Transcript
We hadden het eerder al op Eventplanner.tv over het motiveren van tijdelijk personeel. Vandaag praat ik van Nicolaas de Smet over het belang van het juiste personeel op je evenement.
Dag Nicolas, welkom in de studio.
Dag Kevin.
We gaan het vandaag hebben over het juiste personeel op je evenement zetten. Maar hoe vind je die; de juiste mensen voor je evenement?
Het is zeer belangrijk dat je een grote poule hebt. Een database met verschillende personeelsleden. En dat die mensen goed gescreend zijn zodat je zeker weet waar je die kan plaatsen. Dat je ook de referenties en de ervaring natrekt, om zo zeker tot een succes te komen op het evenement zelf.
Maar nu, een database is één, maar dan moet je nog wel een juiste match kunnen leggen tussen een persoon en een bepaald evenement, want ik kan me voorstellen dat de verwachtingen op verschillende evenementen ook anders kunnen zijn.
Natuurlijk, het gebeurt vaak dat wij het personeel eerst laten komen bij ons, en dat we weten van wat voor soort vlees we in de kuip hebben. Om dan eigenlijk te gaan kijken van: past die persoon wel bij het evenement? En ook omdat we weten: ervaring leeft ons telkens bij. Dat hoe meer we met die mensen werken, hoe beter we weten wat die mensen kunnen en waarbij ze eigenlijk goed horen. Dat is eigenlijk van belang, dat je ook een keer gaat natrekken bij de referenties van: is die persoon capabel om dit werk te doen? Hoe is dat bij jullie gegaan? Loopt dat allemaal vlot? Dat zijn allemaal dingen die belangrijk zijn in de voorbereiding naar het evenement toe.
En dat is wel informatie die je ook gaat bijhouden in zo'n database en dat je makkelijk iemand dan kan terugvinden?
Dat kan in een simpele Excel-file, maar dat kan ook in een online database, waar wij bijvoorbeeld gebruik van maken. Dat is wel zeer interessant. Dat kan je dan allemaal bijhouden en dat is heel transparant naar collega's toe. Die kunnen ook zien van: die persoon heeft daar gewerkt en dat zijn de bevindingen. Het is ook altijd interessant om achteraf na te trekken van: "kijk, hoe heeft die persoon gewerkt? Wat vonden jullie ervan?" Dat kan zowel door een evenement- organisator gebeuren, maar ook zelf, als je een team van coördinators meestuurt, die kunnen ook gaan natrekken van: "die persoon heeft wel goed gewerkt of die persoon is toch niet zo geschikt om op dergelijke evenementen te werken."
Je zegt: "wij". Jullie hebben natuurlijk een bureau die dit soort diensten aanbiedt. Waarom zou je gebruik maken van zo'n bureau? Want zo'n lijst bijhouden, dat kan in principe iedereen.
Natuurlijk, een lijst kan iedereen bijhouden, maar wij houden ook die mensen warm. Wij organiseren ook enkele leuke zaken zoals incentives en een toffe drink. Dus wij maken echt wel een groepsgevoel, en je merkt ook wel in de resultaten op de werkvloer dat die mensen elkaar kennen, overeenkomen. Maar zo leer je ook wie niet met elkaar overeenkomt, welke profielen je zeker niet met elkaar achter de bar moet zetten, bijvoorbeeld. Dus dat is wel iets interessants...
Dat je eigenlijk al kan rekenen op een geölied team in plaats van een losse freelance...
Inderdaad, een soort van vaste poule. Je moet niet klakkeloos enkele mensen bij elkaar gaan brengen. Je hebt eigenlijk een poule waar je op kan rekenen en waarvan je zeker bent: die mensen hebben ervaring om met elkaar te werken, die weten hoe ze met elkaar moeten communiceren. En ook altijd interessant: bij dergelijke bedrijven zijn er soms coördinatoren aanwezig die ook de teamleiding kennen. En is er dan eens een voorval, gebeurt er eens iets slechts, dan kan de evenementorganisator naar de coördinator gaan, daar zeggen van: "kijk, die persoon die doet het niet goed". En het komt soms beter over dat de coördinator dat gaat overbrengen. Die weet ook soms...
Die kent de mensen al.
Ja, die kent de mensen. Dat is het interessante aan het verhaal eigenlijk.
En in één van de vorige afleveringen hadden we het al over het motiveren van tijdelijk personeel. In dit geval wordt dat alweer een stukje makkelijker omdat je een permanente relatie met die mensen hebt.
