Allfence biedt hekwerk oplossingen voor uiteenlopende evenementen. Willemijn Overwater, Allfence expert evenementen, geeft een andere draai aan het leveren van evenementenhekwerk. Ze denkt niet vanuit het product, maar vanuit de 'reis' die de bezoeker aflegt op en rondom het terrein.
Dit geeft een verrassend andere kijk op hekwerk. Goed sluitend hekwerk draagt bij aan een veilig topevenement zonder escalaties. "Mits… je de behoeften van gasten begrijpt en hierop anticipeert", aldus Willemijn.
Willemijn werkt pas sinds 1 november 2016 voor Allfence, maar haar carrière in deze branche begint al jaren geleden. Zo heeft ze diverse uiteenlopende rollen vervuld binnen de evenementsector. Hierdoor kent ze het reilen en zeilen binnen dit segment en de bijbehorende klappen van de zweep. Afgelopen november mocht ze in haar huidige functie direct haar opwacht maken tijdens Festivak. Dit was de ultieme gelegenheid klanten te woord te staan en het startschot te geven aan een verdere verdieping van de relatie met Allfence. Wat haar betreft wordt dat een hele persoonlijke, waarbij ze vanuit haar passie aan de slag gaat.
Hekwerk draagt bij aan de beleving
Willemijn is als geen ander in staat om in de huid van de bezoeker te kruipen. Ze komt uit een horecagezin, werkte op vele evenementen, specialiseerde zich tijdens haar studie 'evenementenlogistiek' in 'crowd management', werkte eerder al bij Allfence en gaat zelf zo vaak ze maar kan naar festivals. Ze ademt events, maar wat haar echt uniek maakt is haar analytische kijk op terreinafzetting. "Hekwerk gaat verder dan productgericht denken. Het gaat om ervaringen uit het verleden, om psychologische aspecten en zelfs om Big Data. Als je alle factoren die van invloed kunnen zijn in kaart hebt, ben je als evenement in staat een goed beveiligingsplan, inclusief hekwerk op te stellen. Maar ook het analyseren van vorige evenementen kan een bijdrage leveren in het voorspellen van het evenement van de toekomst."
"En dat is wat in mijn beleving Allfence onderscheidt van de rest; het verder denken dan: u roept wij draaien. De klant roept, Allfence neemt contact op en bekijkt samen met alle betrokkenen de facetten die in verband staan met het professioneel afschermen van het evenemententerrein. Niet alleen voor veiligheid, maar ook voor een goede doorstroom van bezoekers en hulpdiensten. Hierbij zijn strategisch geplaatste nooduitgangen en bewegwijzering van groot belang. Alles om wachttijden, gedrang, overlast en zelfs agressie te voorkomen en hulpverlening te bespoedigen. Een evenement slaagt door zijn mate van beleving. Is je hekwerk slecht georganiseerd, dan gaat dit direct ten koste van de ervaring", aldus Willemijn expert evenementenhekwerk.
Big Data; de glazen evenementenbol
Als we Willemijn de vraag stellen wat Big Data voor rol kan spelen, maken we iets in haar los. Dit soort ontwikkelingen intrigeren haar. Dat zie je aan haar en dat merk je als ze begint te praten. "Big Data gaat absoluut een grote rol spelen in de toekomst. Je bent ermee in staat het verloop van je evenement te voorspellen en hierop te anticiperen. In lichtere mate wordt dit nu al gedaan, maar er zijn grootse onderzoeken en projecten gaande op dit gebied. Denk aan het voorspellen van de voorkeur op het gebied van food. Heeft iedereen de periode ervoor online vooral veel interesse getoond in Indiaas eten? Zorg dan dat er verschillende Indiase foodtrucks zijn. Of geef iedere bezoeker een tag mee in het polsbandje. Zo weet iedereen waar iedereen zich bevindt. Een leuk extraatje om met een app de digitale beleving te verdiepen en om de 'reis' van de bezoekers in kaart te brengen voor toekomstige evenementen. Op die manier kun je wachttijden bij de bar, eettentjes of toiletten voorkomen. Of verwacht je agressie op of rondom je evenement? Dan kan een tijdige analyse van Big Data helpen. Het stelt je in staat tijdig na te denken over bepaalde zaken, zo ook over het strategisch plaatsen van hekwerk."
