Volgens een nieuwe enquête over de trends in videoconferencing zijn bijna alle (96 procent) zakelijke beslissers ervan overtuigd dat videoconferencing de afstandsbarrières elimineert en de productiviteit tussen teams in verschillende steden en landen verhoogt.
Volgens de enquête, uitgevoerd door Redshift Research in opdracht van Polycom, is videoconferencing een essentieel hulpmiddel bij het verhogen van teamsamenwerking en het sluiten van de fysieke en culturele kloof tussen collega's die op afstand met elkaar handelen. Uit de enquête bleek dat video steeds meer doordringt in bedrijven over de hele wereld. Bij de vraag om hun huidige favoriete communicatiemedium te kiezen, rangschikten de respondenten videoconferencing op de derde plaats (47 procent), na e-mail (89 procent) en telefoon/conferentiegesprekken (64 procent); diezelfde bedrijfsleiders en managers verwachten dat video binnen drie jaar voor hen het meest geprefereerde middel tot samenwerking (52 procent) zal worden, gevolgd door e-mail (51 procent) en telefoon/conferentiegesprekken (37 procent). Respondenten die op dit moment gebruik maken van videoconferencing gaven als de drie grootste voordelen aan: een betere samenwerking tussen wereldwijd verspreide collega's (54 procent), meer duidelijkheid over de besproken onderwerpen (45 procent) en efficiënter vergaderen (44 procent).
Meer dan driekwart van respondenten op beslissingsniveau (76 procent) gebruikt op dit moment videoconferencing op het werk waarbij 56 procent van de gebruikers minstens een keer per week deelneemt aan videogesprekken. Uit de enquête bleek dat in Brazilië, India en Singapore dit aantal aanzienlijk hoger lag, met meer dan tweederde van de respondenten die in deze landen minstens een keer per week videoconferencing gebruikt. Uit de enquête bleek ook dat 83 procent van de respondenten en bijna 90 procent van degenen die tussen 20 en 39 jaar oud zijn, thuis consumentenoplossingen voor videoconferencing gebruiken, met bijna de helft van alle respondenten die minstens een keer per week thuis videoconferencing gebruikt.
Het onderzoek toonde ook aan dat laptops en desktops de meest populaire apparaten zijn voor zakelijke videoconferenties (75 procent van de respondenten), gevolgd door conferentiezalen (48 procent) en mobiele apparaten (42 procent). Aangezien videoconferencing steeds verder doordringt, zullen naar verwachting binnen drie jaar laptops en desktops nog steeds de meest geprefereerde apparaten zijn (72 procent), terwijl het gebruik van mobiele apparaten en in conferentiezalen zal toenemen tot respectievelijk 55 en 51 procent.
Aanbevelingen voor ideale videoconferenties
De enquête verstrekt duidelijke inzichten in wat volgens gebruikers van videoconferencing een ideale videovergadering uitmaakt, en welke elementen op zakelijke beslissers storend werken. Het onderzoek vond als top drie van de belangrijkste criteria voor een ideale videovergadering:
- Het vermogen om iedereen duidelijk te horen (69 procent)
- Technologie die ongecompliceerd en makkelijk te gebruiken is (60 procent)
- Goed oogcontact met collega's / iedereen is duidelijk zichtbaar (58 procent)
Te vermijden storende elementen
Respondenten die gebruik maken van videoconferencing gaven als meest storende elementen aan die tijdens video-vergaderingen moeten worden vermeden:
- Mobiele telefoons die tijdens een vergadering beginnen te bellen (58 procent)
- Mensen die de vergadering bijwonen vanuit ongepaste locaties - bijvoorbeeld vanuit het openbaar vervoer of in een winkel (52 procent)
- Mensen die ook met andere dingen bezig zijn of klaarblijkelijk afgeleid worden - bijvoorbeeld, bezig zijn met tikken op een toetsenbord - (51 procent)
- Ongepaste storende elementen op de achtergrond, zoals collega's, muziek, lawaai (50 procent)
Wat men in één land storend vindt, vindt men in een ander land niet erg
Het onderzoek wierp ook licht op de uiteenlopende meningen tussen de gebruikers van videotools in de verschillende landen, waarbij de ene activiteit in een land storend kan werken, maar in een ander land aanvaard wordt.