Natuurlijk, die mensen werken vaak voor ons. En dan is het ook makkelijk om vaak iets te organiseren samen om het groepsgevoel te verbeteren.
Ja, je vertelde net al over die screening. Maar ook een stuk opleiding zit er dan bij.
Ja, klopt.
Gaan jullie dat ook zelf voorzien?
Wij hebben al opleidingen georganiseerd. Wij hebben dat gedaan bijvoorbeeld in de regio Brugge, omdat we daar zeer actief zijn. En dan doen wij een opleiding op een middag. Dan nodigen we wat mensen uit. Er waren toen een twintigtal aanwezigen. En dan gaan we eigenlijk de basis uitleggen. Hoe loop je met 3 borden? Hoe schenk je in? Hoe tap je een pint? Noem maar op.
Maar ik vind dat wel heel belangrijk, want heel vaak komen mensen op een evenement terecht, zonder die basisvaardigheden.
Tuurlijk, en dat is waar het soms fout loopt. Evenementorganisatoren hebben soms weinig geduld, want het moet allemaal in orde zijn. En als het daar dan al niet goed zit, dan is de indruk al slecht, en dan resulteert dat soms in slechte resultaten. En dat is natuurlijk het voordeel, als de mensen dat kennen, dan loopt dat meestal wel vlot.
Je hebt het al een paar keer gehad over coördinatoren. Hoe belangrijk zijn die in zo'n verhaal? Want als eventplanner wil je natuurlijk ook wel op de kosten letten. En zo iemand... Dat is makkelijk om te schrappen, op die bon.
Natuurlijk, het is vaak iets dat ook duurder is dan andere personeelsleden. Maar toch is het zeer belangrijk om zo iemand aanwezig te hebben. Want die bereidt ook alles voor, die heeft een draaiboek bij, die zorgt dat de mensen inchecken, die zorgt dat de mensen uitchecken... En de eventorganisator kan eigenlijk heel gerust bezig zijn met andere zaken, zonder dat hij zich moet druk maken om het personeel. Die kan zich ook veel meer bezighouden met de gasten aanwezig op het evenement. Die kan eigenlijk een betere gastheer zijn, en ik denk dat dat toch belangrijk is als evenementorganisator.
Zie je dat vaak op evenementen? Dat een organisator nog teveel met het evenement... Allez, de opdrachtgever dan in dit geval, hè? Want als we het over bureaus hebben is dat een ander verhaal. Maar dat een opdrachtgever te veel met zijn evenement zelf bezig is?
Het gebeurt toch te vaak dat een opdrachtgever op de achtergrond blijft. En veel mensen komen juist speciaal voor die opdrachtgever, omdat ze hem het succes wensen met het evenement. En dat is dan uiteraard wel jammer als die persoon niet beschikbaar is.
In het voorbereidende gesprek zei je al: "kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit". Wat bedoel je daar precies mee? Heel veel evenementen gaan veel te veel personeel voorzien. Maar dat is iets dat veel organisatoren dan weer wél graag gaan horen, hè? Dat is besparen; minder personeel.
Ja, dat klopt. En je kan dat eigenlijk ook gaan doen doordat die mensen perfect op elkaar afgestemd zijn. En als er een coördinator bij is, dan kan hij die mensen goed aansturen. Het is de bedoeling dat de mensen bij wijze van spreken hun hemd kunnen uitwringen, op het einde van het evenement, in plaats van dat ze daar gewoon stilgestaan hebben. Dat is ook niet fijn. Dan gaat de tijd ook niet voorbij.
Maar hoe ga je dan het aantal personen inschatten voor een evenement?
Wat de ervaring uitwijst, zien we wel wat bepaalde mensen aankunnen.
Maar echt individueel, op de persoon, gaan jullie kijken van: "als die en die staan, hebben we een man minder nodig, dan wanneer er anderen zijn?"
We horen dat ook soms van eventorganisatoren, dat die zeggen: "die werkt voor twee". Dan weet je ook al van: "kijk, dat is iemand waar we iemand op kunnen besparen". Je merkt wel dat er mensen zijn die heel veel aankunnen, want het is ook heel druk en iedereen kan er goed mee om. En het is wel belangrijk dat je die mensen weet in te schakelen.
Maar eigenlijk komt het er dan op neer, zoals je in het begin al zei: "je mensen kennen".
Exact, dat is het belangrijkste van heel het verhaal; dat je de mensen goed kent. En dat je dat contact ook onderhoudt.
Nicolas, dank je wel voor je komst naar de studio.
Dank je wel.
En u, beste kijker: bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!
