Transcript
Hoe deel je informatie op een efficiënte manier? Stuur je een e-mail? Plan je een vergadering? Of organiseer je een evenement? Een vraag voor communicatiespecialist Frederik Imbo.
Dag Frederik.
Dag Kevin.
Welkom in de studio.
Dankjewel.
We gaan het vandaag hebben over informatie op een efficiënte manier delen.
Ja.
En hoe doe je dat?
Dat is een uitdaging, hé, want we gaan van meeting naar meeting en we sturen e-mails. Een totale overload aan informatie of we beginnen zelfs te roepen van, begrijp jij mij nu niet? Hoe kan dat nu? Maar eigenlijk zouden we moeten nadenken, maar waarom wil ik eigenlijk informatie delen? Wat is mijn doel precies? Als je niet weet in welke richting of welke koers dat je wil varen, dan is toch geen enkele wind gunstig? Dus je moet jezelf de vraag stellen, wat is mijn doel? Wil ik informatie delen? Wil ik iemand overtuigen? Vind ik het belangrijk om met iemand kennis te maken? Vind ik het belangrijk misschien om een probleem op te lossen? Of wil ik een brainstorm organiseren? Allemaal verschillende doelen die je kan stellen. En dus zal je jezelf voordat je informatie deelt, hetzij via mail, hetzij via meeting, ga je moeten jezelf een aantal vragen stellen. Je zal jezelf moeten voorbereiden. Want wie zich vergeet voor te bereiden, Kevin, ja, die bereid zich voor om vergeten te worden. Eerste vraag die ik mezelf zou moeten stellen, is, voor wie ga ik informatie brengen? Ken ik die persoon of ken ik hem niet? Is het de eerste keer dat we elkaar ontmoeten? Dan moeten we misschien eerst beginnen met wat vertrouwen op te bouwen. Want vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard. Kei belangrijk. Dat wil zeggen dat ik op een andere manier in interactie moet gaan treden. Ik ga jou misschien op een andere manier moeten begroeten. Tweede, ik ga moeten checken wat jouw voorkennis is. Het heeft geen zin om jou te overladen met informatie als jij nog niet eens weet binnen welk kader dat ik precies informatie kom brengen. Soms vergeten we de bigger picture, eigenlijk in beeld te brengen, zodanig dat die persoon kan volgen. Nog een belangrijke. Ben jij een krokodil of ben jij een zwaan?
Een krokodil of en zwaan?
Daar schrik je van, hé?
Ja.
Het zijn metaforen, natuurlijk. Wat is er zo speciaal aan een zwaan? Heb je enig idee? Een zwaan, er is iets heel specifiek aan een zwaan.
Ik ben niet zo thuis in de zwanen, eigenlijk.
Ja, misschien komt het dichterbij als ik ga zeggen dat het te maken heeft met echtelijke trouw.
Ze zijn heel loyaal, trouw?
Ze zijn heel loyaal. Ik weet niet of je het al gezien hebt, maar een zwaan zie je heel vaak op vijvers met twee. Eenmaal dat 2 zwanen bij elkaar zijn gekomen, dan blijven ze samen. Dit hebben wij natuurlijk gebruikt als een metafoor om aan te geven dat diegene die rond de tafel zit, is misschien wel een zwaan, dat die loyaal blijft aan jouw idee. Dat wil zeggen, hij is daar om jou te ondersteunen en jou goedkeuring te geven. Belangrijk als je weet dat er mensen rond de tafel zitten die zwaan zijn, dat je er ook naar kan verwijzen en kan zeggen, wat vind jij eigenlijk precies? Want als je met een aantal krokodillen rond de tafel zit, denk je dat zij jouw idee gaan ondersteunen?
Nee, die gaan aanvallen.
Nee, dus je moet jezelf voorbereiden. Op wat ga je antwoorden tegenover die aanvallen? Wat ga je zeggen, welke tegenargumenten ga je geven? Want zij zitten maar met één doel rond de tafel, het idee van tafel te vegen en gewoon door te doen met datgene wat ze bezig zijn. Dus belangrijk om ook daarover na te denken. Wat is überhaupt de boodschap die ik wil brengen? Einstein zei ooit, als je iets niet op een simpele manier kan uitleggen, dan heb je het eigenlijk niet goed genoeg begrepen. Dus hoe kan ik jou iets uitleggen als ik zelf teveel woorden nodig heb om jou iets duidelijk te maken? Tegenwoordig, alles moet sneller en efficiënter gaan. Wel, waarom gebruiken we dan eigenlijk niet de metafoor van een tweet? Een tweet bestaat uit hoeveel karakters?
