De afgelopen maanden ontdekten we massaal de kracht van online events, maar veel event professionals liepen ook tegen beperkingen en uitdagingen aan. Lagere budgetten, nieuwe technieken en een veranderende behoefte bij de deelnemers.
Nu online events definitief hun plek op de eventkalender hebben veroverd, is het tijd om de digitale beleving naar een hoger niveau te tillen.
Videoconference = lage impact
In 2020 werd er massaal ingezet op de 'videoconference' events, via platformen als MS Teams of Zoom. Eenvoudig en in korte tijd in te richten, om zo de relatie met de doelgroep in stand te houden. Daarbij zagen we dat een prettige kijkersbeleving en professionele uitstraling - die we bij live events zo gewend zijn - op een tweede plaats kwamen. Een begrijpelijke keuze, maar de impact van dit type events blijkt laag.
Jouw doelgroep heeft al genoeg video calls, dus hoe bied je hen als organisator een aantrekkelijk online alternatief? Het antwoord ligt in de kwaliteit van je event. Kwalitatieve online events hebben meer impact, en leveren jouw organisatie of opdrachtgever dus meer op. Online events van tv-waardige kwaliteit blijven de kijker boeien en zorgen dat de boodschap beter bij het publiek overkomt en - nog belangrijker - dat deze ook blijft hangen.
Dat je met kwaliteit het verschil kunt maken klinkt logisch. Maar hoe overtuig je jouw manager of opdrachtgever om voldoende budget vrij te maken, zodat jij jouw deelnemers die waardevolle tv-waardige kwaliteit kunt bieden? Momice geeft je 5 redenen om te investeren in kwalitatieve online events.
5 redenen om te investeren in online events
1. Een bijzondere beleving blijft langer hangen
Wanneer je jouw nieuwe product, strategie of boodschap presenteert in een gelikte talkshow, of indrukwekkende virtuele wereld vol interactie met het publiek, is de kans een stuk groter dat je doelgroep hiermee aan de slag gaat. De combinatie van beleving, boodschap en interactie maakt jouw publiek enthousiast over het event en dus over jouw bedrijf. Door een videoconference in te ruilen voor een professionele studio, voorkom je blikkerig geluid, haperingen en korrelig beeld.
2. Sprekers komen beter tot hun recht
Door thuiswerken zitten veel mensen de hele dag al in videoconferences. Het onderscheid tussen een meeting en event is daardoor te klein. Alleen de inhoud of een externe spreker is niet voldoende om dit onderscheid te maken.
In een mooie studio komen sprekers veel beter tot hun recht. Een andere setting met goede regie zorgt ervoor dat de sprekers veel beter overkomen. En de boodschap dus ook.
3. Professionele uitstraling zorgt voor impact
Laat de deelnemers zien dat je ze serieus neemt, door te investeren in kwaliteit. Als je een belangrijke boodschap te brengen hebt, zorg dan voor een setting en professionele presentatie waardoor de boodschap binnenkomt. Dit leidt tot meer vertrouwen in het product en de organisatie. En de kans is dan ook groter dat jouw doelgroep echt in beweging komt.
4. Publieksinteractie geeft waardevolle informatie
Hoe meer je vraagt aan je publiek, hoe beter je weet waar ze behoefte aan hebben. Doordat je de doelgroep leert kennen, kun je de strategie van je organisatie vormgeven – en daar toekomstige events op aanpassen. Je kunt op deze manier ook testen of de boodschap is aangekomen en waar jouw volgende product of service aan moet voldoen.
5. Content hergebruiken bespaart geld
Een professioneel online event biedt een schat aan waardevolle content die je kunt hergebruiken binnen de marketing strategie. Mooie quotes van sprekers en scherpe analyses van presentatoren kunnen makkelijk gedeeld worden op social media en trekken zo eenvoudig nieuwe klanten aan. Ook leent een professionele, goed geregisseerde opname zich heel goed voor hergebruik op een later moment.
Kwaliteit kost geld
Kwaliteit kost geld. Dat is bij online events niet anders dan voor fysieke events. Eigenlijk heb je te maken met dezelfde kostenposten als bij real-life, met uitzondering van de catering.
De kosten voor online events op een rij:
- Locatie: naast een fysieke locatie - daar waar je het event (live) opneemt - heb je ook een digitale locatie nodig, het streaming of event platform waar je publiek aan het event kan deelnemen.
- Concept: natuurlijk wil je een programma dat staat als een huis. Inhoudelijk moet het kloppend zijn, maar ook visueel moet het plaatje kloppen. Scripting en regie zijn daarom een essentieel onderdeel bij online events.
- Techniek: omdat je TV gaat maken schakel je een leverancier in voor camera’s, geluid en licht. Dit kan je vaste AV-leverancier zijn, maar ook een partij die naast techniek zorgt voor de regie van de uitzending.
- Crew: een goed online event kan natuurlijk niet zonder een vakkundig team. Denk aan cameramensen, geluidstechnici, lichtexperts en regisseurs.
- Interactie: vergeet absoluut de interactie met je publiek niet, om hen vanaf de eerste seconde bij het programma te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan passende software en een moderator voor kijkersvragen en peilingen.
- Presentator: een goede presentator of dagvoorzitter verwelkomt het publiek en gaat in gesprek met de gasten of sprekers op het event. Kies voor mensen met TV-ervaring, die gewend zijn om voor een camera hun verhaal te doen. Dat maakt de beleving voor de kijker wel zo prettig.
Niveaus van online events
Nu je alle kostenposten op een rij hebt, kun je je afvragen: wat kost een online event onderaan de streep? Om die vraag te beantwoorden hebben we een onderverdeling gemaakt in 2 niveau’s. Voor een kwalitatief online event kun je kiezen tussen een ‘webinar deluxe’ of event van ‘studiokwaliteit’.
Webinar deluxe
Een ‘webinar deluxe’ kun je thuis of op kantoor opnemen, met 2 of 3 camera’s. Deze opstelling vul je aan met goed licht en een microfoon voor kraakhelder geluid. Je kunt zelf aan de knoppen gaan zitten, maar het is aan te raden om iemand in te schakelen voor de regie. Een productie van deze omvang kost gemiddeld tussen de 500 en 3.000 euro per event. Deze webinar-opstelling werkt ook goed voor kennissessies en interne trainingen.
Studiokwaliteit
Voor grotere en meer complexe events kun je de woonkamer of het kantoor inruilen voor een echte studio of toffe locatie. Denk aan een relatie-event, productlancering of kennisevent. Het programma is uitgebreider, net als de techniek (camera- licht- en geluidcrew, regie). Met de huur van een studio en inzet van professionele technici zal het kostenplaatje tussen de 7.000 - 15.000 euro uitkomen.
Overtuig jouw opdrachtgever of leidinggevende
Het loont dus de moeite om te investeren in online events. Maar weten jouw opdrachtgevers en leidinggevende dit ook? Momice heeft een handige presentatie gemaakt die jou kan helpen om hen te overtuigen. Download hem hier.
