Transcript
Hallo Heather, welkom in onze studio.
Bedankt dat je me hebt, Kevin. Goed om je te zien.
We gaan het vandaag hebben over gebeurtenisgegevens. En het belang van data.
Kunt u mij vertellen waarom data zo belangrijk is? En wat bedoel je specifiek met data?
Dus een van de redenen waarom ik denk dat gegevens zo belangrijk zijn, op dit huidige moment, is omdat: aangezien we evenementen bijwonen, in 2022, elke bezoeker zoveel specifieker zal zijn over de evenementen die ze hebben gekozen. Of dat nu een virtueel evenement is of een hybride of een persoonlijk evenement. De gegevens stellen ons dus in staat om de behoeften van die evenementbezoeker te begrijpen.
Dus in feite zijn gegevens nog nooit zo belangrijk geweest om ons publiek te begrijpen. En met behulp van die gegevens kunnen we ons evenement afstemmen op de behoeften van wat ze zoeken.
Oké, ik begrijp wat je zegt. Maar als we het wat concreter maken. Hoe leggen we de gegevens vast? En vanaf dat moment: hoe vertalen we het dan naar, zoals je zei, de data gebruiken om betere evenementen te maken?
Er zijn een aantal manieren waarop evenementenplanners dat nu gebruiken.
Het is dus duidelijk dat we een lange weg hebben afgelegd met evenementtechnologie. Er zijn veel geweldige platforms die nu de vragen inschakelen en stellen terwijl u de aanwezigen registreert. Dus het is de eerste stap om een echt krachtige tool voor evenementregistratie te krijgen.
De tweede stap is uw CRM. En idealiter sluit je CRM aan op je evenementregistratietool. Dus we hebben dit geautomatiseerde proces. Veel van de geweldige evenementenplatforms hebben ook oproepen en mogelijkheden om uw bezoekers te onderzoeken. Helemaal door de gebeurtenisbeleving.
Waar we voorheen vaak op vertrouwden met een vervolgonderzoek. Laten we eerlijk zijn: hoeveel mensen doen het eigenlijk?
Dus ik denk dat het heel belangrijk is om niet alleen de gegevens te verzamelen aan het begin van je evenementervaring, in het registratieproces. Maar de hele weg door die klantreis. Via peilingen. Via aanvullende vragen. Door middel van natuurlijk een enquête na het evenement. Maar als het gaat om het daadwerkelijk gebruiken van die gegevens, is dat de kracht van uw CRM.
Dus begrip...
Ons team gebruikt als voorbeeld Infusionsoft. En via een aantal tags, die geautomatiseerd zijn via ons evenementenplatform, zijn we aan het nichen. We e-mailen niet iemand over een evenement in Toronto, die in New York woont. Weet je, we e-mailen niet iemand die een ondernemer is, over een evenement dat gelaagd is, in ons geval werken we met zakelijke vrouwen.
Dus door een reeks tags en door een reeks van correct beheer van uw gegevens, kunt u ervoor zorgen dat al uw marketingcommunicatie supergericht is.
De grootste uitdaging die ik zie in deze huidige, soort virtuele evenementenwereld is...
Weet je, elke keer dat iemand zich aanmeldt voor een virtueel evenement: hoeveel e-mails krijg je na dat evenement? Er zijn gewoon, weet je, deze krachtige machines van, soms, valse tags die je constant e-mailen. Dus ik zou zeggen dat je als evenementenplanner supergericht moet zijn. En focus op wat de behoeften van uw klanten zijn.
Dus we hebben de gegevens geregistreerd en verwerkt van je evenementregistratietool. Je levert het aan je CRM. En dan zijn er nog een aantal andere supplementen die u kunt gebruiken om uw klant beter te leren kennen. En ik zou zeggen dat een van die manieren eigenlijk een persoonlijke connectie is. Desondanks...
