Gedoe bij de deur. Iedere event professional (en eventbezoeker) heeft er mee te maken gehad. Namen afstrepen op Excellijsten, badges zoeken, deelnemers die niet 'op de lijst' staan en lange wachtrijen bij de entree.
"Sinds we te maken hebben met Covid-19, is dit niet meer alleen vervelend, maar ook gevaarlijk. Om opstoppingen en extra lange rijen te voorkomen is het tijd dat we dingen anders gaan inrichten", aldus Momice.
Bij veel events ziet het ontvangen van de gasten er ongeveer zo uit:
- Printen. Dit gebeurt vaak op basis van een import in Word. Hier ben je al gauw enkele uren mee kwijt - ervan uitgaande dat de lijst ook compleet is (en dit is helaas lang niet altijd het geval).
- Klaarleggen. Het is een hele klus om de badges op alfabetische volgorde klaar te leggen op de balie. Is er genoeg ruimte? Wat doe je als het niet past?
- Excellijsten. Je print de laatste versie van de aanwezigenlijst in Excel. Is dit echt de laatste versie? Is hij compleet? Zijn er nog afmeldingen of last minute registraties?
- Handmatig afstrepen. Zoek de namen op de lijst en streep af wie er binnen is. 'Hoe spelt u uw naam?' 'Schrijf je dat met een M of een N?'
- Badges uitreiken. Zoek de juiste badge. Wat doe je als je de badge niet kunt vinden? Leg je de badges met lanyard klaar? Raken de lanyards niet verstrikt?
- Improviseren. Wat doe je als iemand niet op de lijst staat? Geef je ze een blanco badge met een stift? En wat als een naam verkeerd gespeld is?
- Aanwezigen en afwezigen. Je weet nooit exact hoeveel mensen er echt aanwezig zijn. Toch is het handig dit te weten voor de veiligheid, de organisatie en de catering.
- Lijsten bijwerken. Na het event gebruik je de Excellijsten – al dan niet aangevuld met mensen die niet geregistreerd waren – en de overgebleven badges om handmatig door te voeren wie er wel en niet was. Veel werk, met kans op fouten.
Het proces zoals hierboven beschreven is achterhaald, inefficiënt en foutgevoelig. Tijd om zaken te gaan automatiseren! Door het hele proces contactloos te maken wordt het inchecken van bezoekers veiliger en overzichtelijker, zelfs zonder tussenkomst van hosts/hostessen. En als organisator heb je nu zelfs tijd om je gasten te verwelkomen!
Automatiseren kan eenvoudig en zonder technische kennis. Dit moet je doen:
- Badges. Laat lege badges drukken in de stijl van jouw event of organisatie. Door te kiezen voor herbruikbare badges houd je het niet alleen veilig, maar ook duurzaam.
- Check-in app. Download gratis de Momice Check-in App in de Apple App Store of Google Play Store vanaf je smartphone of tablet.
- Balie. Richt een check-in balie in met één of meerdere tablets of smartphones in standaard. Zorg voor voldoende tablets zodat meerdere mensen tegelijk kunnen inchecken. Zet ook een standaard klaar waar je de lege badges en lanyards aan kunt hangen.
- Inloggen. Log in op de Momice Check-in app en activeer ‘contactloos inchecken’.
- Printer installeren. Zet een mobiele Zebraprinter klaar op de registratiebalie en zet hem aan. Als je bent ingelogd maakt jouw device automatisch verbinding met het juiste printer.
- Deelnemers inchecken. De bezoekers van jouw event scannen hun eigen e-ticket met QR-code met de tablet.
- Badge pakken. De deelnemers nemen nu zelf een lanyard met lege badge van de standaard.
- Label plakken. Nadat een deelnemer is ingecheckt, wordt er automatisch een label geprint. De deelnemer kan dit label zelf uit de printer pakken en op de badge plakken.
- Overzicht. Jij als organisator ziet direct hoeveel mensen er aanwezig zijn en hoeveel je er nog kunt verwachten.
- Wijzigen en toevoegen. Staat iemand niet op de lijst? Je kunt direct last-minute registraties toevoegen en labels printen voor gasten die niet op de lijst staan.
- Uitchecken. Als je event is afgelopen, checken de deelnemers zichzelf weer uit op dezelfde manier.
Heb jij binnenkort een event waar je jouw deelnemers (contactloos) wilt inchecken? Met de Momice Check-in app kun je meteen zelf aan de slag. Het is ook mogelijk om printers en tablets te huren bij Momice. Ook voor badges en lanyards kun je bij Momice terecht.
Lees meer:
