Transcript
Grote projecten, en dus ook de ideeën voor een evenement passeren op het directiecomité. Maar hoe geef je een overtuigende presentatie aan de topmanagers van je bedrijf? Sylvie Verleye is de presentatie coach en geeft vandaag praktische tips om het managementteam te overleven.
Dag Sylvie.
Dag Kevin.
Welkom in de studio. Als je een groot project hebt en je moet dat gaan presenteren voor het directiecomité, dan is het al meteen stressen. Want dat is al een uitdaging op zich.
De grootste uitdaging ligt vooral in de timing. Want de meesten denken dat ze een half uur of 20 min krijgen om een presentatie te doen, terwijl dat in de realiteit het heel vaak op neerkomt als je daar effectief aan je presentatie begint, nog voor je begint te spreken dat ze geen tijd meer hebben om naar je halfuur presentatie te luisteren en dan word je soms letterlijk gevraagd; kun je het vertellen in 5 min? En de meesten...
Die zijn daar niet op voorbereid.
Die zijn er helemaal niet op voorbereid. En je bent sowieso al heel zenuwachtig als je voor een dergelijke publiek, je bent sowieso al zenuwachtig als je presenteert, maar mogelijk net nog iets meer als je voor dat publiek gaat presenteren. Dus je bent vaak bijzonder goed voorbereid, weet exact wat je gaat vertellen bij elke slide, en als ze dat ineens moet gaan veranderen, reduceren naar 5 min... ja, dan sla je helemaal in de knoop.
Maar net je hele evenement of je project hangt van die presentatie af, dus het moet er wel opzitten.
Ja.
En hoe overtuig je dan zo'n publiek om toch met je project mee te gaan?
Je moet er vooral van uitgaan dat de basis, dat is toch het advies wat ik meestal geef, de basis voor elke presentatie, maar vooral voor dat publiek, is eigenlijk een 5 min verhaal. Dus je moet ervoor zorgen dat je je boodschap in 5 min kunt vertellen. Het is niet dat je ze in 5 min moet overtuigen, je moet je boodschap in 5 min kunnen vertellen. Het probleem is de meeste mensen gaan nu... of de meeste sprekers... die gaan een presentatie structureren rond de agenda. Dat is meestal een slide of twee, maar het aantal topics waarover wilt spreken... en als je daar snel doorheen moet, want de conclusies zitten dan op het eind... dan zit je in de problemen. Dus ik raad het aan om te structureren rond, ik noem het de piramide principe, dat is eigenlijk een gekend principe; the Minto Pyramid principle. Het piramide principe gaat niet uit van de topics waarover je wil dat spreken, maar gaat uit van de belangrijke boodschappen die je wilt meegeven. En dat maakt dat je eigenlijk je presentatie kunt... qua structuur beginnen bij 5 min en je kan die piramides uitbreiden als je effectief 20 min of een half uur hebt om te vertellen.
Om dan weer in detail te gaan naarmate de presentatie verder gaat.
De piramides moet je zien als ladekasten waarbij je begint met een belangrijke boodschap, iets wat je vooral mee wilt geven aan je publiek. Dan heb je bepaalde lades kunt opentrekken met de bewijzen, met een uitleg. En heb je daar vijf lades voor voorbereid, wetend dat je 20 min hebt maar je hebt de boodschap na 5 min, blijft de inleiding hetzelfde. Wat bovenaan de piramide staat, blijft ook hetzelfde. Maar je zou bepaalde lades moeten dicht laten en bijvoorbeeld maar twee lades open trekken. Dan werkt het systeem heel flexibel.
Nou, mijn eigen ervaring bij het presenteren voor topmanagers is ook vaak dat het meestal toch meer neerkomt op de vragen die komen en daarmee omgaan dan de presentatie op zich.
En dat betekent dat een presentatie moet je eigenlijk, moet er een soort van conversatie maken. Als je een conversatie hebt met mensen, dan voel je heel monoloog. Wij zijn nu bezig met een dialoog. Jij stelt bepaalde vragen en ik reageer, jij reageert terug. En je moet dat eigenlijk ook krijgen tijdens een presentatie. Dat is eigenlijk een traditie. Ik ben nu 14 jaar een presentatiecoach. Als ik kijk naar presentaties van vroeger en nu, eigenlijk nog altijd, dan gaan we uit van ongeveer een 20 min monoloog... ik hoop dat je die krijgt... maar daarna een Q&E, en dat is dan het evalueren naar korte monoloog en daarna een langere discussie. En dat is veel interessanter. Dus je gaat eigenlijk je 5 min opbouwen en na je 5 min moet je zorgen dat je een heel concrete vraag, maar dat moet je voorbereiden, een heel concrete vraag kunt stellen aan dat publiek om die dialoog op gang te trekken. Op die manier gaan van monoloog naar een conversatie om de vragen te beantwoorden, om de details in te vullen. Want in 5 min kun je niet alles vertellen. Het is veel interessanter. Blijf high level met je boodschappen en vul de details in via hun vragen.
De volgende uitdaging is natuurlijk: werk je nog steeds met PowerPoint presentatie? En zo ja; als je weet hoe je dan moet knippen, zit je dan met slides waarvan stukken wegvallen. Hoe ga je daarmee om?
De problematiek rondom de PowerPoint is dat er ondertussen na… ondertussen bijna 30 jaar PowerPoint... Dat is eigenlijk een eigen leven gaan leiden en meestal maken wij nu, wat ik noem, PowerPoint rapporten. Vaak door dat publiek wordt z'n rapport ook op voorhand gevraagd. Dus dat betekent dat je dan heel gedetailleerde slides in mekaar steekt, want ik weet dat het nu wel een trend is naar heel beelden, ten heel visuele slides maar zo een publiek heeft daar geen behoefte aan, die willen geen beelden, die willen vaak alles, heel gedetailleerd. Het liefst nog helemaal vooraan een executive summary, een one-pager waarbij dat je...