140, zeker?
140, zoiets. Dan moet je er ook in slagen om, en dat doen we ook tijdens een training, schrijf je boodschap nu eens op in 140 tekens. Wat is dan dat essentiële waarvan jij wil dat die andere het heeft begrepen? En we gaan dan ook oefenen als je die boodschap geeft, dat je oogcontact maakt, dat je kijkt en ziet, is de andere mee. En even wacht met een stilte, ja knikt, om te zien, heeft hij het vorige stuk informatie verwerkt? En als dat het geval is dan…
Dus, eigenlijk die bevestiging?
Dan krijg je inderdaad ook die bevestiging. Mensen zien zichzelf veel te veel als postbode. Ze sturen maar gewoon een bericht, letterlijk of figuurlijk, in je postbus en ze trekken zich niks aan van hoe het bij jou is binnengekomen. Het is kei belangrijk om die interactie op te bouwen. En het is eigenlijk een grote misvatting van veel mensen. Ze zijn aan het informeren, in plaats van aan het communiceren. Wat is het verschil volgens jou tussen informatie en communicatie, Kevin?
Dat het eenrichtingsverkeer is?
Absoluut. Informatie is één richting. Ik doe mijn mondgleuf open, ik smijt maar een aantal dingen in jouw oren en trek uw plan en ik ga ervanuit dat jij helemaal hebt begrepen wat ik bedoel en ik ben al ondertussen bezig met het tweede ding dat ik jou wil delen. Terwijl communicatie is interactie, tweerichtingsverkeer. Ik ga jou bijvoorbeeld zeggen, Kevin heb jij gezien wat de planning is voor de maand maart, heb je dat gezien. Ja?
Ja.
Heb je ook gezien dat het aantal dat we daar moeten produceren 1,5 keer zo hoog is in vergelijking met de vorige maanden?
Ja.
Kan je je inbeelden dat we dus een tandje gaan moeten bijzetten?
Ja. En zo krijg je elke keer een bevestiging.
En zo krijg je een bevestiging. Want onze hersenen functioneren helemaal anders wanneer we niet actief moeten deelnemen. Al is het maar dat ik een retorische vraag stel. Onze CO2 uitstoot die zal er voor zorgen als we zo doorgaan dat we binnenkort geen aarde meer hebben. Is dat wat we willen? Onze minds, hopelijk bij de kijkers nu ook thuis, die zijn nu aan het nadenken, nee, natuurlijk wil dat niet. Dus er is op één of andere manier een betrokkenheid die zal maken, natuurlijk dat mensen veel alerter zijn om te horen wat je eigenlijk wil zeggen. Interactie, belangrijk. Nog zo eentje die belangrijk is, is concreet en specifiek zijn. Heel vaak zeggen we, ja, we gaan dat een keer bekijken hoe we dat gaan implementeren. Implementeren? Dat wil niks zeggen. We gaan dat eens bekijken wanneer dat we dat eens gaan doen.
Ja, dat is zo wollig en vaag dat het er toch niet van komt.
Het doet mij denken aan de man die thuiskomt en die zijn vrouw huilend aantreft in de keuken en die zegt van, je bent weeral zo laat thuis. Je werkt veel te veel. Je moet minder werken. De man komt ’s anderendaags thuis en is nog later dan de dag ervoor. En zijn vrouw zegt, zie je wel, je houdt nu helemaal geen rekening met mij. En die man zegt, wacht ik heb net geluisterd naar jou, ik kom net van de fitnessclub, ik heb mij ingeschreven in de fitnessclub. Je wou toch dat ik minder werk? Nee, zegt ze, dat is niet wat ik bedoel. Ik bedoel dat ik graag wil hebben dat je wat meer thuis bent. En dat komt natuurlijk, omdat we niet duidelijk zijn. Omdat we zeggen wat we niet willen, in plaats van zeggen wat we eigenlijk wel zouden willen. Dus we moeten leren om onze boodschap aan te passen. Zodanig dat die efficiënt is voor de andere. Want, want is goede communicatie anders dan er voor zorgen dat jij als ontvanger hetzelfde hebt begrepen als datgene dat ik als zender initieel heb bedoeld?
