Transcript
Welkom in de Eventplanner TV studio. Ik praat in deze aflevering met Gerdie Schreuders over de do's en dont's bij hybride events. Gerdie is expert op het vlak van online evenementen en legt uit waarom deze nieuwe trend jouw aandacht verdient.
Dag Gerdie. Welkom in onze studio.
Dank je.
Hybride evenementen. Kan je een keer uitleggen wat die term juist betekent, want heel veel mensen verstaan daar iets anders onder.
De makkelijkste manier om het uit te leggen is misschien de vergelijking met auto´s, hybride auto´s. Een hybride evenement is een evenement dat zowel live als online is.
Dus je gaat je evenement eigenlijk doorzetten online?
Ja zo kun je het zeggen. Een echt hybride evenement is voor mij een evenement wat vanaf de start gemaakt is en ontworpen is voor een live publiek en voor een online publiek.
Het is dus niet zomaar gewoon zeggen van: 'ik heb hier een presentatie en ik stream het online'?
Nou weet je, je kunt daar op allerlei manieren naar kijken en er zijn nog niet echt hele officiële definities van. Ik hanteer altijd de volgende. Je kunt een live stream maken van een live event. Dat is eigenlijk een camera die je op het podium zet bijvoorbeeld. Dat is de meest eenvoudige manier. Dan heb je een live stream die interactief is. Daar is een presentator bij en daar kun je als online deelnemer vragen stellen, opmerkingen maken, met elkaar in discussie. En dan de derde vorm is een echt hybride evenement. En dat ontwerp je op zo'n manier dat er een belevenis voor de live deelnemers en voor de online deelnemers en die hoeft niet per definitie dezelfde te zijn.
Maar ik hoor je zeggen ontwerp. Wil dat ook zeggen dat je dat echt heel lang op voorhand dan meeneemt in het organisatietraject?
Ja, absoluut. En vergis je daar niet in. Dat is inderdaad een behoorlijk traject. Als je iets wilt ontwerpen dan maak je eigenlijk een geheel eigen programma voor mensen die vanachter hun tablet of laptop of telefoon meedoen. En dat is een hele andere manier van een event beleven dan dat je live ergens aanwezig bent en waar je fysiek contact met mensen hebt. Dus daar moet je op een andere manier over nadenken en echt een eigen programma voor ontwerpen.
Maar hoe ga je dan om met de content? Want wat van het live evenement ga je wel uitzenden en wat weer niet?
Ja, dat is van een aantal factoren afhankelijk. In de eerste plaats natuurlijk, soms kosten. Als je veel moet betalen om naar een bepaalde spreker te gaan, dan ga je die niet zomaar ook online gratis uitzenden. Maar waar je vooral naar kijkt is wat is interessant voor een online deelnemer? Dat kan een spreker zijn, maar dat kan ook een eigen discussie in een Google hangout zijn. Op het moment dat er koffie wordt gedronken tijdens het live event. Maar soms is het juist ook heel leuk om mensen tijdens de koffiepauze voor de camera te halen en dan juist de ervaringen van de deelnemers te delen. En misschien denk je dan wel, nou volgend jaar moet ik daar ook zelf heen, want netwerken is zo belangrijk en zoveel goede netwerkmomenten dat ik er live naartoe ga.
Nu je zegt net ook, ja die topspreker misschien toch niet uitzenden. Dan kom je bij een van de vooroordelen van hybride evenementen, van goh, als ik mijn event ga uitzenden op het net, dan gaat er niemand meer komen.
Nee. Mijn ervaring is, is dat dat niet zo is. Omdat je die twee kun je niet vergelijken. Het is sowieso een andere beleving om in een zaal te zitten met mensen, met andere mensen en naar een spreker te luisteren dan dat je een You Tube-filmpje kijkt. Hetzelfde, de analogie zit in, toen video uitkwam, toen dachten mensen, dan kun je de bioscopen wel sluiten.
Ja.
Maar dat is ook niet gebeurd. Dus dat is een andere ervaring. En het leuke is als je die 2 kunt combineren.
Wat is het kijkgedrag van mensen die online kijken? Kijken zij het hele evenement of gaan zij gewoon inzappen op die stukken die zij interessant vinden?
Het laatste. En daarom is het ook zo belangrijk dat je een programma maakt voor de online deelnemer zodat je dat programma ook communiceert. Mensen kijken niet de hele dag. Er is eigenlijk niemand die een kruis in zijn agenda zet en zegt nou ik ga eens de hele dag achter mijn laptop kijken naar een event. Dat doe je misschien nog wel bij een TED conference, maar ook daar zie je dat mensen toch bij elkaar gaan zitten, maar je kijkt onderdelen. Dus je zoomt in en als het daarna nog interessant is, blijf je echt nog wel even hangen. Maar je gaat niet, over het algemeen, niet de hele dag kijken.
