Het is geen geheim: op sommige vlakken zijn online events gemakkelijker te coördineren dan hun fysieke broers en zussen. Je moet niet op zoek naar een grote locatie en catering, er is geen bezoekersflow te managen en er zijn geen koffiepauzes te hosten.
Maar online evenementen hebben zo hun eigen uitdagingen!
- Hoe organiseer je je sprekers wanneer je simultane online sessies hebt?
- Hoe manage je je backstage operaties?
- Hoe verwelkom je je nieuwe sprekers die aan het wachten zijn totdat hun sessie begint?
- En hoe pak je online entertainment en netwerken aan, als je dat voorziet naast je kennissessies?
Om deze details in te vullen, heb je een minuut-per-minuut draaiboek nodig. Basically is dit een lijst van de activiteiten die je voorziet tijdens je event, samen met de technische specs. Deze documentatie helpt jou en je team het overzicht te bewaren en te weten wat er minuut per minuut moet gebeuren.
Deze handleiding staat los van de eventformat. Als je verschillende simultane online sessies hebt of de ene na de andere individuele sessie, dan helpt een minuut-per-minuut draaiboek je je event voor te bereiden en vermindert het de onzekerheid. Je kunt deze gids creëren in enkele eenvoudige stappen:
Stap 1: Maak een Draaiboek op voor alle sessies
Je minuut-per-minuut stappenplan hoeft niet beremoeilijk te zijn. Creëer een simpel draaiboek met de eventplanner.net planning software en deel het met de rest van je team. Voeg alle activiteiten toe, samen met het begin- en einduur.
Stap 2: Wijs sommige mensen toe aan backstage en onstage voor elke sessie
Je organiseert een online evenement. Je gaat dus werken met een streaming platform. Om dit platform te managen, heb je iemand nodig die de backstage in het oog houdt. Dit kan iemand van je team zijn die goed weet hoe de tool werkt. Deze persoon werkt achter de schermen en lanceert de video’s op de virtuele stage, wijzigt de achtergronden, deelt presentaties, enzovoort.
Je hebt ook een onstage verantwoordelijke nodig. Die ‘draagt’ de sessie(s), interageert met de sprekers, stelt hen vragen en sorteert en leest de opmerkingen. Deze personen verwelkomen de sprekers ook voordat hun sessies starten. Als je sessie na sessie hebt zonder onderbrekingen, dan zijn er aparte backstage ruimtes nodig.
Noteer dat je best twee personen per backstage inzet om je sprekers te ontvangen (de persoon verantwoordelijk voor de technische details en de moderator). Maak dat duidelijk in je minuut-per-minuut planning.
Stap 3: Lijst alle acties op die voor en na elke sessies moeten gebeuren
Laat je een video zien voor een sessie? Heb je een programma slide op het einde voorzien na elke sessie? Ga je een playlist lanceren tijdens de breaks? Identificeer al deze acties, en voeg ze toe aan je planning. Zo manage je succesvolle sessies.
Stap 4: Noteer alle technische karakteristieken voor elke sessie
Online evenementen kunnen best wel complex zijn, vooral als je verschillende professionele elementen toevoegt. Bijvoorbeeld, soms heb je simultane vertaling nodig. Of wil je een live-poll organiseren tijdens een online ronde tafel. Misschien heb je sessies met verschillende sprekers en willen ze een voor een hun presentatie laten zien? Daarom heb je een lijst nodig van al deze technische elementen die bij de sessies horen. Voeg ze toe in je planning. Identificeer de noodzakelijke acties en zorg ervoor dat de technische requirements correct klaar staan tijdens het evenement.
Stap 5: Verzamel alle telefoonnummers van de stakeholders van je evenement
Online evenementen kunnen even onvoorspelbaar zijn dan hun fysieke broers en zussen. Misschien heeft een van je sprekers wel connectiviteitsproblemen. Of een moderator verschijnt niet. Misschien zijn er wel problemen in je backstage en moet je last-minute nog iemand vinden die toeziet op het verloop van deze technische details. Om deze stressvolle situaties te vermijden, voorzie je best alle telefoonnummers van wie betrokken is.
In het kort
Een draaiboek opstellen is niet zo moeilijk. Hierdoor weet je exact hoe je event gaat verlopen, en dat vermindert de onzekerheid. Begin met een simpele excel die je kunt delen met je team. Voeg alle sessies toe, samen met het begin- en einduur. Vergeet niet iedereen op te lijsten die deelneemt aan de sessies (ook je teamleden), inclusief de telefoonnummers.