En ik zal je een voorbeeld geven van wat we doen binnen onze ledengemeenschap. WNORTH is dus een wereldwijd lidmaatschap. Ze doen meer dan vijftig evenementen per jaar en een jaarlijkse conferentie. En tijdens het proces om een nieuwe klant te krijgen of aan boord te nemen, legt ons systeem niet alleen gegevens vast. Maar we bieden ze wel de mogelijkheid om een-op-een te bellen. Denk dus niet dat data alleen maar gaat over invoer in een computer. Er is een krachtige manier om...
En ik ben het of een van mijn teamleden die een kwartiertje bellen. En ze zullen in Infusionsoft notities toevoegen en tags toevoegen volgens dat gesprek. Dus, om de menselijke verbinding niet los te koppelen van gegevens, dat is een heel belangrijk stuk. Omdat er nu tags zijn gekoppeld aan die specifieke klant die zei: wanneer je de WNORTH-conferentie van 2022 terugbrengt, wil ik als eerste een ticket krijgen. En dat weten we nu over die persoon, dus we hebben ze op de juiste manier getagd. Raad eens: wanneer de tickets in de verkoop gaan, krijgen ze een e-mail die specifiek is: je wilde de eerste zijn die het wist en hier zijn we dan.
Ik vind het een interessant verhaal over die tagging. Omdat taggen een heel gemakkelijke manier is om veel gegevens over een persoon te krijgen. Maar hoe definieer je als planner de categorieën tags. Omdat je al zei dat je een tag hebt voor volgende evenementen. Misschien voor sommige interesses. Maar wat voor soort tags gebruik je?
We hebben nogal wat tags. Maar we categoriseren ze wel. In aardrijkskunde. In zakelijke belangen. In professionele achtergronden.
Dus in het geval van ondernemers, corporate women, is een van degenen die we gebruiken voor WNORTH. We zullen ook...
Omdat we cursussen geven. We organiseren persoonlijke evenementen. We organiseren virtuele evenementen. Er zijn een aantal verschillende zakken. En wat we weten over deze virtuele aanwezigen is dat ze eigenlijk een iets ander personage zijn dan een persoonlijke deelnemer.
Dus ongeveer 75% van de mensen gaat naar een virtueel netwerkevenement. Leren. Slechts 25% gaat naar het netwerk. Het tegenovergestelde voor persoonlijk. 75% gaat naar een persoonlijk evenement om te netwerken en slechts 25% om te leren.
Dus hoewel je deelnemers hebt die beide zullen bijwonen, zijn ze om verschillende redenen aanwezig. Dus ik raad je zeker aan om je bezoekers te taggen die naar persoonlijke evenementen gaan en die naar virtueel gaan. Omdat ze anders zijn. En ze moeten anders op de markt worden gebracht.
Ik kan echt zien dat deze manier van werken, vooral als je voor een organisatie als deze werkt, waar je repetitieve evenementen hebt enzovoort, die data zeer waardevol kunnen zijn voor marketing voor je volgende evenementen Is dat ook het geval als je een eenmalig evenement organiseren? Laten we misschien zelfs zeggen: een bruiloft of iets dergelijks. Is het ook dan nog erg interessant om data te verzamelen? Of is het in die situatie minder belangrijk?
Ik denk dat het altijd belangrijk is. Ik zal een voorbeeld van een eerste gebeurtenis gebruiken. Laten we zeggen dat het een ambachtelijke markt is. En je hebt...
Dit is je eerste evenement. Je hebt tweehonderd verkopers. Het kan een enorme hoeveelheid werk zijn en je kunt het al dan niet opnieuw doen. Maar het is echt belangrijk om die gegevens te bewaren. Want natuurlijk, als je het opnieuw doet, of in het geval van, als je in een functie of planning zit voor een andere organisatie, waar je misschien op dat gebied kunt ondersteunen, is het altijd van vitaal belang om die informatie te hebben .
Hoe je het gebruikt, kan verschillen.
Een van de dingen die ik veel heb gezien voor kleinere organisaties, die misschien geen krachtige CRM-tool hebben, is het gebruik van sociale media. Of dat nu Instagram of LinkedIn is of...
