6 redenen om open te zijn over je budget

Transcript

Als we een evenement organiseren houden de meeste opdrachtgevers hun budget angstvallig geheim. Je zou er de prijs maar eens de hoogte in kunnen jagen. Ronald Heikens geeft 6 redenen om wel open te zijn over je budget.

Dag Ronald, welkom in onze studio.  

Ja, dank je wel voor de uitnodiging. 

Jij werkt voor een communicatiebureau en vanuit jouw rol had je een hele leuke blogpost geschreven: 6 redenen waarom je open zou moeten zijn over je budget. Ik las dat en ik denk van: dat is perfect toepasbaar in onze sector, in de evenementensector. Want één van de grote uitdagingen die bureaus daar hebben is dat ze niet heel veel duidelijkheid krijgen van een klant over hun budget. Hoe komt dat eigenlijk? Waarom zijn mensen zo angstvallig over hun budget?  

Nou, ik kan het me enigszins voorstellen dat het natuurlijk eng is om je financiële kaarten open op tafel te leggen. Dat je misschien denkt dat je de onderhandelingsruimte meteen weggeeft aan het begin. Dus dat mensen daar wat voorzichtiger in zijn. Of dat je misschien helemaal niet eens weet wat een prijs zal zijn voor een product of dienst die je vraagt. Dus dat mensen daardoor voorzichtig zijn en het een beetje open laten eigenlijk. Terwijl ik toch denk: geef het nou wel mee, zeker als je het weet. Dat maakt het voor de leverancier veel makkelijker, maar uiteindelijk ook voor de opdrachtgever. Dat betaalt zichzelf wel weer terug. 

In welke zin? Want op zich leveranciers het leven makkelijk maken is niet echt een doelstelling. 

Nee, dat snap ik. Het begint sowieso... Stel: als opdrachtgever heb je een probleem, dan kan ik me voorstellen dat je dan meerdere leveranciers wilt uitnodigen om een voorstel te doen. En op het moment dat je dan geen budget meegeeft is het dan voor een leverancier waanzinnig moeilijk om de juiste keuzes te maken en om de juiste opties te benoemen, die uiteindelijk de oplossing van het probleem zijn. Sterker nog, en dat merk ik zelf ook: je laat vaak gokken wat het beschikbare budget is. En daar ga je dan uiteindelijk de opties in zoeken. 

Omdat je eigenlijk gaandeweg werkende aan de oplossing al een aantal elementaire keuzes moet maken die daar invloed op hebben? 

Precies, dat is het. En het geldt niet alleen voor mezelf als leverancier, maar ik zie dat concurrenten dat ook doen. Je moet ergens een keuze gaan maken en het budget is zo belangrijk daarbij, om linksaf of rechtsaf te gaan... Ja, dat heb je gewoon nodig. En zonder dat ga je gokken en dan is het voor de opdrachtgever volgens mij ook heel lastig, want dan krijg je uiteindelijk verschillende oplossingen die heel verschillend in prijs misschien zijn. Dat lijkt heel fijn, maar uiteindelijk gaat het er volgens mij om dat je de beste prijs/kwaliteitsverhouding krijgt en de meest goedkope prijs hoeft niet te betekenen... 

Dat je uiteindelijk 3 offertes misschien hebt die gewoon totaal niet vergelijkbaar zijn omdat het iets heel anders is? 

Precies, en dan ga je appels met peren vergelijken terwijl je gewoon juist wil zien: oké, wat is de prijs/kwaliteitsverhouding die het beste is? En daar wil je volgens mij uiteindelijk zaken doen als opdrachtgever. 

Maar betekent dat dat je op die manier ook meer uit je budget kunt halen? 

Ik denk het wel. Want ik denk dat het een misvatting is dat bureaus of leveranciers altijd maar het maximale budget eruit willen halen. 

Ja, want voor uw marge is het natuurlijk ook mooi, hè? Hoe meer omzet, hoe meer marge... 

Dat snap ik. Maar ik zit zelf meer in de creatieve branche en daar geldt ook wel dat je als bureau je wilt profileren en mooie dingen wilt maken. Dus natuurlijk is het zo: hoe groter het budget, des te mooiere oplossingen kun je maken, des te mooiere diensten kun je leveren. Maar ik denk zeker dat heel veel bureaus misschien zelfs wel willen investeren om uiteindelijk net dat extra beetje te kunnen geven om zich ook te onderscheiden van concurrenten. Dus dat die daar zelf in willen investeren. En zonder dat je enige richting van budget hebt, kan je dat als bureau helemaal niet doen. Dus wat ik net al zei: dan ga je gokken wat de klant ongeveer kan betalen. Soms ken je die klant helemaal niet, dus weet je ook niet wat de budgetten zijn waar je over praat. Het kan zelfs best zijn dat je sowieso geen zaken kan doen, want de budgetten die je standaard nodig hebt kan de klant misschien niet eens leveren of andersom. 