Wijs mensen toe aan de backstage en aan de virtual stage, en verdeel de taken afhankelijk van de format. Zorg dat je zeker weet welke acties er moeten gebeuren bij de start en bij het einde van elke sessie. Ten slotte, maak een overzicht van alle technische noden die elke sessie heeft. Met al deze info opgelijst in dit document, zal je jouw evenement veel makkelijker kunnen coördineren. Veel succes!
Engels
It’s no secret that online events are in some way easier to run than running physical ones. After all, you don’t have to set up a venue, find catering, control the flow of your attendees, or manage coffee breaks. But online events come with their own set of challenges.
- How do you organize your speakers when you have simultaneous online sessions?
- How do you manage the backstage operations?
- How do you virtually welcome your new speakers who are waiting for their sessions to begin?
- And what do you do when, apart from knowledge sessions, you’re also providing online entertainment and networking?
To figure out all of these details, you need a minute-by-minute guide, which is basically a list of the activities you’ve included in the event program, along with the specific technical requirements and details you need to consider for each one. This document will help you organize your team’s work and know exactly what’s happening during each minute of the entire event.
The guide works regardless of your online event format. Whether your event has simultaneous online sessions or individual sessions one right after another, a minute-by-minute guide will help you prepare for your event and reduce the uncertainty level. You can create this guide for your next event in just a few easy steps:
Step 1: Create a Callsheet for all the event sessions
Your minute-by-minute guide doesn’t have to be sophisticated. You can create a Callsheet and share it with the rest of your team with the free eventplanner.net planning tools. Add all of the event activities, along with the starting and ending time for each.
Step 2: Assign certain people to be both backstage and onstage for each session
Since you’ll be running an online event, you’ll want to find a streaming platform. To manage the platform, however, you’ll need someone to be in charge of the backstage. This person can be someone from your team who knows how to manage the streaming tool. This person will be lurking in the back without being seen by the attendees, launching the video on the virtual stage, changing screens, sharing presentations, etc.
You’ll also need a moderator who’ll be present on-stage. He or she will be carrying on the session, interacting with the speakers, asking them questions, and sorting and reading people’s comments. These are the people who’ll be meeting and welcoming the speakers backstage before the session starts. If you’ll be running session after session without a break in between, you’ll need separate backstage areas.
Note that you’ll need two people per backstage (the person responsible for the technical details and the moderator) to meet and greet your speakers. So that’s something you’ll need to discuss and add to your minute-by-minute guide.
Step 3: List the actions you’ll need to take before each and after each session
Will you be running a video before each session? Will you display a slide with what’s next after each session? Will you launch a playlist during the break between sessions? You’ll want to identify all these actions, add them to your minute-by-minute guide, and build all the assets necessary to successfully manage the sessions.
Step 4: Note the technical characteristics for each session
Online events are quite complex, especially if you want to add different professional elements. For example, in some cases, you may want to provide simultaneous translations to your different knowledge sessions. Maybe you want to launch live polls during an online roundtable conversation. Or, chances are you’ll have a session with multiple speakers and each one will want to share his or her presentation. In any case, you’ll need to list all of the technical elements that accompany each session and include them in your guide. Apart from that, you’ll need to identify the actions you have to take to ensure that all of the technical requirements will be met during the event.
Step 5: Include the relevant phone numbers of your event stakeholders
Finally, online events can be as unpredictable as physical events. For example, some of your speakers may have connectivity issues, leading to poor sound or disconnection. Or a moderator may not show up, or there might be problems with one of the backstage areas and you need to quickly find the person handling the technical details to resolve the issue. To avoid any stressful situations, it’s always better to have the phone numbers of everyone involved in the event in your guide.
Recap
As you can see, creating a minute-by-minute guide isn’t a mystery. However, it’s better to have one to know exactly how to run the event and reduce any uncertainty. Start by creating a simple Callsheet you can later share with the team. Add all the sessions you’ve prepared, along with the starting and ending hours. Don’t forget to list all the people who’ll be participating in the session (team members included) and their phone numbers.
Make sure to assign people to be responsible for both the backstage and virtual stage, and distribute their tasks accordingly depending on the event format. Be sure to add the actions you need to take before starting and after ending each session. Finally, don’t forget to indicate all the technical needs each session will require. Having this information collected in a single document will help you coordinate your event much easier.
