Gefortuneerden die een paar honderdduizend euro's veil hebben voor een huwelijks- of verjaardagsfeest laten de organisatie ervan het liefst in de ervaren handen van een professional. Vier eventplanners vertellen in De Tijd over hun überdiscrete sector. "Onze klanten willen dat de gasten zich hun feesten blijvend herinneren."
De kans is niet onbestaande dat een wereldster onlangs in uw achtertuin het beste van zichzelf gegeven heeft. Dat vertrouwt Laurent Lootens, de zaakvoerder van het Knokse evenementenbureau Lapin Quotidien, ons toe. "Het gebeurt regelmatig dat wij chef-koks en artiesten uit alle hoeken van de wereld overvliegen naar pakweg Maldegem voor een privéfeestje met twintig personen."
Lootens behoort tot een kliekje eventplanners die alles in het werk stellen om de privéfeesten van vermogende Belgen onvergetelijk te maken. Er zijn slechts een handvol spelers die zich over de verjaardagsfeesten, de huwelijken en andere gedenkwaardige gebeurtenissen van rijke families mogen ontfermen. Sinds afgelopen zomer het ergste van de coronacrisis achter de rug leek, boomde die sector nog harder dan tevoren.
"Van de roaring twenties spreken is wat overdreven. Maar het neigt ernaar", zegt Isabel D’Hulster, die sinds 2006 de eigenaar is van het evenementenkantoor Présence uit Roeselare. "Een royaal budget is voorhanden en de mensen willen echt vieren. Voor de crisis toesloeg, merkte ik soms enige vorm van feestmoeheid. Alles begon zo normaal en bijna banaal te worden. Sinds het weer kan, wordt een feest plots veel meer geapprecieerd."
Samen met vijf personeelsleden is D’Hulster bijna dag en nacht in de weer om haar klanten een onvergetelijk evenement te bezorgen. Die gaan van de absolute topondernemers tot een slager die goed geboerd heeft. "Het zijn mensen die het zich kunnen veroorloven een groot budget in één avond te pompen, omdat ze keihard werken en soms ook eens plezier willen", zegt Dimitri Verschueren van Panache Events uit Sint-Martens-Latem. Hij organiseert veertig tot zestig feesten per jaar, waarvan het leeuwendeel voor privéklanten.
Denk daarbij niet aan de klassieke feestzaal of een ruime feesttent in de tuin. Wie een eventplanner inschakelt, opteert voor maatwerk. Een tweedaags trouwfeest met een optreden van de Belgische top-dj’s Dimitri Vegas & Like Mike waarvoor zes weken opbouwwerk nodig waren, inclusief tien vrachtwagens bloemen, is een voorbeeld dat tot de verbeelding spreekt. Of: een huwelijk dat plaatsvond in een grote tent, die de grandeur van een hotel in Parijs uitademde en waarbij het personeel op maat gemaakte kledij droeg. Zelfs de handgemaakte zeepjes in de toiletten pasten in het totaalplaatje.
Een tweedaags trouwfeest met een optreden van de Belgische top-dj’s Dimitri Vegas & Like Mike en tien vrachtwagens met bloemen spreekt tot de verbeelding.
"We werken regelmatig concepten uit waarbij het feest plaatsvindt in een passende omgeving, en de uitnodiging niet op papier komt, maar als filmpje dat in het thema past", geeft Bartel Van Iseghem als voorbeeld. Hij is managing partner bij Meet Marcel. Onder zijn klanten bevinden zich grootbanken, grote voedingsbedrijven en luxemerken, maar ook bekende Vlaamse ondernemers.
Verhaal vertellen
De jongste jaren merkt Van Iseghem een zekere hang naar storytelling. Het feest mag niet langer gewoon een feest zijn, maar het moet een verhaal vertellen. "Als jij naar ons komt met de boodschap dat je 100.000 tot 200.000 euro over hebt voor een fenomenaal verjaardagsfeest, dan zoeken we eerst uit wie je bent en waar je van houdt", legt hij uit. "We bellen minstens vijf vrienden om een volledig beeld van de jarige te krijgen, en vervolgens een verhaal rondom hem of haar op te bouwen."
Als je naar ons komt met de boodschap dat je 100.000 tot 200.000 euro over hebt voor een fenomenaal verjaardagsfeest, zoeken we eerst uit wie je bent en waar je van houdt.
De andere eventplanners hanteren een gelijkaardige werkwijze. Aan de meeste feesten gaan weken, zo niet maanden, voorbereidingswerk vooraf. Alles om een onvergetelijke ervaring te creëren. "Het draait allemaal om het vluchtige moment zo lang mogelijk vasthouden. De organisator wil dat de genodigden zich het feest nog heel lang herinneren", zegt Verschueren.
"Hoewel ons cliënteel het belangrijk vindt een en ander aan hun netwerk of hun vrienden te tonen, zou ik dat zeker geen snobisme noemen. Integendeel", zegt Van Iseghem. "Mensen houden van ervaringen. Een bedrijfsleider zal zichzelf voor zijn veertigste verjaardag niet langer een Porsche cadeau doen, maar eerder een groot feest geven voor vrienden en familie. Dat besef is er echt door de coronacrisis gekomen: ga niet voor bezittingen, maar voor belevingen."
