Transcript
Welkom bij een nieuwe aflevering van eventplanner.tv. Hoe zorg je ervoor dat je event elke keer weer een succes wordt? Waar blijf je die nieuwe insteek of dat ene verbluffende concept halen? Jan Buermans weet het. Hij is creativiteitstrainer bij Expert Acadamy en vandaag geeft hij ons tips over out-of-the-box thinking. Die zouden wel eens erg goed van pas kunnen komen bij jouw volgende event.
Dag Jan.
Dag Kevin.
Welkom in onze studio.
Dank u.
Heel wat evenementorganisatoren worstelen er elke keer opnieuw mee om met dat ene geniale concept uit te pakken om die gasten te verrassen. Om creatief uit te pakken. Hoe pak je dat nu aan?
Dat is inderdaad niet makkelijk, maar het wel uw job en dat is hetgeen dat de klant, die toch altijd een specifiek event wil, dat eruit springt, dat uniek is, dat hij verwacht.
Iedereen wil toch altijd dat zijn event eruit gaat springen.
Ja en dat zeker. Ofwel intern of extern, voor personeelsleden, of voor zeker voor klanten, voor externe klanten, dat erover gepraat wordt en dat het onvergetelijk is. Dus om dat te kunnen vrijwaren, moeten zij de nodige inventiviteit, de nodige creativiteit aan de dag leggen. En ik denk dat veel eventbureaus daarop moeten focussen. Want de voorbereiding, en dan spreek ik al een belangrijk woord uit, de voorbereiding is alles. Dat is eigenlijk the key word. Ik kan ook over brainstorming spreken en er zijn ondertussen heel veel studies gebeurd rond brainstorming, waarbij het resultaat meestal is: brainstorming is voorbij en werkt niet. Ik heb onlangs nog een artikel gelezen, het werkt niet.
En wat moeten we dan wel doen?
Wel, ik zou willen nuanceren. Brainstormen op een klassieke manier dat werkt niet. En wat is een klassieke manier? Dat is een fout die ik ook in veel bedrijven, ook in eventbureaus toch tegenkom en hoe groter, hoe meer dat het zich voordoet. Er komt een uitnodiging in uw agenda. Dat wordt geboekt en daar staat van 14:00 tot 18:00 'brainstorming event KBC'.
En dan moeten we het gaan doen, he, op dat moment, dan moet het gaan gebeuren.
En wat gebeurt er dan in bedrijven? A ja, dat is juist dat KBC. En dan moet je dat aanvaarden. Zo gaat dat he. Als we geluk hebben staat er al een onderwerp bij, soms staat er gewoon brainstorming. We aanvaarden dat en we gaan dan meestal naar een lokaal in dat bedrijf, heel saai, dezelfde omgeving. Daar gaan we naartoe, van 14:00 tot 18:00, om 14:30 komt iedereen daar en we gaan daar zitten rond de tafel. Dat is een klassieke brainstorm.
Hoe moet het dan wel?
Er zijn een paar dingen die je moet, ja, toch anders doen. Bijvoorbeeld de voorbereiding. Ga nooit, dat is echt een tip, ga nooit, ook al is het in uw eigen bedrijf of ergens anders, of ben je extern (ik kom daar straks op terug), ga nooit onvoorbereid naar een brainstorm. Eis dat je weet waarover dat het gaat en eis (en dat is een tweede tip) wat de verwachtingen en doelstellingen zijn. Als je een Sinterklaasfeest moet gaan organiseren voor een bedrijf en er komt 3000 man voor, ik heb net aan meegewerkt voor een event in december uiteraard. Sinterklaas.
Op een ander tijdstip zou dat...
Zou wat belachelijk zijn.
Zou wel creatief zijn.
Zou wel creatief zijn. Laat ons eens in augustus een Sinterklaasfeest doen. Dat zou eruit springen in elk geval. En dat is eigenlijk niet zo gek, want nu zijn we daarover aan het praten. Dat is al een idee. Dus hoe begin je daar aan? Wel Sinterklaasfeest is het hoofddoel dat voor 3000 kinderen Sinterklaas met zijn Zwarte Pieten daar komt. Dat weet je. Maar wat wil je bereiken voor die 3000 mensen? Komen de ouders? Wat kan je doen met Sinterklaas? Moet die altijd op een paard of met een boot komen? Enzovoorts. Wat willen we daar rond? Wat is het thema? Ga al voorbereid, en zoek daarvoor dingen op. Ga al voorbereid naar die meeting. Ga voorbereid naar die brainstorm. Dat is een eerste cruciaal punt. De brainstorms dat ik bij ben geweest, ik denk dat 80% van de mensen daar aankwam en dan lukt het niet. Dan verlies je sowieso al 2 uur. Je begint koffie te drinken, het is gezellig, maar je bent niet creatief. Dat is 1 aspect. Tweede tip, ook heel belangrijk. Doe het ergens anders.
