Transcript
Werkplekken kennen steeds meer afleiding. Zeker ook in de eventsector, waar we creativiteit met harde deadlines combineren. Tim Christiaens reikt met zijn boek, Dive at work, een oplossing aan.
Dag Tim, welkom in de studio.
Dag Kevin.
Je hebt het boek geschreven: Dive at work.
Als ik het zo op de schappen zag staan, in de winkels, een heel, ja, triggerende titel.
Waarover gaat het boek precies?
Wel het boek gaat eigenlijk over duiken op het werk, zowaar.
Wat betekent dat dan: duiken op het werk? Duiken staat voor de belangrijkste activiteiten die je kan doen op een werkdag. Op een heel geconcentreerde manier. Met andere woorden: gewoon eens even een focusmoment inlassen. Dat kan één uur zijn, dat kan twee uur zijn, dat kan drie uur zijn. Maar gewoon even aandacht hebben voor je kerntaken, is vandaag de dag, ja, bijna een utopie geworden.
Hoe moet ik dat voorstellen? Iemand die met cijfers bezig is, die even een moment neemt, om echt in die cijfers te duiken en daar echt helemaal zich in onder te dompelen.
Ja, is een goed voorbeeld. Het kan even goed een eventplanner zijn, die eens goed nadenkt, hoe hij bepaalde zaken anders gaat aanpakken. Dat kan een creatief werk zijn. Het kan van alles zijn.
Punt is dat we, vandaag de dag, er heel weinig tijd voor hebben. Dat er heel weinig tijd is voor duiktijd en dat we vooral aan het surfen zijn.
Wat is dan surfen, ja?
Voilà, andere kant van het spectrum, dan.
Nee, surfen, dat staat eigenlijk voor de taken die iets minder concentratie vergen. Dan moet je denken aan: e-mailen. Dan moet je denken aan: vergaderen. Dan moet je denken aan: het snel afwerken van takenlijstjes.
Ja, eigenlijk zijn dat zaken, die de hele dag gaan beheersen. Waardoor er eigenlijk ook geen tijd is, om te gaan duiken, om gefocust te werken.
En dat is, denk ik, toch een vraag, die we met z'n allen eens moeten stellen. Kunnen we vandaag nog intellectuele arbeid verrichten op kantoor? Nu ja, wij zitten constant bij grote bedrijven en vaak is het antwoord: neen. Het is onmogelijk om vandaag nog, ja, na te denken op kantoor. Hoe gek is dit, vandaag de dag?
Is dat dan de reden waarom we ook, meer en meer werk mee naar huis nemen? En dat dan daar alsnog proberen te doen? Of gebeurt het gewoon niet meer, het nadenken?
Nee, nee, het gebeurt nog wel degelijk. Gelukkig maar.
Maar wat wij vandaag horen, is dat mensen constant in meetings zitten. Dat mensen constant bezig zijn met die mailbox. Ja, dat mensen constant bezig zijn met communicatie, dat kan ook gewoon met collega's zijn. Waardoor er geen tijd is overdag, dus, resultaat, jammer genoeg: alles wordt naar de avond geschoven. Alles wordt naar het weekend geschoven.
Maar dat kan natuurlijk ook niet de bedoeling zijn, hé.
Absoluut niet. En dat is ook een vaak gehoorde klacht, die wij horen, hé.
Ja, hoe komt het dat wij ons eigenlijke werk, onze kerntaken, niet gedaan krijgen op kantoor?
Ja, hoe komt dat?
Ja, de verklaring is net gegeven, hé.
We zijn constant bezig met ad hoc zaken. We multitasken ons te pletter, dag in, dag uit. En op het einde van de dag, vragen we ons af, van: oké, wat hebben we nu, in godsnaam, gedaan?
Resultaat: het echte werk moet dus 's avonds gebeuren. Wanneer je misschien bezig zou moeten zijn met je kinderen, of wat het ook moge wezen.
Maar wat is dan de oplossing daarvoor? Hoe kan je dat anders gaan aanpakken, zodanig dat je je weekend, toch als weekend kan gaan spenderen?
Goede vraag. En eigenlijk is de oplossing vrij eenvoudig.
Probeer gewoon tijd in te plannen, voor die belangrijkste taken. Probeer die e-mailbox af te zetten. Probeer ervoor te zorgen dat je ook op kantoor, zelfs in van die immense landschapskantoren, probeer ervoor te zorgen, dat je ook daar geconcentreerd kan werken.
Als er focus booths zijn, gebruik die focus booths. Als uw werkgever...
Focus booths, dat...
Ken je dat?
Ik kan er mij iets bij voorstellen.
Dat zijn van die aparte, meestal heel aangename, kleine hokjes. Waar je even apart kan zitten, om bepaalde taken te gaan uitvoeren. Kan eventueel ook gebruikt worden om te bellen.
