De blinde vlek bij hybride events

Inmiddels zijn de meeste mensen er wel over eens: een hybride event bestaat eigenlijk uit 2 losse events - een live en een online event. Toch begint deze 'tweedeling' voor veel event pro's bij het ontwerpen van het programma en de productie. Maar als je dan pas begint te denken vanuit meerdere doelgroepen, heb je al stappen overgeslagen. Waar zit de blinde vlek bij hybride events?

Momice heeft het antwoord en schreef een razend interessante blogpost over de valkuilen bij het organiseren van hybride events. We delen hem graag met je:

Wie komt waar? Dit is puur relatiemanagement!

Wie mag live aanwezig zijn? En wie wil je voor het online gedeelte uitnodigen? Live aanwezig zijn kan meerwaarde bieden. Laten we eens kijken naar de product launches van Apple. Die waren voor corona ook altijd al hybride. Journalisten met een groot bereik en belangrijke ambassadeurs werden uitgenodigd om live aanwezig te zijn en naderhand de nieuwe producten te bekijken. De strategie hierachter? Exclusiviteit leidt tot grote PR-waarde. Daarnaast worden alle fans en potentiële klanten behouden doordat ze live kunnen meekijken.

Ook TED hanteert al jaren een hybride variant. Ook al valt op het gebied van interactie en online beleving nog wel wat te winnen, ze zijn er altijd goed in geslaagd om exclusiviteit te genereren. De strategie hierachter is gebaseerd op een sterk inhoudelijk publiek en daarmee een interessant netwerk als belangrijkste meerwaarde voor live deelname. Gevolg: mensen betalen met liefde een paar duizend euro voor een kaartje.

Kortom: de (netwerk)strategie van jouw organisatie is leidend voor de doelgroepkeuze van een hybride event. De belangrijkste doelgroep krijgt 'het neusje van de zalm' op het live event - terwijl anderen kunnen meekijken of meedoen aan het online gedeelte. Hoe zit dit bij jouw events?

Ga voor jezelf eens na:

• Is er een netwerkstrategie aanwezig in jouw organisatie?
• Zijn de (verschillen in) doelgroepen vooraf duidelijk?
• Bepaal jij vooraf wie er wel/niet live aanwezig mag zijn?
• Of mag de genodigde zelf kiezen?
• Hoeveel plaatsen heb je beschikbaar bij beide events?
• Mogen deelnemers iemand meenemen (live/online)
• Hanteer je verschillende tickets en/of prijzen voor beide onderdelen?
• Wie in jouw organisatie is het aanspreekpunt voor de twee doelgroepen?

Eén doelstelling is niet genoeg

Worden er binnen jouw organisatie duidelijke doelstellingen gemaakt voor events? En wordt er voor een hybride event één doelstelling geformuleerd? Of splits je deze uit in twee aparte doelstellingen: live en online? Wanneer je verschillende doelgroepen hanteert, is het logisch dat ook de doelstellingen verschillen.

Elke doelgroep heeft zijn eigen behoeften en belemmeringen. Hier kun je rekening mee houden in de communicatie (lees hierover meer verderop in dit artikel), maar ook in de keuze voor het format en het ontwerp van je programma.

Hybride formats

Het afgelopen jaar hebben we veel geleerd over formats die online goed werken. Maar werken die formats ook voor je publiek in de zaal? Misschien is een talkshow niet zo boeiend voor je live publiek.

Events met één duidelijk onderdeel, bijvoorbeeld een productpresentatie, kan prima worden ingezet voor beide doelgroepen. Maar wanneer je een langer of complexer programma hebt, kun je de beleving sterk verbeteren door het afwisselen van verschillende korte formats. Dit wordt een Magazine format genoemd. Denk hierbij aan sprekers op het podium, video’s, paneldiscussies etc. Bedenk hierbij altijd wat de kijker op het scherm te zien krijgt, maar verlies ook het 'decor' in de zaal niet uit het oog.

Probeer je ook voor te stellen hoe online kijkers aan jouw hybride events deelnemen. Kijken zij tussendoor op hun laptop? Of samen met collega's? Voor sommige events worden viewers parties georganiseerd: hierbij kijken kleine groepen samen naar het (plenaire gedeelte van) het online event. Als organisator kun je ook het organiseren van viewers parties stimuleren (bijvoorbeeld in de uitnodiging of op de event website).