Gewoon op een andere locatie dan in die muffe vergaderzaal.
Ja. Want dat is uw omgeving en dan is het part of the job. Het is een stuk van de dag. En of dat je nu heel creatief moet zijn of je gaat naar een managementmeeting, dat is juist hetzelfde. Als je dat uniek event wilt creëren, moet je die tips gewoon volgen. En je zegt, een andere locatie, ja, maar dat hoeft dan ook niet binnen te zijn. Het zou goed zijn dat we alle brainstorms doen in een locatie in de natuur of in een stad. Mooi, lekker eten, een terrasje, dat is al goed. Maar trek het wat open. Ga met, als je met 8 man brainstormt, ga met 2 teams van 4 een uurtje wandelen in de natuur.
Nu, je zegt 8 man, is dat een ideale groep?
Je kan met 20 man brainstormen. Dan moet je in elk geval voor zorgen dat je de groepen opsplitst. Je kan, eigenlijk ideaal, uit ervaring en een beetje tegen de onderzoeken in de literatuur, maar daarom ben ik ook expert, dus ik zal het maar zeggen. Ervaring is 3 a 4 mensen ideaal. 2 is een beetje, het kan, maar dan heb je een ping-pong brainstorm, dat kan. Dat is een oefening ook die je er kan tussenvoegen. 3 Tot 4 is ideaal. En, en dan geef ik ineens de derde tip, wat ik met die tweede bedoel, trek het open. Ga weg uit uw dagelijkse sleur van uw werk. Ga weg uit die omgeving, maar ga niet in een ander lokaal zitten.
Want dat leidt gewoon af.
Ja, dan is het gewoon business as usual. Het belemmert eigenlijk het proces wat creativiteit is. Dat is een proces. Dit is niet iets dat u binnenvalt. Dat bestaat niet. Het Eureka-gevoel, dat bestaat niet.
O jammer.
Ja dat is dus, dat is heel jammer. Dat zou heel makkelijk zijn. Onmogelijk. Je kunt wel een Eureka-gevoel hebben na een proces. En dat kan uren duren of dagen. Dus ga weg, ga uit die dagelijkse sleur. En ga, bijvoorbeeld onlangs heb ik voor een tv-programma de mensen, ik was daar de extern begeleider, mensen geadviseerd om, we zijn 3 dagen naar Leuven geweest, ze zijn van Antwerpen, we zijn 3 dagen naar Leuven geweest en we hebben daar in de natuur gezeten. Maar ook naar de stad gegaan, op terrasjes gezeten. Verplicht een uur gezwegen, gekeken, de dingen in u opnemen. Daag uzelf uit. Ga weg van dat je normaal gewoon bent, om dat creatieve proces op te starten. Het is geen rocket science. Als je, als ik trainingen geef of begeleidingen doe van creativiteit en thinking out-of-the-box, het is geen rocket science. Maar je moet wel de stappen toepassen. En dat is heel belangrijk. Dat is echt cruciaal. En dus weg, tweede tip, weg van die locatie.
En heb je zo bijvoorbeeld eens een aantal concrete voorbeelden?
Provincie Limburg. Die nodigen mij uit voor op een zaterdag. Zeer vroeg op de dag beginnen. Dat hoort ook zo in bedrijven of in organisaties. We gaan het maximum eruit halen. En om 9:00 uur waren we in de natuur in een domein in Limburg. En zij door een tweejaarlijks event, het is een soort wereld, multicultureel event van 1 dag. En wat is dat? En wat is dat al jaren? En het is goed, er komt 14000 man op af.
Dat is mooi.
Ja, uitstekend, maar, we kennen het. Het zijn kraampjes. Er komt eens iemand muziek spelen uit Oeganda. Leuk. Ik ben daar helemaal voor. Je kan eten uit alle werelddelen eten. Je kan mensen ontmoeten die met goede doelen bezig zijn. We kennen die events.
Maar die zijn elk jaar hetzelfde.
