Transcript
Heel wat mensen zien vergaderen als puur tijdsverlies. Als je naar het aantal meetings dat we elke dag hebben kijken en hoe chaotisch die vaak verlopen, kan ik ze geen ongelijk geven. Maar hoe moet het dan wel? Ik vraag het aan expert Jerko Bozikovic.
Dag Jerko, welkom in de studio.
Hee Kevin.
Heel wat mensen vinden vergaderen tijdsverspilling. Hoe komt dat?
Wel, omdat heel dikwijls vergaderingen niet efficiënt georganiseerd worden en ook niet efficiënt verlopen. Het is heel gek: we hebben allemaal geen tijd, behalve tijd om tijd te verliezen. En voor veel mensen is vergaderen één van die grote tijdsrovers.
Ik durf ook wel te zeggen na een dag vol meetings: nu heb ik eindelijk tijd om te werken.
En eigenlijk is dat niet okee, want vergaderen zou deel uit moeten maken van uw dagtaak, en het maakt deel uit van het werk. En we zien mensen van de ene naar de andere vergadering lopen, achter zichzelf aan lopen, een dagje achter hun agenda aan lopen. En dan, en dan... Ja. Heel veel mensen gaan dan kunnen werken... Of hij gaat heel 's morgens vroeg naar het kantoor of dan blijven ze heel laat na het werkuren om rustig eventjes hun werk te kunnen doen en zijn daar helemaal verkeerd in bezig, dus... Ik denk dat we een paar echt efficiënte vergadertips moeten meegeven. Die voor een deel van de mensen echt wel een beetje choquerend kunnen zijn, maar als we niet dingen gaan aanpakken dan gaat het nog erger worden.
Oké, maar hoe pakken we het dan concreet aan?
Er zijn een paar zaken waaraan we ons echt moeten houden. Eén, is dat je een duidelijke agenda moet hebben. Je moet goed weten waarom gaan we vergaderen, waarover gaan we vergaderen en welke timing gaan we daarop plakken?
En gebaseerd daarop ga je mensen uitnodigen, echt ook uzelf de vraag stellen van: moeten al die mensen aanwezig zijn? Maar als je een uitnodiging krijgt, ook de vraag stellen: moet ik ook echt wel aanwezig zijn? Als het een vergadering van 2 uur is, en ik moet er maar 20 minuten aanwezig zijn, waarom zou ik er dan meer dan anderhalf uur daar gewoon zitten, dat mij niet aanbelangt. Kunnen we een manier vinden om veel efficiënter aanwezig te zijn? Twee, heel veel mensen krijgen uitnodigingen en er is geen agenda op voorhand, wat wil zeggen: A, aan de ene kant dikwijls is een vergadering niet goed voorbereid, en kunnen de mensen zich niet goed voorbereiden. En dan wordt gezegd: "ja je zult wel zien waarover het gaat als je hier aankomt." Dat werkt natuurlijk niet.
Nee, want je moet je ook kunnen voorbereiden.
Natuurlijk, want je moet weten waarover dat zal gaan, en dat je ook kritische vragen kunt stellen, van oké: is dat efficiënt? Wat is mijn toegevoegde waarde daarbij? Timing is heel belangrijk. Hoe langer dat je vergadert, hoe minder efficiënt dat de vergaderingen worden. Dus het is veel efficiënter om te zeggen: "ik ga 3 keer in de week 20 minuten samen zitten met mijn team om een paar knopen door te hakken, dan die ene keer 2 uur". Terwijl, één keer 2 uur is het dubbele van 3 keer 20 minuten. Maar die 2 uur gaat veel trager minder efficiënt zijn. Natuurlijk hangt het ervan af wat voor soort vergadering. Wil je een brainstormingsessie? Wil je een teambuildingsessie? Daar heb je natuurlijk wel tijd voor nodig. Aan de andere kant wil je natuurlijk wel gewoon mensen gaan updaten, knopen doorhakken en dergelijke. Hoe duidelijker de planning, hoe duidelijker de timing is, Hoe duidelijker dat we daar ook naar buiten gaan. Een andere tip is: bepaal op voorhand; hoe willen we naar buiten gaan? Wat willen we besloten hebben? We gaan niet naar buiten voordat iedereen akkoord is, voordat we die knop hebben doorgehakt.
Echt een concrete doelstelling...
Concreet, ja. En je ziet dat we in een cultuur leven waar dikwijls na de vergadering de beslissingen genomen worden. In de vergaderingen is het van: "Ja we gaan zo elkaar wat aanvoelen, en dan nadien gaan we zo wat netwerken, en dan een X tijd later komt dan de beslissing". Soms is dat goed, maar heel dikwijls ook niet efficiënt. Als we werken in een vergadering is het ook handig dat je bepaalde rollen gaat verdelen.
