Transcript
Hooggeachte kijker, vandaag halen we het thema van protocol en etiquette van onder het stof. Klinkt heel oudbollig, maar weet jij hoe je de koning of koningin op je event moet ontvangen? Jean Paul Wijers van het protocolbureau vertelt je er alles over. Hij verklapt bovendien wat we van de monarchie kunnen leren voor evenementen in de 21ste eeuw.
Dag Jean Paul, welkom in onze studio.
Dank u wel, dag Kevin.
Etiquette, protocol, dan denk ik meteen oubollig, niet meer van deze tijd, maar klopt dat?
Nou volgens mij natuurlijk niet anders zou ik hier niet zitten maar ik begrijp wat je bedoelt. Er zijn veel mensen die er zo over denken en ik denk dat dat een groot misverstand is.
Ja want ik denk meteen aan de monarchie, koningshuizen enzoverder, maar wat betekent protocol en etiquette of is daar zelfs een verschil tussen? Maar wat betekent dat vandaag?
Er is een groot verschil tussen protocol en etiquette misschien moet ik dat in het begin bij aanvang even uitleggen. Etiquette is meer het gedrag tussen mensen onderling en protocol is eigenlijk meer hoe de ontmoeting tussen hoge functionarissen wordt georganiseerd. Dus vandaar dat het protocol dichter bij eventmanagement zit en etiquette eigenlijk niet.
Maar wat betekent dat dan vandaag in de 21ste eeuw, protocol?
De monarchie in Europa bijvoorbeeld die organiseren nog steeds veel bijeenkomsten en veel mensen denken dat staatsbezoeken een ontmoeting is tussen twee staatshoofden maar in feite wordt er op allerlei niveau's worden er contacten gelegd. Nou vroeger waren zij de enige organisaties die ontmoetingen organiseren maar tegenwoordig zie je dat ieder bedrijf een relatie-evenementen organiseert.
Ja, netwerkborrels enzoverder.
Nou precies, en het protocol geeft heel veel tools om ervoor te zorgen dat de mensen met elkaar op allerlei niveau’s ook daadwerkelijk ontmoeten je efficiency van je relatie enorm kan vergroten met de tools van het protocol en daar ligt volgens mij de toekomst van het vak.
Wat ik bijvoorbeeld zelf vaak zie op een netwerkevent, je begint dan een gesprek met iemand, dat is heel boeiend maar je blijft daar dan vaak langer dan jezelf of die andere persoon wil aan vast kleven waardoor je heel veel andere mensen weer niet ontmoet hebt en als je naar het koningshuis dan loopt dat weer allemaal heel georkestreerd en zij spreken iedereen. Kunnen we daar iets uit leren?
Ja maar er zijn twee belangrijke aspecten te onderscheiden. Je hebt diegenen die het evenement organiseren en je hebt diegenen die als gastheer optreden en bij de monarchie heb je te maken met de familie, de koninklijke familie, die hebben na al die jaren natuurlijk veel ervaring in het gastheerschap. Dat is bij een bedrijf hetzelfde. Als je te maken hebt met accountmanagers of directieleden die het vaak doen dan zijn ze heel goed in het onderhouden van gesprekken en inderdaad niet de hele avond bij één persoon maar zoveel mogelijk mensen op één avond te leren spreken. Aan de andere kant heb je de mensen die het evenement moeten organiseren. Mijn ervaring is dat in Nederland de overheid wel protocol gebruikt maar dat de meeste eventsorganisatoren in het bedrijfsleven eigenlijk protocol beschouwen als iets wat van de vorige eeuw is, ouderwets en het nut daarvan niet helemaal begrijpen.
En wat is het nut dan voor hen?
Nou bijvoorbeeld het protocol heeft een doel om er voor te zorgen dat je op een afscheidsreceptie niet lang in een rij hoeft te staan of dat je niet twee drie mensen ontmoet die je al kent maar dat je tien-vijftien mensen ontmoet je nog nooit hebt gesproken.
Maar dat interesseert me dan wel. Hoe doe je dat dan praktisch? Wat moet je dan doen om net die vijftien mensen gesproken te hebben en niet die drie?