Elke keer hetzelfde. En we zijn gestart, en dat was echt de vraag, we moeten iets anders doen. Hoe kunnen we dat doen? Het eerste wat hebben we gedaan is om 9:00 uur hebben we koffie gedronken. Om 9:30 heb ik gezegd, we gaan stillekens eventjes samen zitten. Uitleggen wat dat we vandaag gaan doen. En toen begon de directeur van de provincie, hij was zenuwachtig te worden. Want hij dacht, ik betaal die mens.
En dan is die al een half uur bezig.
Koffie drinken en dan nog wat praten enzo en om 9:45 heb ik gezegd, en nu zijn we weg. En we zijn gaan wandelen en niemand wist wat dat er aan de hand was. En op die moment begin ik wat vragen te stellen. En die hebben niet noodzakelijk al direct iets te maken met dat event. En zo werken we stilletjes daar naartoe. We hebben ook in groepen gewerkt. We zijn teruggegaan. We hebben ook met flip chart en post-its, de gekende technieken gewerkt. Maar je moet dat eerst losmaken. En dat is gelinkt aan die locatie. Maar, en dat is een derde tip, en dat is een dubbele tip, als je dat niet kan doen in een uitermate positieve sfeer, kan je de andere ideeën van iemand anders niet accepteren. En dat is dodelijk. Wat zie je vaak als je direct aan begint? Dat mensen zeggen, ja maar ja, daar is geen geld voor.
De kritiek op die ideeën en dan niet meer vooruit raken.
Dan is het dood. Je doet het dood. Je doet de persoon dood in het proces van de creativiteit en je kan niet, en daar gaat het over, out-of-the-box denken.
En heb je altijd iemand extern nodig die dat proces begeleid?
Ja, ik moet zeggen ja.
Uiteraard.
Dat is mijn job natuurlijk. Dus als je echt succesvol wilt zijn, moet je dat zeker doen. Maar langs de andere kant, je moet, kijk, eigenlijk is. Einstein zei: "Imagination is more important than knowledge." Als ik in die eventbedrijven rondkijk, is ongelooflijk veel kennis en ervaring aanwezig. Dat is belangrijk. Maar imagination, verbeelding, fantasie, creativiteit is belangrijker. Als Einstein het zegt, wie ben ik om dat tegen te spreken. En als ik dan, en dat is een antwoord op jouw vraag, als ik kijk wat de investering is die men doet in allerlei soorten bedrijven, naar kennis en ervaring, vooral kennis, te trainen en te coachen. Dat is 100%. Overtuiging, we moeten dat doen. We moeten dat onze medewerkers leveren. Maar als we dan naar een investering gaan voor verbeelding en creativiteit, ja, dat wordt verwacht he. Daar gaan we toch geen training of begeleiding of coaching in volgen. En eigenlijk zou je dat, om terug Einstein te citeren, juist eerst moeten doen. En dan kan je vanuit, terugkomend op de derde tip, dan kan je positief daarin staan met een externe begeleider. Die bewaakt dat. Dan kan je plezier hebben. Misschien de belangrijkste tip. Hoe leuk is het als jouw job creatief zijn is? Als je niet elke dag opstaat van, ha, ik ga creatief zijn, dat is mijn job, dan moet je boekhouding gaan doen. Met alle respect voor die mensen.
Ja tuurlijk. Maar het is een ander vak, he?
Ja, alhoewel een boekhouder he?
Die moet ook soms creatief zijn. Zeg vanwaar heb jij je ervaring dan opgebouwd?
Ja, ik heb een parcours doorlopen. En daarom kan ik de combinatie doen. Ik ben Master, ik heb een Master in de communicatiewetenschappen. Dus dat is mijn passie. Alles rond communicatie was toen al mijn passie. Dan heb ik eigenlijk 11 jaar in de bedrijfswereld gewerkt, in dienstverband. Het laatste dat ik heb gedaan is directeur van Versatel Telecom. Dus dat is een zeer grote ...
Zeer mooie functie.
Multinational, he. En dat was ongeveer 12 jaar geleden nu en toen heb ik gezegd, ik ga met die ervaring iets anders doen. Ik ben naar de schilderacademie geweest 5 jaar.
Dat is inderdaad helemaal iets anders.
