Transcript
Het evenement organiseren dat niemand wil missen. Hoe doe je dat? Erik Peekel organiseerde een master class met bijna 500 organisatoren waarin hij op zoek ging naar het geheim. Wat hij ontdekt heeft, komt hij vandaag hier in onze studio vertellen.
Dag Erik. Welkom in onze studio. We gaan het vandaag hebben over jouw master class. Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen?
Dat is de vraag die centraal staat, want als organisator ben je natuurlijk bezig aan de ene kant met je hele logistiek – hoe gaat het lopen, hoe zit het evenement in elkaar - maar aan de andere kant – en dat is, ja, minstens zo belangrijk – is het hele spel van slimmigheden er omheen. Dat begint bij het uitnodigingstraject en dat eindigt met alles wat je na afloop nog doet om er meer effect aan mee te geven. En dat zit’m gewoon in de vraag van hoe ga je het allemaal doen op zo’n manier dat mensen het erover hebben en dat ze zeggen nou dat is echt een evenement geweest, of dat is een evenement waar ik naartoe ga, nou, dat wil niemand missen.
Ja. Maar hoe pak je dat dan aan? Hoe ontdek je dat geheim om... Waar zit het dan precies in?
Ja, wat ik dus doe, is ik breng organisatoren met elkaar samen van heel uiteenlopende evenementen. Dus daar zitten een paar mensen bij die organiseren publieksevenementen, maar de meesten die organiseren zakelijke evenementen, dus relatieborrels, maar ook kick-offs en interne evenementenseries, en die breng ik met elkaar in gesprek over vier uitdagingen. Van goh, deel met elkaar nou je allerbeste tips. En dan tussendoor, dus eigenlijk is het een grote speed-date, maar dan in een talkshow-vorm, en tussendoor ga ik dus op zoek – dan vraag ik mensen om hun hand op te steken als ze een tip hebben gehoord of als ze denken die ga ik sowieso in de praktijk brengen, daar wil ik wat mee gaan doen - en dat zijn fantastische tips waar mensen allemaal enthousiast van worden. Een aantal tips waarvan mensen ook denken van ja, dat wist ik eigenlijk al wel, maar ja eigenlijk breng ik dat toch niet altijd in de praktijk. Maar ook echt hele nieuwe dingen, simpele dingen die iedereen zo kan toepassen, waar je morgen mee aan de slag kunt gaan, en waar je een heel groot verschil, een hele grote impact mee kunt hebben op je evenement.
Je zegt net al: vier thema's die je aanpakt. Kan je die even toelichten?
Ja, dat zijn het uitnodigingstraject, dus hoe geef je mensen echt het gevoel dat het echt om hen gaat en dat de content, dat het programma zo relevant is of zo plezierig dat je echt van tevoren meteen het gevoel krijgt van nou, dat wil ik niet missen. Het tweede...
Maar ja, daar begint het natuurlijk, je moet ze in ieder geval naar je evenement toe krijgen.
Ja, je moet mensen echt zien te verrassen. Maar je moet ook zorgen dat het heel persoonlijk al meteen is, dus een van de tips op dat vlak is ook om te kijken wat je bijvoorbeeld van een uitnodiging kunt leren die je voor een huwelijk krijgt, daar heb je vaak handgeschept papier, zodat je naam met de hand [is] ingevuld, soms in schoonschrift, dan denk je zo, dat draait echt om mij, terwijl ook voor heel belangrijke zakelijke evenementen, waar ze je echt graag bij willen hebben, dan krijg je een mailtje als uitnodiging en dat ziet er op zich goed uit, maar soms staat je naam er niets eens boven, er staat een no-reply-to-adres als afzender of een info@-adres en dan heb je als genodigde niet het gevoel dat het om jou draait. Dan denk je van oh, ik ben uit een of andere spreadsheet geplukt en dan voel je...
Dat is ook zo.
Ja, dat is ook zo. En dan voel je je minder bijzonder. Maar je kan dus met hele simpele ingrepen mensen het gevoel geven dat het echt om hen draait. En nog veel beter is het als het ook echt zo is. Dus, wat er ook uit de master class naar voren komt, eigenlijk een oproep – maar je ziet die trend al - om veel kleinschaligere evenementen te gaan organiseren, om samen te komen met twintig, dertig toprelaties en daar echt iets mee te doen wat uniek is, wat heel onderscheidend is, in plaats van dat je zo twee-, drie-, vierhonderd man bij elkaar veegt en hoopt dat daar wat van terecht gaat komen.
Maar dan heb je ook de kans on mensen persoonlijk te gaan bellen om ze uit te nodigen om naar je evenement te komen.
