliteit en bereidheid om samen te werken.
5. Volg strategisch op
Na de eerste pitch is het van cruciaal belang om het op te volgen:
- Stuur een gepersonaliseerde follow-up e-mail: Stuur binnen 24-48 uur een follow-up e-mail waarin je de sponsor bedankt voor zijn tijd en de belangrijkste punten van de vergadering herhaalt. Voeg een link toe naar het sponsordeck en alle aanvullende informatie die ze hebben aangevraagd.
- Bespreek eventuele zorgen: Als de sponsor specifieke zorgen heeft of meer informatie nodig heeft, bespreek deze dan in je follow-up. Het bieden van oplossingen of aanvullende gegevens kan helpen om het gesprek gaande te houden.
- Zorg voor een open communicatie: als de sponsor nog niet klaar is om zich te committeren, houd hem of haar dan betrokken door updates te delen over het evenement, wijzigingen in sponsormogelijkheden of vroegboekkortingen.
6. Onderhandel en sluit de deal
Wees ten slotte bereid om te onderhandelen:
- Wees flexibel met de voorwaarden: Sponsors kunnen wijzigingen in het sponsorpakket aanvragen, zoals andere betalingsvoorwaarden, extra voordelen of aangepaste brandingmogelijkheden. Als deze verzoeken aansluiten bij de doelen en het budget van je evenement, sta er dan voor open.
- Creëer een gevoel van urgentie: benadruk dat de beschikbaarheid van toppakketten of vroegboekkortingen beperkt is, zodat sponsors eerder geneigd zijn om zich aan te melden.
- Finaliseer met een contract: Zodra beide partijen het eens zijn over de voorwaarden, stel je een gedetailleerde sponsorovereenkomst op waarin alle aspecten van de deal worden uiteengezet. Zorg ervoor dat deze de leveringen, tijdlijnen en betalingsvoorwaarden omvat.
Het pitchen van sponsorpakketten vereist zorgvuldige voorbereiding, personalisatie en follow-up. Door de doelstellingen van jouw potentiële sponsors te begrijpen, een overtuigende waardepropositie te creëren en duidelijke en consistente communicatie te onderhouden, kun je de juiste sponsors voor jou evenement veiligstellen. Met de juiste aanpak zal uw sponsorpitch sponsors aantrekken en langdurige partnerschappen opbouwen die beide partijen ten goede komen.
Laatste gedachten: het opbouwen van langdurige sponsorrelaties
Het samenstellen van het perfecte sponsorpakket is nog maar het begin. Om deze relaties te onderhouden en te laten groeien, volg je gedetailleerde ROI-rapporten op, verzamel je feedback en bied je vroege verlengingsincentives. Door jouw sponsorrelaties voortdurend te koesteren, maak je het gemakkelijker om sponsorschappen voor toekomstige evenementen veilig te stellen.
Bij eventplanner.net streven we ernaar je te helpen succes te behalen in alle aspecten van eventplanning, inclusief sponsoringmanagement. Met onze robuuste evenementensoftware kun je de management- en organisatieprocessen stroomlijnen en uitstekende waarde leveren aan je sponsors. Waar wacht je nog op? Begin vandaag nog met het samenstellen van jouw perfecte sponsorpakket en zie je evenementen floreren!
Deze uitgebreide gids zorgt ervoor dat je alle tools en inzichten hebt die nodig zijn om sponsorpakketten te creëren die sponsors aantrekken en waarde toevoegen aan jouw evenementen. Als je meer hulp nodig hebt, verken dan de functies van onze software en laat ons je helpen jouw volgende evenement te verbeteren!