Hybride programma

Zodra je jouw format(s) hebt vastgesteld, kun je het programma gaan ontwerpen. Hier is al veel over geschreven, daarom hebben we een mogelijk hybride programma met de verschillende doelgroepen gevisualiseerd:

Zoals je kunt zien zijn er slechts een aantal onderdelen hetzelfde voor beide doelgroepen. Alle lichtgekleurde blokken geven aan welke onderdelen verschillen - en waar dus een apart programma en script voor gemaakt moet worden.

Gezamenlijke interactie

Zoals je kunt zien in bovenstaande afbeelding richt je de publieksinteractie op beide doelgroepen. Denk goed na hoe je de interactie wilt inzetten. Kunnen je de deelnemers uit de zaal ook stemmen op dezelfde polls? Of wil je juist het onderscheid laten zien op het scherm (dus twee verschillende doelgroepen). En welke tools gebruik je hiervoor?

Onthoud: publieksinteractie is geen 'gimmick' is die je pas aan het einde toevoegt, maar een essentieel onderdeel dat vanaf het begin moet worden geïntegreerd en ontworpen.

De blinde vlek: registratie en communicatie

De uitnodiging is het eerste contactpunt met je doelgroep(en). Om ervoor te zorgen dat je de juiste belofte doet aan de juiste mensen is het essentieel dat het programma en de inhoud vast staan vóórdat je de uitnodiging verstuurt.

Stel jezelf hierbij de volgende vragen:

• Hoe splits je de registratie en communicatie van je doelgroep? Met verschillende tickets, een vraag in het formulier of 2 verschillende events jouw event software?
• Kunnen gasten zelf kiezen waar ze zich voor inschrijven?
• Wat gebeurt er met de registratie van een live deelnemer die toch online wil meedoen of andersom?
• Hoe ga je om met de gastenlijst? Stel je die open voor alle deelnemers? Of alleen voor live publiek?
• Hoe ga je om met break-out of workshopregistraties? En hoe krijgen de online deelnemers de juiste links?
• Geldt er een maximum aantal deelnemers voor 1 van de 2 onderdelen? Stel je een reservelijst in?
• Hoe zorg je voor de juiste communicatie en updates voor beide doelgroepen?

Zoals je ziet kan de communicatie bij een hybride event behoorlijk complex worden. Goede software en tools zijn onmisbaar bij dit proces!

Data en evaluatie: apart of gescheiden?

Hoe bepaal je achteraf het succes van het event? Als het goed is heb je doelstellingen geformuleerd voor het live en het online gedeelte. Evalueer je alles in één keer? Of knip je de evaluatie op in twee onderdelen? Welke data is er beschikbaar voor beide evaluaties? En hoe verzamel je deze? De juiste software kan je helpen bij het verzamelen van:

• NPS (Net Promoter Score)
• Gemiddelde waardering event
• Open feedback uit event enquête
• Resultaten uit polls
• Kijkersdata
• Show & no-show bij het live gedeelte
• Workshopdeelname (live & online)

Deze tools & techniek zijn essentieel

Nu je weet waar de blinde vlek zit bij het organiseren van een hybride event, kun je ook beter inschatten welke platformen of software je nodig hebt om beide doelgroepen moeiteloos te laten deelnemen. We noemen een paar zaken waar je niet omheen kunt:

•  Registratiesoftware (mailings, tickets, website, livestreampagina)
• Livestream tool (zelf te verzorgen of via een livestream partner)
• Interactietools (polls, chats)
• Platform voor online break-outs (inclusief begeleiding naar de volgende sessie)
• Evaluatietools (event enquête, kijkersdata, online & offline in-en uitchecken)

Kortom: om te zorgen voor een soepele deelname voor beide doelgroepen heb je professionele tools nodig. Het goed doordenken van elke stap moet voor een hybride event heel nauwkeurig gebeuren en zonder professionele event software is de kans groot dat het één grote chaos wordt. Het is daarom echt belangrijk om van tevoren na te denken over de juiste stappen en bijbehorende tools.

Meld je aan: webinar hybride events

In de Momice Webinar hybride events gaat Momice dieper op dit onderwerp in.

Lees meer en schrijf je in