Nou daar zit een bepaalde structuur aan zo’n bijeenkomst dus je moet dat wel op een bepaalde manier vormgeven. Het gevaar van die structuur is dat het té georganiseerd overkomt en daardoor wordt het dan vaak te formeel. Dus de kwaliteit bepaalt daarmee wel een groot deel het succes van die bijeenkomst. Als het allemaal op de gasten te georganiseerd overkomt dan heeft het weinig effect maar bijvoorbeeld wat wij vaak doen bij bijeenkomsten is dat we hosts inzetten die noemen wij 'ushers' en dat die ushers gasten bij het binnenkomst naar één van de directieleden of accountmanagers toebrengen en dus je krijgt bij aanvang tien-vijftien gasten naar je toegebracht. En de ervaring leert dat als dat bij het begin gedaan wordt dan is de rest van de bijeenkomst heel makkelijk om die tien-vijftien mensen te spreken tijdens het lopen van zaal A naar zaal B of tijdens het zitten of aan het diner of de receptie.
Dat zijn toch heel praktische dingen die je eigenlijk kan meenemen in een evenement in deze eeuw.
Ja
Nu wanneer gaat het belletje bij de meeste organisatoren wel rinkelen op een moment dat ze dan wel de uitnodiging of de aankondiging krijgen dat iemand van de koninklijke familie op bezoek komt, dan denkt iedereen wel 'oei ja protocol' en waar moet ik nu op letten. Maar waar moet je nu op letten als de koningin of de koning op bezoek komt?
Ja dan heb je het dus over het klassieke protocol, we hadden het net meer over het moderne protocol. Bij het klassieke protocol is het zo dat naar mijn idee is dat vormgeven voornamelijk omdat er natuurlijk een tijdsgebrek is. Dus de Europese koninklijke families willen zo veel mogelijk op een dag doen. Dus zij hebben een bepaalde format neergelegd op zo’n bijeenkomst om ervoor te zorgen dat in die uur anderhalf twee uur dat ze aanwezig zijn ook echt iedereen ontmoet die ze moeten ontmoeten. Dus dat je niet zomaar toevallig bij binnenkomst pas na een half uur de gastheer tegenkomt maar dat je zodra de deur binnenstap de gastheer bij de deur staat en ze daar gelijk spreekt zeg maar.
Ja de koning of koningin komt ook altijd als laatste binnen?
Ja dat is een mooi voorbeeld van protocol. Inderdaad, de leden van de koninklijke familie die komen als laatste binnen en in Nederland is het zo dat als zij uit de auto stappen daar de burgemeester en de commissaris van de koningin staat of de gouverneur en dan lopen zij naar binnen en dan aan de ingang van het gebouw staat de gastheer. En dan loopt de gastheer met het lid van de koninklijke familie naar de zaal en daar zit dan al iedereen en dan gaan zij zitten en als zij zitten begint het.
Maar op zo'n moment heb je echt wel een expert zoals jij nodig om het dan mee in goede banen te leiden neem ik aan.
Ja, natuurlijk.
Nee maar ik kan me voorstellen dat als je daar niet dagdagelijks mee bezig bent en je moet als organisator dat allemaal gaan opvangen dat je daar toch wel iemand specifiek voor nodig hebt die dat net allemaal mee in de gaten houdt.
Nou ik moet zeggen er zijn bij gemeentes en provincies en overheidsinstellingen heel veel mensen die veel van protocol weten maar het probleem zit niet vaak alleen in een gebrek aan kennis het is ook een enorm piekmoment want het moment dat een lid van het koninklijk huis op de stoep staat en door de deur loopt moet je in de zaal zorgen dat je iedereen wel op de juiste plek hebt neergezet en dat je precies voldoende lege plekken overhoudt voor het gezelschap dat nog binnen moet komen. Dus je hebt op meerdere plekken goede mensen nodig om ervoor te zorgen dat dat goed gaat en dat gebeurt allemaal in vijf of tien minuten. Dus het is een enorme piek vaak.