Toch betekent dat niet dat iedereen zomaar mag meegenieten van die feesten. De klanten van eventplanners staan op hun privacy. "Als je er niet bij was, heb je het niet gezien en zal je het ook nooit zien", vat D’Hulster het in één zin samen. "De meeste feesten die we organiseren, zitten in het verborgene. Geen blingbling aan de buitenkant, wel aan de binnenkant", zegt Lootens, die de trend toewijst aan de opkomst van sociale media. "Het besef is erin geslopen dat je niet overal je goesting kan doen zonder exposure te krijgen."
Ook MeetMarcel merkt dat. Niet alleen privépersonen, maar zeker bedrijven houden zich almaar vaker afzijdig op sociale media. "Vroeger mochten we bij wijze van spreken elk bedrijfsevenement op het internet gooien. Nu niet meer. Alles is perceptie. Bedrijven zijn er als de dood voor om controverse uit te lokken met een duur evenement", zegt Van Iseghem, die regelmatig voor multinationals werkt. "We houden dat volledig onder de radar, omdat het management niet de indruk wil geven dat er ruime budgetten zijn voor feesten en events."
Voor een relatief nieuwe doelgroep is discretie helemaal het mantra. Het gaat om rijke families uit Oost-Europa, die hun fortuin verdienden na de val van het communisme en het nu breed laten hangen. "Op een internationale conferentie in Portugal ben ik eens bijna van mijn stoel gevallen. Er kwamen voorbeelden van privéfeesten met een prijskaartje van 2 miljoen euro ter sprake. Dat is enorm, als je weet dat wij met een paar honderdduizend euro’s werken", stelt Van Iseghem.
Bacchanalen
Eenzelfde verhaal bij welgestelde families uit het Midden-Oosten, die in België wonen. "Bij hun budgetten kan er altijd een nulletje bij, maar dan moet je wel met veel extra’s rekening houden", zegt Lapin Quotidien-zaakvoerder Lootens. "Zo zijn er de religieuze gevoeligheden. Je mag geen vrouwelijke medewerkers meenemen naar de voorbereidingen, je mag de gastvrouw niet zelf aanspreken en alcohol schenken is uit den boze op het feest. Een saaie bedoening is het geenszins. We hebben eens een verjaardagsfeest georganiseerd, verspreid over drie dagen. De leeftijd van die vrouw ben ik nooit te weten gekomen", lacht hij.
Bij de budgetten voor feestjes van mensen uit het Midden-Oosten die in België wonen, kan er altijd wel een nulletje bij.
Van zulke bacchanalen is er bij privéklanten hier nog geen sprake. Al zijn de eventplanners het er allemaal over eens: door de coronacrisis is de drang naar een feest groot. "Iedereen heeft anderhalf jaar de pauzeknop moeten indrukken. Nu het weer kan, willen de feestvierders geëntertaind worden. Terwijl een dj en een band vroeger al voldoende waren, moeten nu minstens drie muziekgroepen passeren en liefst nog een special act als toemaatje. En ik heb de indruk dat er meer mensen uitgenodigd worden", zegt D’Hulster.
Panache Events voorspelt een sneeuwbaleffect. "De dynamiek moet eerst wat op gang komen. Maar na de eerste feesten zullen de genodigden de smaak te pakken hebben en zelf ook iets organiseren. Uitnodigen en uitgenodigd worden, en we zijn weer vertrokken", zegt Verschueren. "Vergeet niet dat de meeste klanten het organiseren van een feest zien als een vorm van ondernemen. ‘Ah, als ik een iets grotere tent neem, kan er meer volk komen en daalt de gemiddelde kostprijs per kop van mijn feest’, redeneren ze. Dat klinkt eigenaardig, maar zo werkt het."
Als ik een iets grotere tent neem, kan er meer volk komen en daalt de gemiddelde kostprijs per kop van het feest. Bizar, maar zo werkt het.
Het staat vast dat 2022 zich aankondigt als een druk jaar. Door de vele uitgestelde events, de bijkomende aanvragen en de al lang geplande feesten moeten de eventplanners alle zeilen bijzetten. Al kunnen de stijgende prijzen, de haperende toeleveringsketen en het aanhoudende personeelstekort stevige spelbrekers zijn. De zoektocht naar werkkrachten is een probleem. Panache Events zoekt versterking. Meet Marcel en Présence konden iedereen aan boord houden, maar wijzen wel op de uitdagingen.
"Veel mensen uit de horeca- en entertainmentsector hebben tijdens de lockdowns geproefd van volledig andere jobs. Daardoor keren ze terug met andere verwachtingen over de werkuren en het loon", zegt D’Hulster, die onderstreept dat het nu eenmaal avond- en weekendwerk is. "We weten wanneer de opbouw van een feest start, maar nooit wanneer de werkdag erop zit. Dat is heavy, al krijg je veel voldoening als de klant tevreden is."
In het absolute luxesegment waarin de vier event-planners werken, zijn de klanten dungezaaid. Vaak hebben de ondernemers of de welgestelde families een vast bureau waarop ze een beroep doen voor alle feesten. Het maakt dat de privéfeestsector voor vermogende Belgen een kleine, maar toch competitieve wereld is. "We kennen elkaars naam en reputatie, maar daar stopt het. Misschien moeten we eens een kennismakingsfeestje organiseren. Als we daar ooit tijd voor vinden...", zegt Verschueren.
