Organisatoren van evenementen focussen zich nog steeds op de verkeerde zaken. Laten we eens op houden met ons vak vooral te zien als het verzorgen van logistiek, techniek en catering.
We houden ons in 'het vak' nog steeds veel te veel bezig met praktische zaken. Natuurlijk zijn voldoende bereikbaarheid, lekker eten en goed geluid belangrijk, maar het zijn niet meer dan randvoorwaarden. Waar we echt mee bezig zouden moeten zijn is wat het programma teweeg brengt bij de deelnemers en wat het - onder aan de streep - aantoonbaar opbrengt.
We moeten meer gaan denken in Return-on-Investment: wat willen we dat de deelnemers morgen aantoonbaar anders gaan doen en hoe bereiken we dat? Wat de deelnemer wil moet minimaal net zo belangrijk worden als wat de organisator wil.
Laten we nu eerst eens bezig gaan met het inhoudelijke en creatieve concept van de dag: hoe bouwen we het programma op, welke werk-/gespreksvormen gebruiken we, welke spreker komt waar in het programma?
We moeten gaan denken vanuit bijvoorbeeld groepsdynamica, psychologie, bewegingsleer en communicatie in plaats vanuit kroketten, bronwater, garderobes en comfortabele stoelen.
Als de event-architectuur dan eenmaal perfect is, gaan we ook vanzelf anders kijken naar de praktische zaken. Dan is het ineens niet meer genoeg dat de catering 'goed geregeld' is, maar ga je kijken naar het effect van voedsel op de hoeveelheid informatie die de hersenen op kunnen nemen. Mijn dochter krijgt op ‘de bereboot’ niet voor niets om 09.00 uur een fruithapje, dus waarom wij niet tijdens het congres?
Dan worden licht, temperatuur en het soort stoelen die je kiest ineens een belangrijke voorwaarde voor geslaagde interactie in de zaal. Dan ga je de temperatuur bij iedere programmaonderdeel bewust verhogen of verlagen. En je kiest ongemakkelijke stoelen, juist omdat je mensen daarmee in beweging krijgt.
Als ik moet kiezen tussen geslaagde interactie en lekker eten, vind ik dat we het lef moeten hebben om te zeggen: "doe ons maar lauwe kroketten, alstublieft".
