Wat is een van de meest stressvolle momenten bij het organiseren van een event? Is het de registratie van je gasten? Is het de controle op je AV-uitrusting? Of is het misschien het coördineren van de catering?
Natuurlijk zijn al deze aspecten belangrijk. Maar er bestaat niets spannender dan de eerste interactie tussen jouw team en je gasten. Met andere woorden: het check-in proces is het spannendste moment.
En dat geldt vooral voor grote evenementen. Denk even aan een beeld dat de honderden, zo niet duizenden gasten in een rij staan te wachten om een hun goodie bag te krijgen. Het is verschrikkelijk. En dat is waarom een overzichtelijke gastenlijst cruciaal is. Je team moet gemakkelijk kunnen navigeren door de namen, snel iemand vinden, om hem de juiste richting uit te sturen of om de correcte badge te genereren.
Een overzichtelijke en gemakkelijk te gebruiken gastenlijst samenstellen voor je event, bespaart je team heel wat stress. Het helpt je ook de gastenbeleving te stroomlijnen door hen sneller door de check-in procedure te krijgen. Nu je dit weet, laten we even bekijken welke stappen je kunt zetten om een efficiëntere gastenlijst te organiseren:
Stap 1: Creëer segmenten of types
Is je toegangsprijs voor iedereen hetzelfde? Of varieert die afhankelijk van het type-gast: een student of investeerder bijvoorbeeld. Voorzie je hetzelfde aanbod voor al je gasten, of hebben de ...