En hoe doe je dat dan nog concreet? Buiten concreet zijn?
Ja, wel, het belangrijkste is dat je de hele tijd afstemt, wie is die andere die tegenover mij zit? Wat weet die? Wat weet die niet? En welke informatie interesseert hém nu precies? What’s in for me, vraagt die andere zich af. Dus ik moet met een vorm van empathie trachten rekening te houden, met al datgene wat ik weet, wat is datgene wat jouw leven nu rijker zou kunnen maken? Wat heb jij nodig om mee aan de slag te kunnen? Dus ik moet ook inspelen op jouw behoeften natuurlijk. Als je een heel rationeel iemand bent, die feiten nodig heeft, kennis nodig heeft. Dan zal ik moeten zorgen dat ik op een zeer gestructureerde manier informatie deel. Daarentegen, ben jij bijvoorbeeld iemand die houdt van speelse elementen, creativiteit, enthousiasme, dan zal ik waarschijnlijk op een totaal andere manier informatie delen en zal ik moeten zorgen vooral dat de meeting plezant verloopt en dat ze veel positiviteit en vrolijkheid bevat. Rood is een kleur van insights, want daar heb ik het dan eigenlijk over. Rood is een voorkeur van mensen die houden van snelheid, van efficiëntie, daar moet je niet teveel social talk bij doen.
Kevin, goedemorgen, ik zou willen drie dingen aan jou vragen. Eerst zou ik willen hebben dat je mij een planning geeft van dat concrete document. Ja? OK?
Ja.
Graag tegen vandaag nog, gaat dat lukken?
Ja.
OK, kei goed. Dan wil dit nog en wil ik nog dit. Zorg ervoor dat het efficiënt verloopt.
En groen, het tegenovergestelde van rood, dat zijn de mensen die heel belangrijk dat je voldoende met hun rekening houdt. Dat je afstemt.
Waar wat meer zorg rond zit.
Ja, zorgzaam, inderdaad, empathisch, ondersteunend. Mensen die het belangrijk vinden om voldoende betrokken te worden, maar meer dan op een emotionele manier. Let op, zeker met groene mensen, als er weerstand is. Besteed er voldoende aandacht aan.
En, nu je over weerstand begint. Hoe ga je daar mee om?
Ja, mensen houden niet van weerstand, hé.
Het is gemakkelijker zonder.
Dat gebruiken ze de megafoon en zeggen ze, wil jij nu gewoon eens niet doen wat ik wil dat je doet? Moet jij nu altijd overal over klagen en zagen? Waardoor ik waarschijnlijk nog meer weerstand creëer, hé, want actie – reactie. In plaats van te doen wat ik met een vlieger doe. Heb jij ooit als kind gevliegerd?
Ja ja ja.
Wel, een vlieger hoe laat je die op.
Tegen de wind in.
Tegen de wind in, voilà. Dus, je gaat die weerstand moeten gebruiken net als een geschenk dat je alleen nog maar moet opendoen …
Om die vlieger omhoog te krijgen?
Om die vliegen omhoog te krijgen. Om te weten, ja, welke tegenargumenten heeft die persoon en op welke manier, nadat ik geluisterd heb, empathie heb gegeven, ga ik met argumenten moeten komen die die bezwaren die er zijn, zullen oplossen. We spreken veel te veel - ik ook al de hele tijd - en we luisteren veel te weinig naar de anderen. Dus, hoe raar het ook klinkt. Informatie delen op een efficiënte manier, Kevin, gaat eigenlijk eerder heel vaak over voldoende nieuwsgierig zijn en luisteren naar wat de andere te zeggen heeft rond de tafel. Want pas dan kan ik er op een goede manier op inpikken. Dan wordt het allemaal efficiënter.
OK, Frederik, dankjewel voor deze tip.
Alsjeblieft.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
