Transcript
Dag Karin, welkom in de studio.
Dank u wel.
Karin, jij bent van, onder andere, ACC, de vereniging van de eventmarketing bureaus. We hebben ondertussen van de regeringen, dat is zowel in België als in Nederland, goed nieuws gekregen. De evenementensector kan weer open. Maar niet alles gaat exact hetzelfde zijn als voorheen. Er zijn toch een aantal aandachtspunten waar we op moeten letten.
Ja, dat klopt. Ik denk, effectief, dat we goed nieuws hebben. En dat we al redelijk de goede richting uitgaan. We zijn er nog niet helemaal maar het is toch al wat beter. En we kunnen toch al wel wat meer. En ik denk dat onze sector heeft bewezen... Dat we de laatste twee jaar enorm gevochten hebben om er nog te staan. Maar dat maakt de heropstart niet eenvoudiger. En daarom dat we toch even de aandacht wouden vestigen, niet alleen voor ons maar ook voor onze klanten en de leveranciers, dat er een aantal aandachtspunten zijn. Zo is er bijvoorbeeld, één van de zaken die nu heel hard van toepassing zijn, het plannen van een event. Het moet echt tijdig gebeuren omdat iedereen al die events die zijn uitgesteld op korte termijn wilt terug organiseren. En dat zijn vooral de event locaties die dat voelen. En die dan ook gewrongen zitten met data.
Dus vandaar dat zij zeggen van: als je een goede service wilt en als we het beste eruit willen halen, plan dat goed op voorhand. Zodat zowel de event locaties maximaal kunnen profiteren en ook kunnen meehelpen met deze heropstart.
Alsook de leveranciers. Want daar is er natuurlijk ook een bottleneck.
Ja, je zegt: plan ruim op voorhand. Hebben jullie daar guidelines voor? Ik ben een. Ik wil een evenement organiseren. Waar moet ik dan aan denken?
Ja, wel, een locatie, afhankelijk van de periode... Maar bijvoorbeeld de locaties nu: voor de herfst wordt het heel, heel moeilijk. Er zijn nog wel plekken. Maar je moet zeker nu al beginnen. Nu starten voor de herfst een goede locatie, een gepaste locatie voor u te vinden. Vandaar dat we zeggen van: het is niet meer, zoals ervoor, dat je tienduizend opties hebt momenteel.
En dan is het juist hetzelfde bij de leveranciers. We hebben, jammer genoeg, een grote uitloop gehad van personeel. Dat is niet alleen in onze sector maar onze sector heeft er toch wel redelijk veel van te lijden gehad. Wat trouwens heel jammer is, want het is een heel passionele sector. En ik denk: diegenen die er nog zijn, dat zijn de survivors. En ik denk dat dat toont dat het een heel toffe, uitdagende sector is. Maar ook daar is er een arbeidstekort. Dus soms kunnen leveranciers, wat we vroeger nooit hadden, maar zeggen die soms nu: ja, sorry maar die dag gaat het niet meer. Er zijn ook beperkte voorraden, waar we vroeger ook nooit, praktisch...
Allez, the sky is the limit, zeggen ze altijd bij ons. Maar dat is nu soms iets minder, omdat we vastzitten met zaken die gewoon een feit zijn. Transportproblemen. De beperkte voorraden die er zijn. Materialen die gewoon niet beschikbaar zijn en ook niet snel kunnen terug aangekocht worden. Dus vandaar dat die timing heel belangrijk is.
Absoluut. Nu, als je een evenement organiseert, dan neem je ook heel vaak opties voor verschillende data, bij verschillende leveranciers. Misschien is het dan ook wel zinvol, gezien het zo'n puzzel is voor jullie, als bureaus en locaties, als je dan gekozen hebt voor een datum, om dan meteen ook die andere opties op te zeggen.