Hekwerk met inhoud
Ondanks deze ontwikkelingen moeten we uiteraard het product zelf niet uit het oog verliezen, aldus Willemijn. Ze licht toe: "Ook op productniveau is continue inhoudelijke expertise gevraagd. Vraagt een klant bijvoorbeeld 60 hekken aan? Dan gaan we niet direct rekenen, maar eerst analyseren. Zijn die 60 hekken nodig op dit terrein en met deze omstandigheden? Of volstaan 50 hekken en 1 schuifhek ook? Pas als we dat in kaart hebben, gaan we de kosten uitrekenen. Dit scheelt in veel gevallen geld. Kortom, met het juist benaderen van crowd control kun je geld besparen. Omdat ik oprecht zaken wil doen, maak ik me hard voor het realiseren van besparingen voor mijn klanten."
"Ik onderscheid hierbij twee type klanten: de doorgewinterde event coördinator, die vanuit zijn passie voor coördineren een evenement organiseert en de organisator die vanuit zijn passie voor muziek of cultuur een evenement neerzet. Beiden hebben een persoonlijke, maar verschillende aanpak nodig. De eerste groep bestaat uit ervaringsdeskundigen die heel goed weten wat ze willen. Hier spelen we met name een rol in het uit voorraad en flexibel kunnen leveren van producten en mankracht. Voor iedere hoek op het terrein kunnen we professioneel hekwerken en vakkundige monteurs leveren. Bij de andere doelgroep is een wat meer adviserende en begeleidende rol weggelegd. Zo geef ik logistiek advies omtrent vergunningen, geluid, geweld en overlast. Voor beiden segmenten gaan mijn collega's en ik erg ver. In het interview van mijn collega Sjoerd gaf hij al aan altijd stand-by te zijn voor klanten. Het zal in het Allfence-DNA zitten, want ook ik ben met veel plezier nagenoeg altijd bereikbaar. Mijn passie is naast evenementen bezoeken ook mijn netwerk blij maken. Bij Allfence komen passie en expertise optimaal samen."
Marketing in de evenementenbranche
Volgens Willemijn worden events steeds extremer; zelfs de details zijn van omvangrijk formaat. "Consumenten worden steeds kritischer dus organisaties moeten wel. Evenementenmarketing wordt dan ook steeds belangrijker. Als leverancier moet je een bijdrage kunnen leveren aan de gewenste uitstraling die past bij het concept van het evenement. Bij een hoog belevingsniveau dienen alle facetten van unieke kwaliteit te zijn, zo ook je hekwerk."
"Daarnaast speelt ook veiligheid een steeds belangrijkere rol. Was voorheen hekwerk een succes als de beveiliging geruisloos een plaats op de achtergrond innam, zo willen nu steeds meer bezoekers het idee krijgen dat hun veiligheid serieus genomen wordt. Veel bezoekers hebben vragen rondom de hedendaagse risico's. Voor de een ver van zijn bed, voor de ander angstig dichtbij. Als organisatie moet je gehoor te geven aan deze angsten en behoeften. Wij kijken hiernaar vanuit de gedachte "massagedrag gaat voor individueel gedrag". Kortom, als er paniek uitbreekt en de grote meute naar rechts rent, rent ook de grootste twijfelaar hier uiteindelijk achteraan. Maar kan deze route deze massa aan en is dit de juiste koers? Hier dien je in je voorbereiding tijdig met je loop- en vluchtroutes op in te spelen. Ook kijkt een groeiend aantal bezoekers bij binnenkomst vluchtig uit naar de nooduitgangen. Zorg dat deze strategisch geplaatst en goed zichtbaar zijn. Zo betreedt iedereen gerustgesteld en met veel plezier het festivalterrein. Het echte beleven kan beginnen!"
Een goed advies van een expert evenementenhekwerk kan helpen om toekomstgericht naar de veiligheid van je evenement te kijken. Doe er je voordeel mee!