Weet je, een van de krachtigere platformen voor uitnodigingen voor evenementen, op dit moment, is LinkedIn. Ongeveer een jaar geleden lanceerden ze de mogelijkheid om daar evenementen te houden. En als je een eenmalige workshop doet, je wordt net coach of wat dan ook, LinkedIn Events is een krachtige manier om al die mensen uit te nodigen. Bewaar die informatie. Als je nog een evenement op LinkedIn doet, onthoudt LinkedIn wie naar je laatste evenement is gegaan en kun je ze gemakkelijk uitnodigen.
Dus niet om te zeggen dat je überhaupt een CRM moet hebben. Er zijn andere manieren, door uw netwerk op sociale media te beheren, om die informatie ook te behouden.
In het begin van het interview zei je al iets over het doen van enquêtes na het evenement. En ik begrijp dat je zegt: het meest kritieke moment om informatie over je deelnemers te verzamelen is voor het evenement. Maar ook achteraf is het belangrijk om te weten: wat vonden ze ervan? Wat zou er verbeterd kunnen worden? Dat soort dingen.
Wat is de beste manier om dat aan te pakken? Zijn er valkuilen die we moeten vermijden? Hoe zou je dat doen?
Ik ben veel meer media-enquêtes gaan doen. Dat wil zeggen: op sommige van deze evenementenplatforms, en zelfs Zoom, kun je een onderzoek doen, een snelle temperatuurcontrole direct nadat je je hebt afgemeld bij het evenement. En daar hebben we het meeste succes mee. Omdat ze snel zijn. Ze zijn daar. Je kent je feedback omdat het net is gebeurd.
Dus, nummer één, ik zou dat aanraden. Dat mogelijk maken in uw praktijk. En dan heb je 100% gelijk, het is nu van cruciaal belang om feedback na het evenement te krijgen.
En zoals ik al zei: mensen zijn tegenwoordig erg kieskeurig over wat ze bijwonen. We hebben allemaal Zoom-vermoeidheid en als we naar een virtueel evenement gaan, kan het maar beter goed zijn. Dus het verzamelen van die input over hoe dat evenement is verlopen, zodat je het de volgende keer kunt verbeteren, is ook heel belangrijk.
Je zei al eerder dat je in het onboardingproces mensen belt.
Doe jij dat ook na een evenement? Als u bijvoorbeeld feedback krijgt, zeer lage temperatuur. Dat je belt en zegt: oh, je vond het niet leuk, kun je meer vertellen? Of is dat een stap te ver?
Ja.
Dus nee, wat we vooral doen, is met ons lidmaatschap. Wanneer we een opzegging van ons lidmaatschap hebben. Of een annulering van een ticket, eigenlijk een evenementticket, dat doen we. We zullen hen daarom een aantal vragen per e-mail stellen. En we geven ze wel een optie om een oproep te selecteren.
Het is wat moeilijker om iemand aan de lijn te krijgen. Daarom stellen we vaak maar een paar vervolgvragen. Maar ja, het is zeker een goede gewoonte om niet alleen de goede contacten te koesteren, maar ook de mogelijk verlopen contacten.
Ja, want ik kan me voorstellen dat je op dat moment veel waardevolle informatie kunt krijgen. In ieder geval om andere leden te redden.
Precies, ja.
We hebben het nu over deelnemers. Van een evenement.
Maar er zijn veel andere partijen bij betrokken. Ik denk aan sprekers, leveranciers, wat dan ook. Is het ook belangrijk om iets te doen met data over hen?
Definitief. Dus, je weet wel, sponsors en leveranciers en partners...
In veel werelden van evenementenplanners hebben we ze niet per se allemaal gesproken. De afgelopen, laten we zeggen, twee jaar. Dus ik denk dat het heel belangrijk is om niet alleen die gegevens te verzamelen en bij de hand te houden. Maar ook om het te updaten. En om door wat misschien een beetje pijnlijk proces te gaan. Maar een beetje contactbeheer. Dus als je leveranciers hebt, heb je sponsors...