- Uiterlijk telt (soms). Op de vraag of het niet dragen van zakelijke kleding storend overkomt, stonden respondenten uit India, Singapore en Polen bovenaan de lijst (respectievelijk 30, 26 en 21 procent), terwijl aan de andere kant van het spectrum, 13 procent of minder van de respondenten in de Groot-Brittannië, Frankrijk, Rusland en Nederland kledij een storend element vinden.
- APAC beschouwt video als een cruciaal instrument om wereldwijd handel te drijven. In de regio Azië-Oceanië (APAC), wordt videoconferencing in internationale communicatie (tussen collega's in verschillende landen) als het belangrijkste middel gerangschikt (65 procent), tegenover 57 procent voor de communicatie binnen in een land.
- De deal sluiten. India loopt voorop in het gebruik van videoconferencing voor het afsluiten van nieuwe deals met 60 procent van de respondenten die zeggen dat ze videoconferenties gebruiken of zouden gebruiken voor het afsluiten van nieuwe deals, gevolgd door Rusland en Brazilië met respectievelijk 49 en 44 procent. Over de hele wereld gebruikt 38 procent van de respondenten video, of zou video gebruiken om nieuwe deals af te sluiten.
- Zie mij, neem mij aan. De VS loopt voorop bij het stimuleren van videoconferencing voor werving en inhuren; 32 procent van de videorespondenten zei dat ze video voor dit doel gebruiken of zouden gebruiken, gevolgd door APAC met 28 procent.
- Flexibel werken. In Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA), gebruiken de respondenten videoconferencing overwegend om een flexibele werkomgeving te creëren; dit werd als de tweede belangrijkste reden genoemd om de technologie te gebruiken, na 'netwerken met collega's over het hele land'.
Variaties in functie van het beroep
Terwijl de toegang tot videoconferencing bij vrijwel alle medewerkers met een mobiel apparaat of laptop toeneemt, blijkt uit de enquête dat videogebruikers video in diverse zakelijke functies binnen organisaties op ietwat verschillende manieren gebruiken om de afstand te overbruggen:
- CEO's en oprichters van bedrijven geven flexibel werken en inter-office/lokale vergaderingen (50 procent elk) aan als hun belangrijkste redenen om videoconferencing te gebruiken, gevolgd door internationale vergaderingen (46 procent), nieuwe business/sales en vergaderingen op ondernemings-/afdelingsniveau (39 procent elk).
- Gedurende een gemiddelde week gebruiken de marketing mensen videosamenwerking het meest frequent (64 procent gebruikt video minstens een maal per week) binnen een organisatie, gevolgd door IT/engineering en ondersteunende functies (62 procent gebruikt video minstens een maal per week). Waar het gaat om het dagelijks gebruik van video op het werk is HRM veruit de grootste gebruiker (32 procent gaven aan dat ze videoconferencing dagelijks gebruiken), gevolgd door verkoopmanagers (28 procent gaven aan dat zij videoconferencing dagelijks gebruiken).
- IT/engineering en productie/supply chainfuncties gebruiken videosamenwerking voornamelijk voor internationale vergaderingen, met respectievelijk 61 en 58 procent van de respondenten die zeggen video te gebruiken om aangezicht tot aangezicht te staan met hun internationale collega's. Volgens de resultaten van de enquête zijn dit de twee rollen die videosamenwerking eerder voor internationale vergaderingen gebruiken dan lokale, binnenlandse videovergaderingen.
Alle respondenten, ongeacht hun rol, gebruiken videoconferencing voornamelijk voor inter-officevergaderingen, gevolgd door internationale inter-officevergaderingen. De overweldigende meerderheid van respondenten zei dat het belangrijk is om te proberen de cultuur van een ander land te begrijpen bij vergaderingen via videoconferencing (97 procent) en 89 procent van de respondenten vraagt om etiquetteregels vast te leggen om hen te helpen bij het beter gebruiken van videoconferencing in het bedrijfsleven.