Ja, dat klopt. Er worden heel veel opties genomen. En men zegt soms: ja, we gaan wachten. Wat maakt dat, bijvoorbeeld, een locatie dan vijf opties heeft lopen. En dan uiteindelijk: niemand laat iets weten. Dus effectief: van zodra dat je beslist hebt welke kant je uitgaat, dat je dan toch ook een beetje, in deze omstandigheden, meer begripvol bent en de annulaties, waar je opties op hebt en waar je zeker bent dat je het niet gaat doen, dat je die annuleert. Zodat het vrij komt voor andere personen.
In jullie actieplan... Je hebt net aangehaald: plan well ahead. De tweede was: adapt your timing. Wat bedoelen jullie daarmee?
Wel, adapt you timing, daarmee bedoelen we: vroeger was het zo, deadlines die heel kort kwamen. En dat mensen zeiden van: ja, dat krijg je nog wel gefixt. Dat fixen is nu iets moeilijker.
En we proberen dat echt wel te doen, waar we dat kunnen. Maar, bijvoorbeeld, als een leverancier het materiaal wel heeft maar hij heeft geen transport, of hij heeft niemand om het uit zijn stock te halen, dan is dat een probleem. En dan mag je dat nog zo graag willen, soms stoten we daar wel tegenaan.
Het beperkt personeel vinden wij overal in onze sector. Niet alleen bij onze leveranciers. We vinden dat bij de locaties. We vinden dat bij de hotels. We vinden dat in de bureaus. We vinden dat gewoon overal. En we proberen daar echt wel aan te werken en zo goed mogelijk daarop in te spelen. Maar dat wilt niet zeggen dat we daar niet iets meer rekening, toch het komende jaar, mee moeten houden.
Ja, absoluut. Iets wat jullie vóór de Coronacrisis al hadden is een pitch-charter. Een soort regels van: hoe ga je met een pitch om? Ook die worden nog belangrijker, hé? Maar misschien, voor we zeggen waarom die nog belangrijker worden, kan je misschien nog eens even kort samenvatten: wat zijn zo de belangrijkste spelregels als je een pitch organiseert voor jouw bedrijfsevenement?
Ja, wel, het pitchen, op zich hebben we daar niets tegen. Alleen: pitchen vraagt heel veel tijd. En kost ook heel veel geld. En vandaar dat wij een aantal stappen hebben voorgesteld. Die kunnen
ook allemaal gevonden worden bij de ACC. Op de website van de ACC staat dat. Daar staat ook een briefingdocument. En in die charter staat, bijvoorbeeld, ook hoe je dat het beste aanpakt. Het pitchen. Het heeft geen zin van één aanvraag naar tien bureaus te sturen.
Daar staat ook de shortlist op. De bureaus die daarop zijn aangesloten, bij ons, zijn ook al meestal de meer professionele bureaus. En dus, daar kan je al een shortlist van maken. Dat stellen we altijd voor. Want ieder bureau heeft toch wel zijn eigen kenmerken. Dat kan daar ook op gevonden worden. En dan maak je heel duidelijk een briefing. Er zijn ook briefingdocumenten die daarop staan. Waardoor er heel snel agentschappen kunnen gebrieft worden. En waarop zowel agentschappen maar ook de klant kunnen gaan bepalen van: ja, effectief, we zitten hier op dezelfde lijn. Of we zitten niet op dezelfde lijn. Zodanig dat er geen onnodig werk wordt gedaan.
Want bij een pitch komt niet alleen het agentschap te pas maar komen ook de leveranciers te pas enzovoort. En aangezien we daar... Ik kom even terug. En het is jammer genoeg een herhaling waarin we vallen maar het is wel een realiteit. Dat we allemaal met beperkte human resources zitten. Zij het omdat men de juiste mankracht niet vindt. Zij het omdat het financieel even moeilijk is. Dan is dit wel iets heel belangrijk. Dat we daar samen, met zijn allen, uitkomen. Op een correcte manier. En vandaar dat we ook vragen van die charter eigenlijk te respecteren.