Ja, dat je misschien als leverancier zegt: "voor dat marktsegment zijn er gewoon andere leveranciers".  

Ja precies, dat is zonde van de tijd. Zowel als leverancier, omdat je daar toch best veel tijd in stopt, om een goede offerte te maken, maar als opdrachtgever uiteindelijk ook. Je hebt toch al die gesprekken die je met leveranciers hebt, terwijl er misschien op voorhand een aantal afvallen die helemaal niet passen bij de schaalgrootte die je hebt als bedrijf. 

We raken het al een paar keer aan: het gaat dan ook wel over het vertrouwen van je bureau, hè?  

Ja, en dat is zeker als je elkaar nog niet kent lastig. Dat snap ik ook hoor. Maar dan nog denk ik: als je meerdere leveranciers uitnodigt, dan meerdere offertes naast elkaar hebt liggen en dan juist het budget wel geeft, dan kan je dat gewoon goed vergelijken. En dat vertrouwen spreekt ook wel uit: gaat dat ene bureau voor het maximale budget of heeft hij net de slimme oplossing voor jou, waarmee je echt geholpen bent? Daar heeft het mee te maken. En natuurlijk heb je uiteindelijk ook face-to-face gesprekken, neem ik aan. Zeker als het om grotere complexere projecten gaat. Ja, daar moet dat vertrouwen uit blijken. Maar om op voorhand te zeggen van: "nee, ik geef geen budgetindicatie". Dat is volgens mij niet de juiste weg. 

Ja, want het moet misschien nog niet gewoon het bedrag op de kop zijn maar een prijsvork van dit heb ik ongeveer tot mijn beschikking. 

Precies, het is niet decimalen achter de punt/komma. Het is veel meer een richting. Vergelijkbaar met wanneer je zelf een auto gaat kopen Dan kan je zeggen: ik wil een auto met een stuur en vier wielen, en het liefst rood. Ja, dat kan een tweedehands Fiat zijn voor 500 euro of een Ferrari die mooi rood is voor 500.000 euro. 

Maar daar heb je vaak dat je je budget al min of meer kenbaar maakt, afhankelijk van naar welke leverancier je stapt. Als ik een Porsche-garage binnenstap, mag die verkoper ervan uitgaan dat mijn budget iets groter is dan die kleine Fiat bijvoorbeeld. 

Dat is hypothetisch natuurlijk dat een autoleverancier die kleine en die grote optie heeft. Maar we zien ook heel vaak dat opdrachtgevers -zeker als het om een website gaat, wat je niet al te vaak laat maken- ook geen idee hebben bij wat voor leverancier ze moeten zijn. Dus dan komen er misschien wat kleinere klanten met kleinere budgetten bij een bepaalde leverancier met een bepaalde vraag. Maar dat matcht voor geen meter, dat past helemaal niet bij elkaar. 

Maar is het dan niet moeilijk als bureau om op zo'n moment te zeggen: "beste klant, we hebben voor jou geen oplossing. Ga die kant op".  

Nou, dat is helemaal niet moeilijk. Sterker, dat is ook wel fijn. Als je in het begin ook weet: hier gaan we niet uitkomen. Dat is gewoon zonde van je tijd; zowel als leverancier, waar je vaak dingen moet onderzoeken. Vooral technische oplossingen, dus daar gaat best wel veel tijd in zitten nog voor het project, om dingen uit te zoeken. Om te kijken of je elkaar kunt vinden daarin. En als je op voorhand al voelt: dit gaat hem niet worden, de klant kan beter naar een zolderkamer development team... Dat kan ook, hè? Niet lullig bedoeld. Ja, maar dat kan ook. Dat kan best een goede oplossing zijn, als je een heel ander budget hebt is dat een prima oplossing.. 

Maar verwacht dan misschien ook niet hetzelfde als...  

Ja, dat is het. Uiteraard. Dat is ook weer dat appels met peren vergelijken. Dus het is gewoon wel goed om dezelfde soort leveranciers te hebben die gewoon goed passen bij het probleem wat je hebt. En ook het budget en de planning en de manier waarop je zelf een project wil aanvliegen.

Ronald, super bedankt voor je komst naar de studio.  

Ja, graag gedaan. 

En u, beste kijker; bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!