Wat zijn precies de verschillen tussen virtuele en fysieke events? Hoe lanceer je een virtueel evenement? Hoe krijg je je virtuele publiek tot bij jou? Het zijn maar enkele van de vragen waar event- en marketingprofessionals vandaag mee worstelen.
Je bent gewoon om fysieke evenementen te plannen, dus de verandering naar het organiseren van virtuele events, kan best een uitdaging zijn. Het is een nieuwe vaardigheid die je moet ontwikkelen als je van virtuele evenementen een succes wil maken. Hoe pak je dit efficiënt aan? Het antwoord is simpel: het is een beetje anders, maar toch is de planning van een virtueel event heel gelijklopend met zijn fysieke evenknie.
Je zal nog altijd een eventwebsite en registratieproces op poten moeten zetten, je gaat communiceren met je deelnemers, het programma presenteren enzovoort. Je gaat nu geen fysieke eventlocatie meer zoeken, maar je moet wel een omgeving creëren waar mensen kunnen connecteren, naar je sprekers luisteren, vragen stellen, zich verbinden en netwerken. En dat doe je best door het juiste platform te kiezen. En omdat er een groot aantal digitale tools voor virtuele evenementen bestaat, weeg je best je opties af en kies je voor het platform dat het beste past bij jouw noden. Hier zijn enkele tips die je kunnen helpen:
Tip 1: Kies een all-in platform
Wat je zeker wil vermijden tijdens een virtueel event, is van het ene naar het andere platform hoppen. Stel, je hebt een tool om je eventwebsite op te zetten, een andere voor het registratieproces, nog eentje om het virtuele podium op te zetten, … Een kat vindt er haar jongen niet meer in en voor jou is het verwarrend en tijdrovend. Zoek een all-in virtueel eventplatform dat al de taken die je nodig hebt integreert in één software pakket of op zen minst goed integreerd. Door je inspanningen te centraliseren, verlies je veel minder tijd dan bij individuele tools.
Tip 2: Ga voor een technologie waar virtueel netwerken mogelijk is
Zoals je wel weet, kunnen je deelnemers interageren met het event via live enquêtes en Q&A’s. Maar zo kunnen ze niet praten met andere deelnemers, de moderator of de sprekers zoals in een live event. Ontneem je deelnemers deze mogelijkheid niet. Check altijd de virtuele netwerkmogelijkheden van het platform. Een platform van een hoog niveau heeft er altijd eentje.
Tip 3: Check de integratiemogelijkheden met andere tools die je gebruikt
Integraties zijn belangrijk wanneer je je platform gaat opnemen in je workflow. Voorbeelden hiervan zijn je virtuele event video’s die je opslaat op een specifiek platform of je samenwerking met een bepaalde betalingstool zoals Paypal of Stripe. Een goed virtueel platform integreert deze meeste opties naadloos. Op deze manier behoud je je gewone workflow en heb je een volledige planningsinfrastructuur om een memorabel event te organiseren voor je deelnemers.
Tip 4: Controleer of het platform je huisstijl kan integreren
Er is niet verschrikkelijker dan een platform dat je niet kunt aanpassen aan jouw merk. En dat is dubbel vervelend bij een tool voor virtuele events omdat je je event precies organiseert om je merk te versterken! Je hebt dus echt een platform nodig waar je de kleuren, elementen en fonds kunt aanpassen aan jouw merkidentiteit. Een goed platform biedt dit aan.
Tip 5: Heb aandacht voor de user experience
Het zijn je gasten, maar ook je gebruikers. Het moment dat je gasten zich aanmelden op je platform, ervaren zij een beleving. Ze voelen emoties over je event content en je event platform. Nu je dit weet, kies altijd een platform dat gemakkelijk in gebruik is voor je gasten en waar zij gemakkelijk kunnen navigeren. Focus op te ontdekken hoe gemakkelijk en intuïtief de omgeving is. Als je deze ervaring zelf als complex of onvriendelijk ervaart, dan is de kans groot dat je gasten zich ook zo gaan voelen.
Tip 6: Kies een platform dat extra inzichten over je gasten geeft
Hoeveel mensen namen deel? Hoeveel hebben zich gedisconnecteerd tijdens een bepaalde sessie? Hoeveel gebruikten hun computer en hoeveel hun mobiele telefoon? Hoeveel connecteerden zich tijdens conversaties of reageerden op de call to action die jij uitstuurde?
Zonder het antwoord op deze vragen, zal je de ROI van je event niet kunnen berekenen. Ook ga je niet in de mogelijkheid zijn je event te verbeteren bij een volgende editie. Als je een platform selecteert, check dan zeker de extra inzichten die je kunt consulteren over het gedrag van je online deelnemers. Deze gegevens zijn cruciaal voor je volgende event, het juiste platform helpt je ze te verzamelen en analyseren.
In het kort
Kies wijs! Natuurlijk zijn dit niet de enige elementen die meespelen als je een platform voor je virtuele evenementen kiest. Misschien heb je wel specifieke noden of requirements die niet in ons lijstje staan. Maar een ding is zeker, een goed platform voor ziet degelijke software om te plannen, promoten en te runnen.
Het zal je ook toestaan om een netwerk moment voor je online gasten te organiseren. Het integreert gemakkelijk met je bestaande workflow. Het laat je toe om de virtuele omgeving te branden naar jouw huisstijl. Het biedt een vriendelijke en intuïtieve omgeving en ten slotte, het helpt je nuttige gegevens te verzamelen over het gedrag van je gasten tijdens je evenement. Maak je lijst van mogelijke providers maar op, en analyseer ze punt voor punt! Veel succes!
Fijn overzicht, dank!!! Werk met veel genoemde partijen graag samen. Ik heb nog drie aanvullingen:
1. Voor een eenvoudig event volstaat soms een extra pagina op je eigen website met een livestream player en een eenvoudige tool voor interactie. Niet vergeten! Soms organiseerde je ook in-house een fysiek event.
2. Denk ook aan generaties bij de keuze van je platform. Platform is de virtuele locatie van je event. Jij maakt de show!
3. Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet. Wat ik daarmee bedoel: als je het zelf niet begrijpt dan begrijpt een deelnemer het ook niet. Jij bent niet dom ofzo. Sommige platforms zijn onnodig nog een beetje ingewikkeld.