Je vertelde net er is een verschil tussen klassiek en modern protocol, dat is iets waarvan ik zelf al helemaal niet bewust van was. Ik had je daar onderbroken toen we over het modern protocol bezig waren. Je was een aantal tools aan het uitleggen waarmee je inderdaad ook op een modern evenement meerdere contacten kan leggen maar zijn er zo nog dingen die we kunnen leren uit het moderne protocol dan voor evenementen?
Ja, ik denk sterker nog dat ons vak een enorm belangrijke toekomst heeft en dat is zich enorm aan het ontwikkelen de economische recessie is eigenlijk enorm belangrijk voor ons vak want we moeten nu met minder geld meer doen.
Je zou net zeggen 'dan schrappen we het protocol gewoon'.
Ja, nou ze schrappen heel veel evenementen, dat klopt, maar dan hebben ze het vaak over het meer oude protocol denk ik. Nee iedereen wil zijn netwerk onderhouden en het hebben van een goed netwerk is belangrijk en wordt volgens mij steeds belangrijker en met minder geld wil je dat effectief onderhouden. Nou daar is protocol eigenlijk heel belangrijk voor. Dus je protocolofficer zorgt ervoor dat je accountmanagers om is wat te noemen niet met elkaar staan te boemelen maar dat ze die tien-vijftien mensen spreken want als ze die tien-vijftien mensen hebben gesproken kan er nog wel is heel veel resultaat uit voortkomen. En daar ligt net een enorme toekomst. Vroeger merkte ik op bijeenkomsten dat men dat niet zo heel erg belangrijk vond en sinds twee-drie jaar is dat in één keer geen bijzaak meer maar is dat hoofdzaak geworden.
Maar ga je dat dan ook echt voorbereiden in de zin van ga je die mensen een opleiding geven want ik kan me voorstellen zo’n accountmanager die komt op dat evenement aan, krijgt daar een ineens vijftien man naar zich toegestuurd.
Ja, dus je voegt wel een enorm stuk toe aan je evenementenorganisatie wat gericht is op dat relationele aspect van protocol. Dus de accountmanager die moet worden geselecteerd op bepaalde vaardigheden of worden getraind of ten minste goed worden gebrieft over zijn taak. Dat is natuurlijk heel erg belangrijk. Maar bijvoorbeeld een gastenlijst moet natuurlijk van tevoren goed bekeken worden. Nodig je alleen maar bestaande klanten uit of ook potentiële klanten? En als de mensen zich hebben aangemeld, wie gaat dan naar welke accountmanager? Daar moet natuurlijk een indeling voor worden gemaakt. Dat moet bij de registratiebalie natuurlijk soepel en snel gaan zodat je daar geen oponthoud hebt omdat dit eraan toegevoegd wordt, maar daar zit wel een voorbereidingsaspect aan vast ja.
Maar eigenlijk is dit de hele essentie van een evenement ook dat je die contacten kan maken want je krijgt heel vaak de indruk dat organisatoren zich gaan bezig houden met hoe mooi het er allemaal uitziet, hoe lekker dat de hapjes zijn en hoe goed het entertainment is, maar uiteindelijk organiseer je toch dat evenement om die contacten te leggen.
Ja, dat hoor ik natuurlijk heel graag dat mensen dat zeggen. Nee, ja helemaal mee eens ik denk dat tot voor kort 500 mensen in één ruimte met eten en drinken dat is relatiemanagement maar dat is natuurlijk helemaal niet zo, dan begint het nog en moet men elkaar wel ontmoeten. Als het een heel groot evenement is met heel veel mensen in één ruimte dan ontmoet je elkaar nog niet dus dat moet je op een goedkope, makkelijke manier schaal verkleinen dus kleine bijeenkomsten en als je dat niet doet dan is dat moderne protocol eigenlijk een hele goede oplossing en naar mijn gevoel zeker bij relatiebijeenkomsten is dit geen bijzaak maar is dat inderdaad hoofdzaak.
Ik ben in ieder geval getriggerd om hier iets mee te gaan doen en ik wil je heel graag bedanken voor je komst naar de studio. En u beste kijker bedankt voor het kijken en tot volgende week.