Rollen? Hoe bedoel je?
Ja, wie gaat de vergadering voorzitten. Wie is de persoon die dat mag? Knopen doorhakken, die het woord gaat geven aan mensen, et cetera. Het is ook altijd belangrijk dat je mensen hebt die nota's gaat nemen. We noemen dat een secretaris. Iemand die dat echt verslag gaat maken en het nadien ook aan iedereen de bullet points gaat geven.
In een heel grote meeting kan ik me dat voorstellen maar doe je dat ook in een kleine meeting voor minder mensen?
Waarom niet? Het is altijd heel handig dat "We hebben gewoon dat en dat en dat besproken, en dat is er uitgekomen". je nadien gewoon zegt van: "Dit hebben we besproken. We hebben gewoon dat en dat en dat besproken, en dat is er uitgekomen". Al zijn het 5 bullet points. Maar gewoon eventjes op mail zetten nadien, dat je weer iets hebt om op terug te vallen. Heel veel mensen... Tijd is een heel gek gegeven. Aan de ene kant hebben we objectieve tijd. Het is nu zo laat, we zijn die dag, et cetera. Maar we beleven tijd subjectief. Dat wil zeggen: ik kan naar jou komen zeggen van: "Kevin, kun jij even die taak voor mij doen?" En uw gevoel zegt al: dat gaat maar 5 minuten duren. In de realiteit is dat het misschien 20 minuten van uw tijd gaat nemen om tot die 5 minuten tijd te komen.
Het kan ook wel eens met presentaties gebeuren, hè? Mensen die dan een paar minuten krijgen en die na een half uur nog...
Ja, die na een half uur nog altijd bezig zijn. Dus er is een discrepantie tussen de objectieve tijd en de subjectieve tijd. En dat is net hetzelfde als van: "Ja maar dat hebben we vorige week nog besproken, en als we dan gaan kijken hebben we dat al 3 weken geleden besproken. De subjectieve tijd komt niet altijd overeen met de objectieve tijd, met de realiteit van de tijd. Dus het is handig om gewoon wat nota's te hebben. En als we het nu toch over tijd hebben is het ook handig dat we een timekeeper hebben, aan boord, in de vergadering, die het recht heeft om te kunnen zeggen... Per onderwerp X tijd bepalen; 5 minuten, 10 minuten, een half uur. Wat het ook moge zijn. En die gaat dan ook met de voorzitter zeggen: "Oké, nog 2 minuten. Nog 5 minuten te gaan." Zodat hij ook zelf nog een beetje kan bijsturen. Omdat eenmaal je in het debat zit verliezen we ook tijd. En dan zien we dat we eigenlijk iets op 10 minuten hadden kunnen afronden, en dat we 40 minuten later nog altijd daarover bezig zijn. En een timekeeper, die eigenlijk iets buiten neutraler staat, kan gewoon echt zeggen van: "Jongens sorry, we zijn hier al X tijd over bezig, kunnen we even terug de focus gaan leggen?"
En wat doe je met... Ja, tegenwoordig heeft iedereen de smartphone bij zich, iedereen zit ondertussen nog wat mails te lezen.
Ik zou ze allemaal op de grond smijten en kapot stampen.
Dat lijkt me ook wel eens leuk om te doen.
Nee, ik vind het zo’n gebrek aan respect. Ik vind het echt een gebrek aan respect, dat er iemand een vergadering voorzit, dat er een presentatie gegeven wordt, wat dan ook. En dat iedereen dan ondertussen op zijn laptop, op zijn iPad, op zijn smartphone, ...
Maar heeft dat niet met een van je eerste tips te maken? Dat er gewoon heel veel mensen in zo'n vergadering zitten die er eigenlijk niets mee te maken hebben? Die er eigenlijk niet horen te zitten? Die dan ook gewoon iets anders beginnen te doen?