Een samenvatting…
... een samenvatting hebt. Maar dat is het document dat je eigenlijk op voorhand door moet sturen, maar dat is jouw gedetailleerde rapport. En het probleem is, het is gedetailleerd. Dus daar staat heel veel op. Je kan dat niet gebruiken tijdens jouw verhaal, want dan geef je hen de keuze tussen; ga ik de slides lezen of ga ik naar het verhaal luisteren. Dus waar je eigenlijk een verschil tussen moet maken, dat is jouw 5 min, dat is echt jouw verhaal. En daarna heb je jouw gedetailleerde rapport, dat zijn eigenlijk de back-up slides. En er zijn verschillende manieren om daarmee om te gaan, en mijn geprefereerde manier is, wat ik noem, the naked speaker of the naked presenter. Het is eigenlijk geen term van mijzelf, het is van een boek van Garr Reynolds, The naked presenter, waarbij hij adviseert, en ik vind het een hele mooie manier, waarom niet je verhaal vertellen zonder slides? Dus wat je dan kan doen tijdens het presenteren van je gedetailleerde slides en je drukt op je computer op B. Voor veel mensen kennen die toets nog altijd niet, maar in PowerPoint staat B voor black. Dus dat betekent dat je back-up slides staan klaar voor de vragen, voor de discussie, maar op die zwarte slide er is eigenlijk geen licht van de beamer, kun je gewoon je verhaal vertellen. Ik weet dat veel mensen zeggen; ja, maar ik wil dat niet doen.
Maar voor veel mensen zijn die slides het houvast van hun verhaal.
Het is een geprojecteerd spiekbriefje geworden. Dus je mag uiteraard je slides gebruiken tijdens jouw verhaal. Maar dan moet je je slides bekijken als een soort van, ik noem het een proper flipchart. Dus dat gedetailleerde rapport kun je sowieso niet gebruiken. Maar als je dat hebt opgebouwd via dat piramidesysteem, vertrekkend van je drie belangrijke boodschappen, als je dat omzet naar slides; dat zijn drie kernslides, een boodschap is een kernslide. Dus je het heel beperkt houdt, zou jij je verhaal kunnen vertellen op die drie slides. Maar als je zegt; ja, ik wil toch nog wel wat meer slides, als ik die lades opentrek, dan zou je eigenlijk moeten voorstellen; wat zou je tekenen op die flipchart? Als je daar bijvoorbeeld een grafiek bij wil tonen, hoe zou die grafiek eruit zien op die flipchart? En dat ga je omzetten naar een proper slide. Dat is een extra werk. Vandaar dat ik voorkeur geeft aan de naked presenter. Maar niet iedereen voelt zich daar comfortabel bij. En ik raad het meestal bij mensen aan die zich toch al comfortabel voelen bij een presentatie. Maar het woord en norm geapprecieerd en mensen verwachten dat niet.
Het gewoon durven om het zonder te doen.
Ja, ik hoor het bij mensen die ik interview. Ik heb vijf jaar geleden 30 vrouwen aan de top geïnterviewd voor mijn eerste boek, nu gaat mijn volgende boek uitkomen.
Over dit onderwerp?
Over dit onderwerp, ja. Maar een volgende boek gaat uitkomen, en daarvoor ben ik mensen blijven interviewen. Vooral CEO’s, vooral mensen die in het directiecomité zitten of die presenteren naar een directiecomité en ik geef heel vaak het bijvoorbeeld van Michel de Coster; ik weet niet of je hem kent. Michel De Coster is de bassist van de mens. Maar toen ik hem interviewde, zat hij in de directiecomité van Belgacom. En hij gaf mij het voorbeeld van iemand die voor hem op zijn kantoor een presentatie kwam doen. Dus het was gewoon één op één communicatie. De man zegt: kom binnen, met een PowerPoint want dat doen wij allemaal. Die man heeft twee PowerPoint documenten uitgeprint en hij geeft die documenten aan Michel De Coster en hij gebruikt een document voor zichzelf. Hij gaat naar het blad een en dat verwacht hij ook van Michel. Michel doet dat niet. Hij pakt het document van de spreker en hij legt het aan de kant. Hij zegt tegen de spreker; vertel het mij gewoon eens. Dus niemand heeft noodgedwongen zonder slides gewoon moeten vertellen. De meeste sprekers slaan tilt als ze dat moeten doen. Dus we denken vaak; ja maar, we gaan niet meer professioneel overkomen als we geen slides hebben en als we maar 5 min vertellen.
Alsof het een maatstaf is van voorbereiding.
Ja. Terwijl het enorm aan het veranderen is. Als jij heel gestructureerd, zonder slides, een bijzonder goed verhaal kunt vertellen, dan scoor je wel. Maar je moet dat blij dat publiek ook aankondigen. Als je 20 min hebben gekregen en je bent van plan om een 5 min verhaal te vertellen... iemand heeft dat onlangs gedaan en ze zegt; geweldig goed gemarcheerd, ik vertelde in het begin. Ik heb maar 5 min nodig gehad om mijn verhaal te vertellen, dan ga ik in op de details via jullie vragen. Dat werkt. Je moet het durven doen.
Ik kijk in ieder geval alvast uit naar je boek. Sylvie, bedankt voor je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot de volgende week.