Dus best eigenlijk een soort tv-gids maken van op dat uur kan je dat kijken.
Absoluut, ja.
En hoeveel mensen kan je op zo'n stream verwachten?
Mijn ervaring tot nu toe is vooral business-to-business. En daar heb ik gemerkt, als je niet overdreven veel marketinginspanningen doet, dus het gewoon meeneemt in je normale uitnodigingstraject, je normale communicatie, dat je makkelijk een derde van het aantal mensen dat je live op je evenement hebt, online trekt.
Dus eigenlijk gespreid over die dag dat er ongeveer een derde.
Ja, een derde extra daar bovenop. Maar ik ben er van overtuigd dat als je in je marketing ook breder trekt, dus niet alleen kijkt naar de doelgroep die je normaal voor je live event zou uitnodigen, maar veel breder kijkt naar je social media doelgroep, misschien wel internationaal of dat je echt gebruik gaat maken van de mogelijkheden van internet, dat je veel meer mensen kunt trekken.
Nu, je zegt net, social media. Hoe ga je die dingen combineren tijdens zo’n live event? Google hangout is daarstraks al gevallen, Maar er is Twitter, Facebook. Betrek je al die kanalen ook?
Nou, niet allemaal. Niet allemaal tegelijkertijd. Wij zijn altijd in een duo, de presentator, de virtual mc, heet dat tegenwoordig.
Dat klinkt indrukwekkend.
Dat vond ik ook. Dus de online presentator of de host en altijd in combinatie met de social media moderator. En die zorgt ervoor, eigenlijk net als bij Idols in Nederland, in zo'n red room, maar die social media moderator die zorgt ervoor dat hij de interactie op gang brengt en ook modereert, via, nou dat kan zijn een gesloten chat als het voor een bedrijf is dat nou net niet heel erg uitgemeten.
Bijvoorbeeld de presentatie van de zakencijfers, kan ik me voorstellen, niet iedereen wil dat.
Ja, en dat je die niet op twitter wilt hebben, nee. Dus een gesloten chat of bijvoorbeeld voor mensen die nog niet zo social media fähig zijn, want juist bij live streaming zie je dat mensen het snel oppakken omdat het refereert aan You Tube. En dan hoef je eigenlijk nog helemaal niet zo into social media te zijn om toch mee te kunnen doen en dan is zo’n chatfunctie vaak lekker laagdrempelig. Maar die moet wel gemodereerd worden. En dat kan Twitter zijn en heel vaak is dat Twitter. Want steeds meer events gebruiken natuurlijk Twitter als tool.
Dan heb je die koppeling sowieso al. En dat ga je dan doorzetten naar...
En als het erg uit de hand loopt, zeker als het een populair Twitter-event is, dan maken we altijd nog een aparte hashtag voor het live event, het live of het online event eigenlijk, zodat die 2 stromen gescheiden zijn. Maar dat doe je alleen als het echt heel erg populair wordt op de reguliere hashtag.
Probeer je ook een connectie te maken tussen de mensen in de zaal en die online volgen of blijven dat echt 2 gescheiden werelden?
Daar zijn we een beetje mee aan het experimenteren want als je naar een live event toe gaat, dan wil je, dan ga je daar naartoe in de meeste gevallen om andere mensen te leren kennen. Dat is al moeilijk genoeg. Meestal ontmoet je 5, 6 nieuwe mensen, dus moet je dan ook nog nieuwe mensen online leren kennen? Voor mij hoeft het niet, maar wat interessant is, dat de content uitgewisseld wordt tussen live en online. Dus ik vind het gaaf als een live event is en er komt online een relevant stuk content binnen, of een relevant artikel of een relevante vraag en dat je die wel met elkaar kunt verbinden.
En dat je die op het podium kunt meenemen bijvoorbeeld in het congresgedeelte.
Bijvoorbeeld, ja, ja.
Wat is volgens jou de toekomst? Waar gaan we naartoe?
Ja, wat ik zie is dat we steeds meer toe gaan naar het, naar hybride vormen van evenementen. Als ik nu naar een event ga en het is alleen maar tussen die 4 muren, dat kan ik me bijna niet meer voorstellen. En ik denk dat dat ook steeds minder gaat gebeuren. Want dat weten we allemaal, events zijn per persoon natuurlijk, hebben een hoge kostprijs. Daar krijg je ook genoeg voor. Maar waarom zou je niet van dat moment gebruik maken om die muren virtueel te laten vallen en de wereld daarbij te betrekken? Volgens mij is dat de toekomst en dat zie ik ook in ieder geval in ons bedrijf dat je steeds meer vragen krijgt naar vormen van hybride events.
Gerdie, ik denk dat heel duidelijk is, dat we om hybride events niet meer heen kunnen. Ik wil je heel hartelijk danken voor dit interview.
Graag gedaan.
En ook u beste kijker, bedankt voor het kijken en tot de volgende keer.