Mochten die er niet zijn, want dat is ook nog een vaak gehoord verhaal, ja, maak dan gebruik van noise canceling headphones of wat dan ook.
Maar zorg ervoor dat je op z'n minst, ja, een strategie bedenkt, dat je überhaupt die kerntaken kan verrichten.
Dat is iets wat ik zelf ook al wel eens gebruik. En dan weten de collega's ook dat, als Kevin een hoofdtelefoon op heeft, dan moeten we hem met rust laten.
Dan moeten ze je met rust laten, ja. Wel, ik denk dat dat inderdaad een goed signaal is. Uiteraard geen acht uur per dag, hé. Dit kan ook niet.
Je komt daar 's ochtends mee binnen en 's avonds mee buiten.
Geen goed plan. Een alternatief zou kunnen zijn: thuiswerken, hé.
Ik zou durven stellen dat toch driekwart van onze klanten een duidelijke policy heeft over thuiswerken. Dat er duidelijk wordt afgesproken van: oké, hoeveel keer per week kan je gaan thuiswerken? Wat voor soort taken kan je thuis gaan doen? Enzoverder.
En uiteindelijk, ja, als het niet mogelijk is, als het management het niet toelaat, probeer het op z'n minst te onderbouwen en probeer eens even de kaart te trekken van discussie, van onderhandeling desnoods, van: kijk, dit is ook voor ons misschien wel nuttig.
Omdat thuiswerken daar een goede oplossing voor is.
Voor sommige mensen zeker, hé, want die hebben daar dan, bijvoorbeeld, een apart kantoor.
Je wordt niet gestoord. Je kan eens even zeggen van: oké, die e-mailbox gaat toe voor een paar uur.
Voor andere mensen totaal niet, hé. Die zeggen van: ik moet hier werken aan mijn keukentafel. Zeker niet handig, in mijn geval. Of: mijn vrouw is constant thuis. Het kan ook de man zijn, natuurlijk. Of de kinderen.
Ja, dan is het misschien toch beter, op kantoor te zitten.
Dan kan je inderdaad beter op kantoor gaan zitten, ja, klopt.
Ja, we hebben het nu over focussen. Maar ik las in je boek, dat het ook af en toe interessant is, om te ontfocussen, om net de tegenovergestelde beweging te maken.
Dat is waar. Het boek is eigenlijk een pleidooi, om effectief meer te gaan duiken en slimmer te gaan surfen. Maar het is zeker ook nuttig, om af en toe eens aan land te gaan. Om eens, inderdaad, te gaan ontfocussen. Om eens eventjes bepaalde zaken los te laten. Om los te koppelen.
En eigenlijk is dat de enige manier om effectief, ja, tot creatieve ideeën te komen. Eens even uit de waan van de dag te komen.
Wat kan dat dan zijn? Dat kan gewoon een wandeling zijn. Dat kan eens een weekje tussenuit zijn.
Bill Gates heeft van die fameuze denkweken, waar hij in één of andere villa zit, op een eiland en niemand kan hem bereiken.
Ja, dat zijn uiteraard momenten, die nuttig kunnen zijn. Om, ja, eens even los te koppelen, maar vooral ook om je brein wat rust te gunnen. Om tot nieuwe ideeën te komen.
Ja, en dat is dan gek genoeg: spontaan ontstaan dan ook de ideeën, hé.
Dat klopt, ja. Maar je moet in een zekere flow zitten, om dat te kunnen bereiken.
Vandaar het warme pleidooi, om af en toe eens te gaan ontfocussen.
Nu, je bent je verhaal begonnen met: we zitten heel de dag te e-mailen, we zitten heel de dag te vergaderen, enzoverder. Moet daar aan de bron ook niets veranderen? Want dat is
uiteindelijk een cultuur, die we ons allemaal, ja, laten leiden.
Mensen verwachten van elkaar dat, als ik een e-mail stuur, dat ik binnen de tien minuten, bij wijze van spreken, een antwoord heb.
Is het ook niet gewoon dat een stuk loslaten?
Tuurlijk.
Het is zeer moeilijk, als je in een cultuur zit, waar er effectief constant wordt gepingpongd via e-mail, om daaruit te geraken. Dus dat moet zeker aangekaart worden, op vlak van management.
De attitudes. Dus dat moet echt wel hoger in de boom, kunnen besproken worden.
Het voorbeeld van e-mail is trouwens een hele goede, hé. Mensen sturen een e-mail, verwachten binnen de tien minuten, vijftien minuten een antwoord.
En bellen anders: ik heb je net een mail gestuurd.
Voilà, inderdaad. Hatelijk vindt iedereen uiteraard en terecht.