Ja. Absoluut. En dat is ook het allermooiste als je dat voor elkaar krijgt. Dat kost heel veel tijd. Banken, die doen dat bijvoorbeeld wel goed. Van die private banks, die bellen hun klanten en zeggen van nou, we nodigen nu alleen een paar jonge ondernemers uit. Bijvoorbeeld: ik mag er tien vragen, ik dacht direct aan jou. We gaan op een zeiltripje, allemaal mensen waar je wat aan kunt hebben. Dan voel je je dus heel bijzonder, het wordt ook direct heel relevant voor je gemaakt, je denkt, he, daar ga ik wat aan hebben. En je vindt het ook meteen een beetje ongemakkelijk om te zeggen van nee, ik kan niet. Dus je krijgt hetzelfde als met dat huwelijk. Er moet wel iets heel bijzonders aan de hand zijn, wil je vervolgens nog afzeggen of wil je op het laatste moment...
Op die manier kan je ook weer je no-shows gaan verlagen.
Ja. Exact. Om die no-shows te verlagen, want je hebt eigenlijk dus twee beslismomenten. Eentje van ga ik een kruis in mijn agenda zetten, ga ik er naar toe of niet. Maar het tweede is of je in de auto stapt of in de trein stapt...
Op het moment dat je moet vertrekken...
Ja. En wat je bij die no-shows ziet, is dat een heel effectieve manier om die te dempen, is zo simpel als een gastenlijst meesturen. Dus bij de bevestiging zeg je van nou, dit zijn de mensen die allemaal komen, mensen zien hun eigen naam daarop staan en dan denken ze: Oei. [Maar los daarvan], dan blijf je niet zo maar weg. Maar los daarvan, dan kijken ze ook op die lijst en dan zien ze vaak daar namen op staan van mensen waarvan ze denken Oh dat kan wel interessant zijn om die eens te spreken. En een andere tip om die no-show tegen te gaan, is om eens een evenement, een relatie-evenement of een intern evenement juist in de ochtend te organiseren. De meeste...
Een ontbijtsessie?
Ja. De meeste evenementen duren niet de hele dag en ontbijtsessies die beginnen vaak heel vroeg. Dat is ook wel echt een aanslag. Mensen die zitten in een soort routine, dus als je ze om zeven uur ergens wil hebben, dan hebben ze geen file, maar dan hebben ze weer andere redenen om niet op die uitnodiging in te gaan. Maar waarom niet om half tien beginnen of om tien uur beginnen. In ieder geval zodanig dat mensen de avond tevoren kijken in hun agenda en zeggen oké, die ochtend begint op dat evenement, dan kan er niks meer tussenkomen. Want wat je vaak ziet, is dat de dag volstroomt met activiteiten tijdens de dag, dus...
Dan komt er altijd wel een probleem opduiken...
E - Ja. Of een offerte die nog even af moet, of nog een telefoontje of een afspraak die er tussendoor komt. Allerlei redenen om, als je niet het gevoel hebt dat het een evenement is wat je echt niet wil missen – want als je dat dus goed doet, dan gaan mensen sowieso – maar in al die andere gevallen, als ze nog twijfelen, denken van waarom had ik me ook al weer opgegeven, dan kan echt iets heel simpels, een belletje dat er tussendoor komt, van kun je nog even snel dit of dat, altijd ervoor zorgen dat mensen afbellen, of niet eens afbellen, wegblijven en de volgende dag gaan afbellen...
Nu, je had het uitnodigingstraject, maar er zijn nog die andere poten.
Ja. Ik zal ze snel noemen. Dat is het uitnodigingstraject; interactie, dus hoe kun je deelnemers een actieve rol geven, hoe kun je ze betrekken; het netwerken faciliteren, mensen komen naar evenementen in de hoop om daar ook zinvolle contacten op te doen; wat voor rol kun je daar in spelen als organisator; en het laatste onderwerp is het natraject. Dus als de laatste deelnemer, laatste gast, is vertrokken, wat kun je dan doen om nog het verschil te maken. Dan gaat het over evalueren, maar het gaat met name om media-aandacht te scoren, maar ook het effect door te laten werken. Dus wat kun je doen, bijvoorbeeld na een kick-off, om aan je collega’s te laten zien, van een project, dit is wel menens. Mensen komen vaak super-opgelaten en opgeladen eruit. Ze denken ook wow, we gaan nu echt voor die klant aan de slag, maar de volgende dag is dat een beetje weggeëbd.
En hoe pak je dat aan? Zijn daar leuke tips uitgekomen?