Ja, dat is ook zo. en dat ik dan ondertussen af en toe eens ga checken, of ik mails binnen heb gekregen... Ik bedoel, stel nu eens: Jij bent met mij aan het babbelen, en dat ik dan ondertussen af en toe eens ga checken, of ik mails binnen heb gekregen... Want eigenlijk is dat hetzelfde. Eigenlijk is dat hetzelfde. En wij hebben de illusie dat we kunnen multitasken. Maar eigenlijk is dat niet. Meer en meer wetenschappelijk onderzoek laat zien dat het een illusie is. Ons brein is niet gemaakt om twee taken tegelijkertijd op hetzelfde niveau van concentratie te kunnen doen. Stel dat ik iets vertel aan jou, en jij wilt dat onthouden, dan ga je dat noteren. Als ik dan verder ga praten dan weet ik dat jij in je hoofd eigenlijk een keuze moet maken. Ofwel: ga ik het niet opschrijven, maar ga je terugluisteren naar nieuwe aspecten Ofwel: ga ik niet echt luisteren naar Jerko en blijf ik noteren wat ik wil onthouden, ofwel: ga ik het niet opschrijven, maar ga je terugluisteren naar nieuwe aspecten die ik ga vertellen. Maar wij kunnen niet die twee dingen op hetzelfde niveau gaan doen. Vandaar dat het zo belangrijk is in pauzes een goeie communicatie te gaan toepassen. Dat we echt gaan luisteren, dat we pauzes gaan inlassen, dat we mensen laten uitspreken, dat iedereen betrokken wordt dat mensen die wat stiller zijn dat we die actief gaan betrekken.
Hoe doe je dat? Want soms heb je gewoon introverte mensen die eigenlijk het liefst vooral niets zouden zeggen.
Door de tijd daarvoor te creëren en door ruimte daarvoor te creëren. Je hebt mensen die inderdaad tijd nodig hebben om dingen te verwerken voordat ze iets gaan zeggen. Maar dat wordt dikwijls door de buitenwereld gezien als: oh, die hebben niets te zeggen. Of bijvoorbeeld ik neem een adempauze, dus voor veel mensen is dat: "Oh, ik kan daar inspringen met mijn idee". En eigenlijk is dat niet oké. Er zijn een paar hele leuke controversiële, maar toch wel interessante regels die daardoor nu toch wel door best veel bedrijven worden toegepast. Eén: de talking stick. De talking stick komt echt van de Native Americans, de indianen. De wijzen zaten rond het kampvuur, en iemand had een stok en zolang dat hij de stok vast had mocht niemand anders spreken. Het is onwaarschijnlijk interessant om mensen te laten leren luisteren. En dan legde hij de stok in het midden en dan mocht de volgende dat nemen. Het is onwaarschijnlijk interessant om mensen te laten leren luisteren. Het lijkt soms in vergaderingen dat alleen maar iedereen bezig is om zijn ding op tafel te gooien. En vaak tegelijkertijd. Ja, maar het doel is niet: ik heb mijn ding op tafel gegooid. Het doel is dat anderen horen wat ik gezegd heb, en dat ik hoor wat anderen gezegd hebben.
En dat we van daaruit proberen een consensus te vinden.
Een ander gegeven is bijvoorbeeld: wandelende vergaderingen. En dat je gaat zien; er is een andere dynamiek, we gaan veel efficiënter vergaderen. Allemaal rechtstaand en geen tafels, geen stoelen, geen laptops of toestanden. En dat je gaat zien; er is een andere dynamiek, we gaan veel efficiënter vergaderen en we gaan veel sneller knopen doorhakken.
In software doen we dat regelmatig ook, scrum meetings 's ochtends; dat we 10 minuutjes rechtopstaand gaan bespreken an wat komt er vandaag?
Voilá, bijvoorbeeld. Speelt het tijdstip van de dag een rol? Ja, eigenlijk wel. Ook weer afhankelijk van de context van wat voor iets er gaat komen, maar het is nooit interessant van een intense vergadering te hebben dat je echt moet nadenken na een lunch als iedereen net een warme maaltijd is gaan eten, en nog eens met een glas wijn daarbij. Dan weet je al dat je vergadering verloren is. Veel mensen zijn ochtendmensen, dus hun bioritme laat zien dat ze daar meer energie hebben, dat ze daar alerter zijn. Dus het is interessant van daar vergaderingen te plannen als we dan ook dingen gaan doorhakken. Maar als ik natuurlijk een status update van 3 uur, waar dan elk departement gaat vertellen: en bij ons deze maand is blablabla. Die vergaderingen zijn er ook. Dat gebeurt meestal tussen 9 en 12, heb ik heel veel potentieel qua interessante tijd weggesmeten. Omdat mensen zitten daar, er wordt niks gevraagd, er wordt met hun brein niks gedaan, er wordt niks aan creativiteit, aan inzet of zo gevraagd. Als mensen dan passief gaan luisteren zou ik eerder naar de namiddag gaan. Vertellen iets later, een beetje tijd na de lunch, omdat we daar een ander stuk van aanwezigheid nodig hebben.
Ik ga toch eens proberen jouw tips te implementeren Jerko. Bedankt voor je komst naar de studio.
Okee, succes.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken, en alweer tot volgende week!