Vijfjarige opleiding gevolgd. Ik ben theater gaan doen, ben cursussen gaan doen. Ik heb na een half jaar auditie gedaan bij de Belgische Improvisatie Liga. En 2 jaar later stond ik voor 500 man te spelen, improvisatietheater, in het Zuiderpershuis in Antwerpen. En als er iets op en top creativiteit nodig heeft, dan is het a la minute theater brengen. Scènes die grappig zijn, verdrietig, emotioneel of gebaseerd op Shakespeare of Molière, dat is dat wat wij doen. Dan zit daar wel 500 man te wachten van, maak het mooi, maak het een verhaal met een begin en een einde. Maak het boeiend. En ik heb eigenlijk de link gelegd, en ondertussen doceer dat ik ook, improvisatietheater, ik heb de link gelegd tussen de wetmatigheden die daar nodig zijn en de bedrijfswereld. En dan het sausje creativiteit en creativiteit erover en je hebt een perfecte match. Om maar iets te zeggen, basisprincipes in improvisatietheater is, je moet goed kijken naar elkaar. Als je met 2 iets opstart om te spelen, moet je goed kijken naar elkaar. Goed luisteren naar elkaar. Je moet alles accepteren en positief zijn. Als je dat in events toepast, in brainstorms, in creativiteit, maar ook in people management en communicatie, dan sta je al een heel eind.
Nu, je vertelde daarstraks, dat je die kennis die je hebt opgebouwd ook gebruikt hebt bij de Night of the Proms. Kun je daar eens iets over vertellen?
Ja, dat is toch een ontzettend groot event in de sector.
Dat is inderdaad één van de grote namen.
1 Van de grote namen. Ik was gevraagd om een brainstorm mee te komen doen en eigenlijk en dat was wel leuk en dat is ook een startpunt voor, of zou het moeten zijn, laat maar zeggen, Night of the Proms staat er. Dat is een icoon. Daar komt jaar en dag zalen, sportpaleizen vol. Mensen komen daar naartoe. Dat staat er. En toch zag men, dat neemt wat af. We hebben minder voorstellingen. Dus wat kunnen we daaraan doen? En alles was mogelijk. En zo zijn we die brainstorm gestart. En heb ik ook ja gezegd. We kunnen van scratch beginnen. En dat is niet makkelijk.
Nee, zeker als je, je hebt je concept, je hebt dat bewezen en je wil daar niet van afstappen he.
Zeker, absoluut. Om maar iets te zeggen, Carl was daar ook bij, de presentator van het event en die zei ook, ja ik hoef dat misschien zelf niet meer te presenteren. Ik wil daar open voor staan of een andere rol. En toen zijn we begonnen en we hebben een paar concepten gevonden. Bijvoorbeeld 1 van de dingen die ik heb aangebracht was “Discobaar a moeder”. Misschien ken je ze wel. Een Antwerps duo, die ik 3 keer zelf, ik kende de jongens toen niet persoonlijk, 3 keer zelf had gezien op verschillende locaties. Ongelooflijk welke ambiance die teweeg brachten. Maar ze mc’en daartussen in het Antwerps en het zijn plaatjes van vroeger gecombineerd met foute van de jaren ’90. Het is een superconcept, maar het was voor een klein publiekje, in een klein tentje, op een marktje. En dat had ik gezien. En we zijn beginnen brainstormen van hoe kunnen we dat integreren om daar, die in de Night of the Proms te brengen. En dat is 1 van de dingen die we hebben gedaan. En ze hebben geopend, en dat was het eerste idee, als de mensen binnenkwamen, ah wat is dit? Dat hebben we nog nooit gezien. Het is anders. Wat gaat dat geven? Je verrast de mensen. Je krijgt interactie met de mensen. Dat was het hele concept.
Maar heb je dat dan in het communicatietraject als aanloop naar het evenement ook uitgedragen dat er zoveel veranderd ging worden?
Ja.
Want dat is natuurlijk ook belangrijk. Want anders weten de mensen nog niet...
Ja absoluut. Wat hebben we direct gedaan als het rond was? Een persconferentie georganiseerd, de communicatie, alsof dat “Discobaar a moeder” de grote revelatie was in het eventmedialandschap. En dan geef je er waarde aan. En dan richt je je vanuit een eventplanning, richt je je naar het publiek. Van kijk, we hebben iets nieuws, iets dat je toch nog nooit hebt gezien. Alles is al eens gedaan he.
Ja ja ja.
We moeten daar ook eerlijk in zijn. En toch kan je door combinaties creatief in te vullen iets nieuws doen.
Jan, heel hartelijk bedankt voor al jouw tips. Ik onthoud vooral dat je ruimte moet creëren om creativiteit toe te laten en dat je ook in moet durven investeren.
Ja absoluut.
Bedankt je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u beste kijker, ook bedankt voor het kijken en tot de volgende keer.