Het is twee jaar geleden. Bij veel organisaties is er verloop. Ga er dus niet vanuit dat uw lijst met leads, in uw CRM, van twee en een half jaar geleden up-to-date is. En dus zou ik zeggen: dit is een goed moment, zeker als je wat steun hebt, om deze lijsten bij te werken. LinkedIn gebruiken. Lekker ouderwets telefoneren. Om ervoor te zorgen dat u over de juiste contacten beschikt. Want wat zou kunnen gebeuren, als we beginnen op te duiken en we beginnen terug te gaan naar beurzen, we beginnen terug te gaan naar conferenties, is dat we denken dat we deze lijst hebben van al onze sponsors of al onze exposanten, maar alle e-mails stuiteren terug en iedereen is verder gegaan. Dus ik denk dat wat echt belangrijk is aan dat specifieke publiek, is ervoor te zorgen dat je op dit moment de juiste beslisser hebt.
Terwijl ik hier nu over nadenk, is het een behoorlijke klus om al die gegevens bij te houden.
Zet je daar iemand voor? Of is het echt een teamprestatie? Samenwerken om de gegevens up-to-date te houden.
Ik denk dat het een teamprestatie is. We zijn een klein bedrijf. En we houden al ons databeheer in eigen beheer. Dus dat wil zeggen, in termen van eerlijk zijn tegenover het team, het is in verschillende stuurhuizen.
Ons teamlid dat verantwoordelijk is voor sponsoring, zou bijvoorbeeld het voortouw nemen bij het bijwerken van de lijst met sponsorleads. En ik zal vaak in een soort verkoopcapaciteit werken, voor organisaties. Om deelnemers uit hun organisaties te halen. En dat zou ongeveer mijn bord zijn.
Dus ik zou zeggen dat het van de organisatie afhangt. Kleinere bedrijven, het kan meer een teaminspanning zijn. En het is zeker iets waar je rekening mee moet houden. Of je het nu intern gaat doen of uitbesteedt.
Ja en tenminste de mentaliteit hebben om te weten dat dit echt belangrijk is en dat je je hierop moet concentreren. Anders krijg je inderdaad na twee jaar een lijst die niet meer klopt.
Misschien als laatste vraag. We hebben het al gehad over event tech. En die eventtechnologie evolueert ook om ons te helpen data steeds meer te beheren. AI, machine learning, al die dingen komen op ons af.
Wat zijn voor u, als u naar het komende jaar kijkt, aandachtspunten of trends die belangrijk zullen zijn? Als het gaat om evenementgegevens.
We zullen de echte opkomst van hybride gebeurtenissen zien. En we zullen een voortzetting van virtuele evenementen zien.
Maar ik denk dat dit volgend jaar echt de hybride zal zijn. En zelfs als de persoonlijke component maar vijftig mensen bevat, dan is dat wat het zal zijn. Maar ik denk dat het met betrekking tot gegevens zal zijn om je verschillende doelgroepen te begrijpen en te begrijpen waar ze zich bevinden.
Als voorbeeld: de gegevens gebruiken die u verzamelt uit uw registraties en de virtuele deelnemer bijna scheiden van de persoonlijke deelnemer. En ik heb deze trend gezien, omdat er eigenlijk een andere marketingstrategie is. En er is een andere e-mailmarketingcampagne, die naar de virtuele deelnemers gaat dan naar de persoonlijke aanwezigen. Dus ik denk dat 2022 zal gaan over precies begrijpen met welk publiek je spreekt. Virtueel versus persoonlijk. En hun taal spreken.
Dat is erg interessant. En ik denk dat je helemaal gelijk hebt. Dat is waar we ons op moeten richten.
Heather, ik wil je heel erg bedanken voor je tijd en het delen van deze inzichten met ons publiek.
Nou, bedankt dat je me hebt Kevin. Het was een genoegen om op de show te zijn.
En jij, thuis, bedankt voor het kijken naar onze show. Ik hoop je volgende week te zien.