Dat is niet nieuw. Dat is geen beperking voor een bedrijf. Integendeel. Ik denk dat dat een verrijking is voor het bedrijf. Omdat men dan veel meer kan toespitsen. Met bepaalde agentschappen de juiste partner kan vinden. Dan soms tien agentschappen of acht agentschappen briefen en dan uiteindelijk niet meer weten: ja, naar waar moet ik nu? Daarentegen, als je je beperkt tot vier, dan weet je heel goed waar je mee werkt. En kan je daar jouw tijd veel beter en constructiever gebruiken. En sommigen zeggen dan van: ja, budgetten. Maar ik denk dat alle agentschappen die bij de ACC zijn aangesloten en ook nog anderen... Want niet iedereen is aangesloten. Maar dat we toch allemaal de marktprijzen kennen. En dat we aan elkaar gewaagd zijn. En dat dat opbod of dat on-professionalisme, er hier echt wel is uitgegaan. We zijn nu een geprofessionaliseerde sector. Trouwens: de eventconfederatie is daar een voorbeeld van. Ik denk dat iedereen een winnende partij is, om die pitch charter effectief te respecteren. En om dat eens te gaan bekijken. Van: wat houdt dat juist in? En men zal zien dat het een win-win is, voor iedereen.
Nu, Karin, ik hoor jou al een paar keer zeggen van: schaarste in mensen, schaarste in middelen, schaarste in locaties. Als ik schaarste hoor, dan denk ik ook meteen aan budget. Is er daar ook impact?
Ja, wij zijn geen uitzondering, hé. Op deze wereld. Alles is duurder geworden. En dat is nu tot frustratie van sommigen.
Maar budgetten voor events die, bijvoorbeeld, al twee jaar zijn uitgesteld, zijn meestal drie jaar geleden opgesteld. Daar kunnen we nu veel minder voor doen, jammer genoeg. We hebben brandstoffen die naar omhoog zijn gegaan. We hebben materialen. Veel materialen die wij gebruiken, bijvoorbeeld hout... Alles wat sustainability is, is enorm de lucht ingegaan. Ik ga nog niet spreken van een na-Covid tijd maar in deze tijd krijgt men gewoon minder dan hetgeen men ervoor had. En we proberen daar wel heel creatief mee om te springen. Ik denk dat dat ook onze taak is. Van goed en creatief en doelgericht te werken voor onze klanten. En het beste overal uit te halen. Maar daar zijn effectief beperkingen.
Ja maar laten we misschien met een positieve noot afsluiten, hé. Ik denk dat we er allemaal ontzettend veel zin in hebben. En dat we ook zien dat mensen ook echt wel weer nood hebben aan dat live samenkomen.
Ja, klopt. Wij hebben altijd gezegd van: we love live. En ik denk dat het ook is: we need live. Ik denk dat het eens te meer toont... De aanvragen die we krijgen. En de projecten die in de pipeline zitten bij iedereen. Dat dat gewoon is dat we het nodig hebben om elkaar terug te zien. Is het klein? Is het groot? Is het intern? Is het extern met klanten? Ik denk dat iedereen beseft dat die live communicatie toch zo belangrijk is. Dat klein gesprekje of dat schouderklopje op een event, dat kan soms wonderen doen. En ik denk dat iedereen dat gemist heeft.
En, effectief, ik denk dat wij ook allemaal staan te springen om terug, volledig, goed operationeel te kunnen werken. En terug mensen kunnen aantrekken voor deze, toch wel, heel passionele en leuke sector.
Absoluut. In ieder geval ontzettend bedankt dat je deze aandachtspunten toch even met ons wilde delen.
Jullie zijn bedankt want we hebben toch een medium nodig om dat even te kunnen zeggen. Vooral omdat we het ook heel belangrijk vinden voor onze klanten. Omdat we toch altijd... We zijn nog altijd een service verlenende sector. En ik denk dat we niet alleen de wow-wow-wow moeten zeggen maar soms ook eens van: oké, let hier gewoon mee op. En dan kunnen we nog beter werken. En nog beter samen fantastische projecten uitwerken.
Absoluut. Met plezier.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