Ja. Jazeker. Bijvoorbeeld met een mini-documentaire. Dus als je bijvoorbeeld een brainstormsessie doet, gericht op mensen activeren, gericht op dichter op die klant staan, dan komen er heel veel ideeën uit. En dan aan het einde van zo’n sessie kun je een aantal mensen vragen om zich daaraan te committeren. Dat je zegt van nou, jullie hoeven dat niet zelf te doen, maar jullie moeten wel het initiatief dragen, jullie moeten er energie in steken, mensen erbij krijgen, met collega’s dit echt tot een actie verheffen, zorgen dat er iets mee gebeurt, dat het niet blijft bij dit idee. Nou, op het moment – er zijn altijd wel een of twee dingen die daar echt van de grond komen, die gaan gebeuren – zorg dat je dat heel nadrukkelijk onder de aandacht brengt. Dat kan dus in een verslag, maar het kan ook met het levendigste medium wat er is, wat we nu aan het doen zijn, video. Dus dat je gewoon een filmpje maakt, dat je klanten ook eventueel aan het woord laat, of medewerkers die het voor elkaar hebben gebokst, dat je het in beeld brengt. En dan zien andere mensen oh, wacht even, daar hebben we het toen over gehad. We hebben het toen ook nog over andere dingen gehad. Dit is in elk geval gelukt. En dat is een enorme extra motivatie voor andere mensen, dat ze denken ja, weet je, dat wordt echt gewaardeerd, het is niet zo dat, als je in actie komt, dat mensen zeggen ah, dat zal toch wel allemaal niks worden. Nee, voorbeelden tonen, laten zien. En dat is dus voor dat natraject intern, om extra effect erbij te halen. Maar veel evenementen die gericht zijn op relaties, daar worden bestaande klanten met prospects, mogelijke toekomstige klanten, [die worden] met elkaar gemixt. In veel gevallen is dat ook heel zinvol maar in sommige gevallen wil je misschien met een kleiner groepje vaste klanten die mensen echt de volle warmte , de volle aandacht geven, die ze verdienen. En dan is het nadeel daarvan dat je natuurlijk minder bereik hebt daardoor. Maar dan kun je via een omweg, namelijk met bijvoorbeeld vakpers, of een leuk filmpje, of hele prikkelende feiten, toch top-tiens, top-vijfs, aanbevelingen, iets wat komt uit bijvoorbeeld een diner-pensant of een brainstorming, of wat komt van een sprekersprogramma. Daarmee kun je dus meer mensen nog bereiken. Neem dan dat evenement en maak het nieuwswaardig. En bijna...
Ik ben blij dat je dat zo zegt, want wij krijgen natuurlijk dagelijks tientallen persberichten in; mooi verslag van een evenement en dat is ontzettend leuk om te zien, maar als we die allemaal zouden gaan plaatsen, dan leest er niemand nog onze website. Dus wij pikken er effectief die dingen uit die iets bijbrengen, die kennis delen, die prikkelen... dus ik ben heel blij dat je dat zegt.
Ja. En dat is ook een oproep aan organisatoren om daar dus goed over na te denken, om niet iets te zeggen van we hadden zoveel mensen bij elkaar, we hebben dit gedaan, en toen zijn we dat gaan doen, en toen ging iedereen heel vrolijk naar huis en kregen een galatasje mee – want dat is natuurlijk niet nieuwswaardig. Wat nieuwswaardig is is iets waar lezers blij van worden, waar kijkers iets mee kunnen, zoals dit gesprek. In het gesprek geef ik direct een aantal tips, als een soort voorproefje ook op de master class, want...
Ga je hem nog opnieuw organiseren?
Jazeker. Binnenkort komt die weer opnieuw. Mensen kunnen zich zo aanmelden. Het is ook gratis om mee te doen. Je kan kijken waar het is en op welk moment en direct ook inschrijven op de hetevenementdatniemandwilmissen.nl
Een heel toepasselijke naam.
Zeker. Zeker.
Misschien om af te sluiten, nog een tip over de interactie? Want dat is nog eentje die we niet hebben aangeraakt.
Ja. De belangrijkste tip op het gebied van interactie is het doen. En dat klinkt heel makkelijk. Maar toch zijn er allerlei redenen, allerlei bedenkingen, dat het niet heel veilig voelt, waardoor mensen het niet doen. Organisatoren zijn er een beetje huiverig voor of opdrachtgevers van organisatoren. Maar neem er de tijd voor in een programma, want je doet [er] de mensen een ongelofelijk plezier mee. Dat lijkt niet zo, het begin van interactie is altijd een beetje moeilijk, mensen denken, kijken...
Onwennig.
Ja, heel onwennig, maar als je een goede structuur biedt, en het onderwerp is relevant, het werkt echt ergens naartoe, dan vinden mensen het fantastisch en is het heel moeilijk om ze weer stil te krijgen. Je hebt er tijd voor nodig en het moet heel erg relevant zijn. En als je er niet uitkomt, laat je dan ondersteunen door een hele goede gespreksleider, iemand die er veel ervaring in heeft, en dan komt dat helemaal goed.
Super bedankt voor al de mooie tips.
Ja, Heel graag gedaan.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot de volgende week.
