Transcript
Vergaderen als goudmijn. Dat is de titel van het nieuwe boek van Bart Kessels. Een titel die mijn nieuwsgierigheid alvast prikkelt.
Dag Bart, welkom in de studio.
Dank je wel.
Jij hebt het boek geschreven; Vergaderen als goudmijn. Waarom is een vergadering een goudmijn?
Een vergadering is een goudmijn omdat in een vergadering ongelofelijk veel creativiteit, kennis en ervaring zit. En als je die weet te benutten, als je dat op de goede manier weet aan te raken, dan gaat het goud bij wijze van spreken voor je stromen. Dan heb je een rijke ader te pakken waar je de hele wereld mee aankan. Maar je moet wel de goede dingen doen.
Ik wou net zeggen: de goede manier. En wat is dat dan?
Die begint ermee dat je heel duidelijk weet wat je uit een vergadering wil halen. Het doel is echt gewoon leidend; als je dat niet hebt, gaan alle dingen daarna mis. Als je het doel weet kun je ook gaan nadenken over: "wat heb ik nodig om het doel te bereiken." En je kan gaan denken aan: welke mensen zouden nou mij het beste kunnen helpen om het juiste doel te bereiken. Die drie dingen heb je eigenlijk nodig om tot een goede vergadering te komen.
Heb je daar eens een heel concreet voorbeeld van, misschien vanuit jouw eigen ervaring?
Ja, ik vergader alleen maar met doelen, anders dan lukt dat niet. Maar stel je voor -dat heb ik zelf al regelmatig meegemaakt... Je moet zeggen van: "wat gaan we het komende jaar allemaal doen?" Dan zeg je op een gegeven moment: "we maken een plan voor 2015. En dat moeten we een keer bespreken met zijn allen". Dan zeggen we van: "nou, wat willen we bespreken?" Dat doen we eigenlijk in twee keer. De eerste keer hebben we vooral ideeën nodig. Dus wat voor ideeën kunnen we allemaal verzinnen om in 2015 uit te gaan voeren? Dan laat je dat even bezinken. Dan denk je na van: "welke van die ideeën zijn ook daadwerkelijk haalbaar". En dan vervolgens ga je het zo maken dat je van die ideeën een plan gaat maken en om een plan te maken moet je ook een besluit kunnen nemen. Dan ga je je vergadering zo inrichten dat je daadwerkelijk een besluit kan nemen en dan is het echt van belang dat iedereen die bij zo'n vergadering zit weet: "welke risico's hebben we precies? Welke middelen hebben we eigenlijk? Welke belangen hebben we eigenlijk allemaal?" Als je die allemaal in beeld brengt, heb je de mogelijkheid om een besluit te nemen.
Je zegt 'je'. Wie is 'je' in dit geval? Is dat de vergadervoorzitter?
De vergadervoorzitter wordt heel belangrijk gemaakt. Dat mag best wel wat minder. Ik begin eigenlijk altijd bij de organisator: iemand die wil iets en die is bijvoorbeeld er verantwoordelijk voor om zo'n plan te maken. Die gaat vervolgens kijken: "wat wil ik bereiken, hoe kom ik daar het beste en wie heb ik daarvoor nodig?" En je kan dan vervolgens gaan nadenken over wie nou de beste voorzitter is om dit dadelijk in de vergadering voor te zitten.
Want is dat niet altijd de organisator?
Dat hoeft niet nee. Het mag wel, maar het hoeft niet. Door te zeggen: "dit is het doel dat we hebben, wat we gaan bespreken. Laten we dan eens met zijn allen kijken of we onze talenten in kunnen zetten om een bijdrage te leveren", wordt het veel meer een soort 'wij'-verhaal dan dat één iemand een plan verzint dat hij moet gaan verdedigen ten opzichte van zijn omgeving; van de andere mensen die in de vergadering zitten. En ik probeer in mijn boek ook wel aan te geven dat vergaderen vaak opgaat volgens dat we denken dat we weten hoe het moet. Maar bij elk stapje dat je kan verzinnen kan je wel twee, drie of vier alternatieven voor verzinnen.
Hoezo?
Om een voorbeeld te noemen; het verhaal van de voorzitter is zo'n voorbeeld: je ziet heel vaak dat managers ook de voorzitters zijn. Het is de vraag of dat nou werkelijk moet. Een andere manier is dat je altijd op dezelfde manier vergadert, zo van: "dit is het onderwerp. Wat vind jij ervan?" En dan gaat iemand anders erop reageren en dan ontstaat een discussie.
Ja, en vaak zijn het ook dezelfde personen die dan altijd aan het woord zijn.
