Naast het in kaart brengen van je kosten doe je precies hetzelfde met de opbrengsten. Voor een publieksevenement of een congres houdt dat in dat je de ticket-, drank- en foodverkoop inschat, maar ook de sponsorinkomsten moet je meetellen.
Door alle kosten naast de opbrengsten te zetten, heb je de return van je evenement meteen in kaart en weet je precies vanaf hoeveel deelnemers je event ‘break-even’ (kosten = opbrengsten) is, hoeveel winst je maakt of ben je gewaarschuwd voor verliezen.
Zet alle cijfers in de gratis eventplanner.net business case software zodat je simulaties kunt maken van wat er gebeurt als er bijvoorbeeld 10% minder bezoekers komen opdagen. Dat betekent dat je minder inkomsten hebt, maar ook dat sommige variabele kostenposten zullen afnemen. Zo kun je worstcase- en bestcasescenario’s uitwerken.
Cashflow
Plan naast je budget ook de inkomende en uitgaande betalingen (cashflow). Je geeft nauwkeurig aan wanneer je inkomsten verwacht en wanneer je leveranciers dient te betalen (voorschot, saldo, …). Belangrijk is dat de kasstroom op elk moment positief blijft, zodat je je betalingsverplichtingen kunt nakomen. De cashflow visualiseren helpt je tijdig problemen op te sporen zodat je over betalingstermijnen kunt (her)onderhandelen of een tijdelijke lening kunt afsluiten. Bij heel wat evenementen moeten er immers veel kosten op voorhand gemaakt worden, nog lang voor er inkomsten uit je ticketverkoop terugvloeien.
Creatieve businessmodellen
Als je een evenement voor je bedrijf organiseert, dan betaal je alles wellicht zelf. Organiseer je een congres of festival, dan ligt het voor de hand dat je tickets verkoopt. Toch zijn er nog tal van andere businessmodellen voor evenementen mogelijk. Om je te inspireren, noem ik er hier enkele die je budget kunnen redden:
Crowdfunding
Crowdfunding is een laagdrempelig financieringssysteem waarbij een grote groep mensen (= crowd) online investeert in innovatieve projecten
die voor hen relevant zijn. Steeds vaker springen publieksevenementen op deze kar. Als bezoeker krijg je je geld terug als er onvoldoende middelen zijn opgehaald om het evenement door te kunnen laten gaan. Als organisator steek je pas tijd en energie in de organisatie op het moment dat je er zeker van bent dat er genoeg bezoekers zullen zijn en voorkom je cashflowproblemen. Mooi toch!
Membership
Zoek een rode draad tussen je evenementen en richt een organisatie op waar geïnteresseerden lid van kunnen worden. Vraag lidgeld en zet je
evenementen zelf gratis op. Combineer dit met externe sponsoring en je bent vertrokken.
Mix
Je kunt het verkopen van tickets niet volledig loslaten? Combineer gratis en betalend. Gratis evenementen zijn meestal een uitstekende manier
om je uitgebreide evenementen te promoten. Gebruik social media om betrokkenheid te creëren en om het effect van je gratis events naar je
betalende edities over te brengen.
Verkoop extra's
In de vipzone kunnen rondlopen is altijd cool … Mensen willen voor extraatjes graag bijbetalen, soms zelfs belachelijk hoge prijzen. Zeker voor een meet-and-greet met hun idool (bespreek dit met de artiesten en sprekers die je boekt). Op die manier weiger je niemand de toegang en kun je premiumprijzen hanteren voor degenen die ervoor willen betalen. Ook bedrijven nodigen hun relaties graag als vip uit voor evenementen. Voorzie voor hen speciale vippackages met een eigen bar of ontvangstruimte voor het bedrijf.
Content creatie
Crowdsourcing, waarbij het publiek bijdraagt aan de organisatie van een event, is de realiteit geworden. Gebruik de collectieve kracht om unieke content en gedeelde kennis te verzamelen. Combineer deze met de nieuwste technologieën en verkoop de content in video-, audio- of tekstformaat.
Franchising
Waarom het concept van je event niet eens franchisen? Misschien is er wel interesse vanuit het buitenland. Kijk bijvoorbeeld naar TEDx, dat via
franchising overal ter wereld wordt georganiseerd.
Merchandising
Wat kabouter Plop kan, moet voor een event ook lukken … Niet? Waarom geen merchandising van je evenement laten maken en verkopen? Coole T-shirts, gadgets, ...
Ontdek de eventplanner.net eventplanning software