En toch doet iedereen het.
Wat zegt u?
En toch doet iedereen het.
En toch doet iedereen het.
Ja, wij pleiten ervoor, om het eigenlijk nooit te doen. Al komt die e-mail van God zelf, doe het gewoon nooit.
Want je hebt ook geen idee, wat voor signaal je afgeeft op dat moment, hé. Het zou kunnen dat het goed weer is. Dat ik goedgezind ben. Ik kom op kantoor en ik stuur jou, Kevin, als collega een e-mail. Jij stuurt binnen de tien minuten een antwoord terug. Dan denk ik: super Kevin, fantastische collega.
Maar stel je voor: het regent als gek. Ik heb net twee uur in de file gestaan. Ik kom op kantoor en ik stuur die e-mail naar jou. En binnen de tien minuten, ja, staat die e-mail terug bij mij te wachten. Ja, dan denk ik iets helemaal anders, hé. Dan denk ik: ja, hoe kan dat nu? Heeft Kevin niets anders te doen, dan te wachten op mijn e-mails, of wat is dat eigenlijk met die gast.
Nu, wat ik ervan denk, doet misschien niet ter zake.
Maar het punt is wel, dat ik volgende keer, gelijk welk weer het is, van u, binnen de tien minuten, vijftien minuten, een antwoord verwacht.
Met andere woorden: door het niet te doen, kan je je collega's, je bazen en zowat iedereen, klanten, leveranciers, opvoeden. En zeggen van: ja, kijk, ik ben niet bereikbaar via e-mail voor dringende zaken. Als het echt dringend is, sorry, maar dan moet je me bellen. Zo simpel is het.
Ja, en daar een lijn te trekken.
Absoluut, afbakenen en opvoeden van je omgeving.
En is het dan hetzelfde verhaal met die vergaderingen? Want als je de meeting invites ziet passeren, je zou heel de dag in vergadering kunnen gaan zitten, hé.
Dat is waar.
Als je alles aanneemt.
Dat is zeker waar. Dus, er zijn veel te veel vergaderingen.
We zijn ook met veel te veel mensen, tijdens die vergadering aanwezig.
We komen allemaal te laat. Niemand is voorbereid en de helft weet, bij God, niet waarom hij daar zit. Dus, ja...
Dat is een hele mooie samenvatting, ja.
Dat is zowat de situatie, die we in België kennen en iedereen kent dat probleem. Iedereen weet dat en er gebeurt zo weinig.
Tja, in het beste geval hangt men een affiche op, aan de muur, met zeven vergaderregels. Die niemand nog nooit gezien heeft. Maar goed, eigenlijk kan dat niet, hé.
Ik pik er één uit, he. Te laat komen, bijvoorbeeld. Ik was vorige week nog met iemand aan het babbelen, kwam uit Nederland. Woonde hier nu drie maanden. En die zei van: kijk, ja, dat is ongelooflijk. Het staat hier blijkbaar heel goed, om in België, met een kop koffie, telefoon in hand, een kwartier te laat, een meeting binnen te wandelen.
Dan laat je ook zien van: kijk, ik heb het druk, ik ben hier dé man of dé vrouw.
Ja, op de duur, is het eigenlijk een gek zicht, om daar alleen te gaan zitten, om tien uur. En je geeft ook meteen een signaal af, blijkbaar in België dan toch, ja, dat ik toch niets te doen heb. Ik heb het niet druk, dus ik kan hier wel komen zitten.
Met andere woorden: het is een moeilijke, vicieuze cirkel, waar je moet uit geraken. Dus opnieuw, die vergadercultuur moet ook aangepakt worden op managementniveau. Het zijn eigenlijk de managers, die het goede voorbeeld moeten geven. Die echt moeten zeggen van: kijk, we hebben structuur nodig, tijdens die vergadering. Iedereen komt op tijd. Het doel moet duidelijk zijn. Geen voorbereiding is geen vergadering. Enzoverder, enzoverder.
Ja, want uiteindelijk, dat zijn dure momenten, hé. De helft van je personeel zit in één vergaderkot. Soms voor uren aan een stuk.
Klopt, het dikt aardig aan. En we staan veel te weinig stil, bij het vergaan rendement, denk ik. Het is, bij wijze van spreken, geld over de balk gooien. In vele gevallen toch.
Oké Tim, mensen die jouw, ja, die daar meer over willen weten, die kunnen natuurlijk jouw boek lezen.
Gewoon in de boekhandel verkrijgbaar, neem ik aan?
Uiteraard, ja, overal.
De betere boekhandel, hé, zoals we dan zeggen.
Tim, dank je wel voor je komst naar de studio.
Heel graag.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en het luisteren en alweer tot volgende week.