Nou, dan zeg je van: "voordat we een mening uitoefenen stellen we eerst de vraag: "hoe zou je een probleem op kunnen lossen?" Dat je het niet persoonlijk maakt, maar dat iedereen meer dan één oplossing aan kan dragen. Of dat je zegt van: "nou, laten we eerst eens even een minuut nadenken en de ideeën die we hebben opschrijven". Voordat we ze gaan spuien. Als je dan die ideeën naar voren brengt, dan zal je zien dat het niet meer iets persoonlijks wordt. Dus dat je kan zeggen van: "nou, ik breng nou idee A, B en C in". En even later denk je van: "maar wacht even, ik hoor jou nu ook wat zeggen. Nu heb ik een nieuw idee". Of: "ik vind het helemaal niet erg als het idee F wordt. Dat maakt mij allemaal niet zo heel veel uit". Een beetje afstand nemen van wat je zegt. Dus dat je de mogelijk hebt om je mening ten opzichte van iets weer bij te draaien. Dat maakt dat op het moment dat mensen hun mening verkondigen en ze worden aangevallen, dan gaan ze het verdedigen. Ik weet niet of je ooit een discussie hebt meegemaakt waarbij je de ander daadwerkelijk van standpunt veranderde.
Als het een echte ja/nee-discussie is, ja moeilijk...
Ja moeilijk ja. Dan wordt er nog wel ooit eens naar een compromis gezocht.
Ja, daar zijn we in België goed in, hè?!
Ja, in Nederland ook hoor. Maar als je in de overtuigingsstand gaat komen, dan loopt het in feite vast en dan weet je eigenlijk: er komt misschien dadelijk een winnaar en dat betekent ook dat je een verliezer hebt. En je weet eigenlijk ook dat het nooit de allerbeste oplossing of het beste besluit of het beste idee zal zijn. Je merkt dat je niet alles hebt verkend van wat er mogelijk is.
Zijn er zo nog van die concrete dingen?
Nou, één van de dingen wat ik ook bij vergaderen vind... We moeten ook wel gaan nadenken van: "waarom doen we het nou eigenlijk?" Er wordt heel veel vergaderd vanuit een soort gewoonte: "we komen elke maandagochtend bij elkaar, dus gaan we vergaderen" Ik denk dat er eigenlijk 4 redenen zijn waarom je kan vergaderen. Dat is: ik wil ideeën genereren, ik wil besluiten nemen, En dan zijn er twee anderen en die zijn al minder relevant: ik wil graag informatie overdragen of ik wil werk verdelen. Andere redenen om te vergaderen zijn er eigenlijk niet. Als je die eerste twee neemt; het ideeën genereren en het besluiten nemen, dan kan je heel erg goed gebruik maken van die kennis, ervaring en creativiteit die in de groep zit. Richt dan ook je vergadering zo in dat je die ideeën en die belangen allemaal boven tafel krijgt. Maar als het gaat om informatie overdragen; waarschijnlijk is een e-mail veel sneller, of een videoboodschap of een opname zoals dit.
Dan toch soms een e-mail? Want vaak wordt er gezegd: "je moet niet mailen, je moet met de mensen gaan spreken".
Dat klopt ook, maar er bestaat een soort misverstand dat als je iets vertelt in een vergadering, dat iedereen het dan weet. Dat is hetzelfde dat als je een e-mail stuurt, dat is ook een misverstand dat iedereen het dan weet. Maar het voordeel van een e-mail is al wel dat iets bewaard blijft en dat het zwart op wit staat. En je kan altijd zeggen van: "ja, ik heb het niet gelezen", of: "kijk nog eens even daar. Dan weet je wat we toen verteld hebben". Maar je kan het natuurlijk ook doen door op je telefoon een boodschap in te spreken en die te mailen of met een cameraatje erbij... Of dat je zegt: als het gaat om informatie overbrengen, ik heb iets heel belangrijks; ik neem de koffiebreak. En ik vertel eventjes in vijf minuten wat. Ik ga daar niet iedereen voor bij elkaar roepen. Maar er zijn ook wel momenten waarop je denkt van: "ik vind het ook wel leuk om een reactie te horen". Op dat moment is het wel een reden om mensen bij elkaar te brengen en om er toch een vergadering van te maken.
Oké Bart, waar kunnen we je boek kopen? Gewoon in de boekhandel?
Je kan het boek vooral vinden via de internetboekwinkels. Dat zijn managementboek.nl, bol.com en rechtstreeks bij de uitgever. Dat is bbpublishers.nl. En als je dan /goudmijn maakt dan kom je al rechtstreeks bij het boek uit.
Oké, bedankt voor dit interview.
Oké, graag gedaan.
En u beste kijker; bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!
