Alle eventprofessionals hebben er mee te maken: de opkomst voor zakelijke live events is laag. Een no-show van 50% is op dit moment geen uitzondering. Na de pandemie zijn genodigden nóg selectiever geworden op waar ze hun tijd aan besteden en welke events ze bijwonen.

Bij online events is de opkomst gemiddeld nog lager dan bij live events. Dit komt doordat de drempel om je aan te melden laag is, maar de drempel om niet op te komen dagen ook. Het lijkt wel of genodigden vergeten zijn dat het voor de organisator fijn is om te weten dat je niét komt. Want ook voor een 'gratis' event worden wel degelijk kosten gemaakt.

1. Stem je programma af op de doelgroep

Het is simpel: je doelgroep komt alleen wanneer het programma écht relevant is. Of wanneer men zeker weet dat er interessante connecties rondlopen. Zo niet, dan besteedt men de tijd liever aan andere dingen. Besteed daarom tijd aan een goede doelgroepanalyse. Welke uitdagingen heeft de doelgroep? En hoe gaat dit event hen daarbij helpen? Als je weet wat er speelt kun je een programma maken wat aansluit op die ambities en uitdagingen. Alleen dan maak je kans op een felbegeerd plekje in de agenda van jouw genodigde.

Pro tip: Doelgroepanalyse maken? De Event Blueprint van Momice maakt het makkelijk!

2. 'Verkoop' je event beter

Vertel jouw genodigden duidelijk wat het event hen gaat brengen en waarom ze het niet mogen missen. Dit gaat dus verder dan het vermelden van de locatie en de spreker. Jij hebt tijd en aandacht besteed aan het programma en de inhoud. Zet de belangrijkste take-aways op een rijtje en doe een duidelijke belofte: "Na dit event weet jij precies wat je moet doen om jouw doelgroep op het puntje van de stoel te laten zitten", Of "Na deze webinar ken jij 10 praktische AI-toepassingen die je direct kunt inzetten voor jouw events."

3. Stimuleer aan- én afmeldingen

Bied je genodigden en de reeds aangemelde relaties een altijd makkelijke manier om zich af te melden voor het event. Zo is je beeld van wie er echt naar je event gaat komen veel realistischer. Het verbergen van de afmeldknop zorgt er niet voor dat de no-show omlaag gaat, integendeel. Je kunt beter een paar dagen van tevoren een e- mail sturen met een final check: Staat het event nog in je agenda? Of ben je toch verhinderd? Dit voorkomt teleurstelling.

Pro tip: Makkelijk afmelden betekent: een knop naar afmeldlink waarmee jouw genodigde in 1 klik afgemeld is. Dus geen losse mails of extra invulvelden, dit verhoogt de drempel.

4. Blijf top of mind: dit event wil je niet missen!

Jouw event is niet het enige in de agenda van je genodigden. Je concurreert met meetings en andere events. Zorg ervoor dat je top of mind blijft en dat ze jouw event in de agenda laten staan. Dus maak je genodigden steeds enthousiaster met nieuwe informatie over het programma en sprekers, of deel de gastenlijst zodat men ziet wie er nog meer komt. Het kan ook helpen om de registraties na te bellen. Vraag ze of ze echt van plan zijn te komen en wat ze eventueel nog missen in het programma. Zo betrek je ze bij het event en vergroot je de kans dat ze komen.

Pro tip: stuur een agenda-item mee in de bevestiging, zodat men het event direct in de agenda kan zetten. Neem zoveel mogelijk informatie mee in het agenda-item, zoals omschrijving, locatie of livestream-link bij een online event.

5.  Werk met een no-show fee

Ook al is de deelname van jouw zakelijke event voor genodigden gratis, door jou als organisator worden wel degelijk kosten gemaakt. Herinner je genodigden eraan dat er kosten gemaakt worden als ze zich hebben aangemeld – en dat niet op komen dagen of te laat afmelden leidt tot verspilling. Overweeg daarom een no-show fee. Dit kan een symbolisch bedrag zijn dat je bijvoorbeeld aan een goed doel stort. Het gaat hierbij om bewustwording, niet om je deelnemers te 'straffen'. Communiceer van tevoren duidelijk dat er sprake is van een no-show fee!

6. Volg je no-shows op na het event

Zijn er toch mensen niet op komen dagen zonder zich af te melden? Stuur hen een mail of bel ze op! Vertel ze dat je ze gemist hebt en vraag ze naar de reden. Dit is een mooie kans voor jou of je collega-accountmanagers om het contact weer aan te halen. En dit gesprek levert waardevolle informatie op over de doelgroep, zodat je de volgende keer nog beter kunt aansluiten op hun behoeften.

Meer over dit onderwerp?

Om ervoor te zorgen dat jouw events naadloos aansluiten bij de doelgroep én bijdragen aan de doelstellingen van jouw organisatie, ontwikkelde Momice de 'Momice Methode voor Succesvolle events (in minder tijd)'. Download de whitepaper hier, of neem een kijkje op de Momice Academy vol webinars en andere interessante downloads.