eventplanner.net event software academy

Welkom bij de eventplanner.net Academy. Deze trainingsgids helpt u om het maximale uit onze eventplanner.net software te halen en u te concentreren op wat echt belangrijk voor u is: het organiseren van opmerkelijke evenementen.

BELANGRIJKE MEDEDELING: We zijn bezig met het upgraden van ons trainingsportaal! Voorlopig zijn alle cursusmaterialen gebundeld in dit artikel. Certificering is tijdelijk niet beschikbaar. Onze excuses voor het ongemak en we stellen uw geduld tijdens deze verbetering op prijs.

Met ons certificeringsprogramma kunt u potentiële klanten en werkgevers laten zien dat u het snelst groeiende evenementenplatform op de markt onder de knie hebt. En het beste? Onze evenementensoftware (zoals u misschien wel of niet weet) is helemaal gratis! Dat betekent dat u alle basisfunctionaliteiten kunt gebruiken zonder een cent te betalen.

Zoals bij elke software zijn er enkele beperkingen, zoals het aantal mensen waarmee je kunt samenwerken, het aantal evenementen dat je per jaar kunt organiseren of het aantal items op een checklist. Maar maak je geen zorgen, de limieten zijn vrij hoog ingesteld, dus je zult waarschijnlijk geen problemen ondervinden. Maar als je onze software graag gebruikt en wilt bijdragen, kun je altijd upgraden naar een premium-account zonder limieten. Volg de link hier voor meer informatie.

• Belangrijk! We proberen deze trainingsgids zo nauwkeurig mogelijk te houden, maar aangezien onze ontwikkelaars het platform blijven upgraden en nieuwe functionaliteiten uitbrengen, zal niet elke nieuwe functie altijd worden vastgelegd. Raadpleeg daarom ook alle documentatie en andere materialen die we voor u beschikbaar hebben.

Evenementen opzetten

Een evenement maken

Wat is een betere plek om te beginnen dan het maken van een nieuw evenement met onze eventplanner.net software? Als u dat nog niet gedaan hebt, ga dan naar de event software homepage. Klik vervolgens op "Event software" in de rechterbovenhoek van de navigatiebalk.

Methode #1

Wanneer u zich in de eventplanner.net software bevindt, vindt u aan de linkerkant van het scherm het menu. Hier ziet u alle beschikbare hulpmiddelen: Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgetten en Contacten.

Er zijn verschillende manieren om een evenement te maken, maar voor de eenvoud beginnen we met de gemakkelijkste.

Klik op ‘Een nieuw evenement toevoegen’ en voer de volgende gegevens in:

• Naam van het evenement
• Datum
• Soort evenement
• Aantal personen
• Regio
• Begroting
• Munteenheid
• BTW-selectievakje
• Beschrijving
• Selectievakje voor lege sjabloon

Event name: kies iets specifieks dat u kunt onderscheiden van de andere events die u maakt. U ziet al uw events op uw hoofddashboard in een lijstformaat; door ze een specifieke naam te geven, kunt u gemakkelijker naar de juiste navigeren.

Datum: dit is de datum waarop uw evenement plaatsvindt.

Evenementtype: er zijn meerdere opties om uit te kiezen: zakelijk evenement, personeelsfeest, productlancering, vergadering, conferentie, teambuilding, concert, bruiloft, privéfeest en andere. Kies de meest geschikte.

Aantal personen : het aantal personen dat aanwezig is. Dit wordt later belangrijk wanneer we beginnen met het opstellen van onze budgetten. Als u werkt met prijzen op basis van eenheden, heeft het aantal personen invloed op de totale kosten. Als de prijs voor een cateraar bijvoorbeeld $ 20 per persoon is, wordt uw budget dienovereenkomstig berekend.

Regio: typ de stad of gemeente waar het evenement plaatsvindt. Als het een virtueel evenement is, voer dan gewoon het geregistreerde adres van het bedrijf, het kantooradres of de organisator van het evenement in. Het is belangrijk om deze details goed te vermelden, want onze eventplanner.net-software helpt u de juiste locatie voor uw evenement te vinden.

Budget: het bedrag dat u wilt toewijzen voor de totale omvang van dit specifieke evenement.

Valuta: selecteer de juiste waarde uit de dropdownlijst. Dit zijn de valuta's die momenteel beschikbaar zijn om uit te kiezen, en we zullen in de toekomst nieuwe valuta's toevoegen.

BTW-selectievakje : selecteer dit vakje als u de prijzen in het gedeelte Budgetten exclusief BTW wilt zien.

Beschrijving: geef een overzicht van het evenement en neem relevante details op, zoals het doel van het evenement, het beoogde resultaat en eventuele planningsoverwegingen.

Lege sjabloon checkbox: selecteer dit als u uw evenement Checklist niet vooraf wilt invullen of wilt beginnen met een lege Checklist. Als u bijvoorbeeld een bruiloft plant, wordt er een checklist toegevoegd met alle benodigde taken die vereist zijn, zoals "Boek de ceremonie locatie".

• Belangrijk! Op dit moment hebben we niet de functionaliteit om onze template te gebruiken. Maar u kunt een checklist hergebruiken voor een andere activiteit, zoals uw call sheet. Het is ook mogelijk om een eerder evenement te gebruiken (bijvoorbeeld dat van vorig jaar) en daarop voort te bouwen. Later in deze handleiding wordt meer gedeeld over hoe u dat kunt doen.

Zodra alle bovenstaande informatie is ingevoerd, controleert u of de gegevens correct zijn en selecteert u 'Opslaan'.

U wordt dan naar een nieuw scherm geleid, waar u bovenaan de naam van uw evenement ziet.

• Top Tip! Als u een nieuw evenement wilt toevoegen, klikt u op de evenementnaam (naast de pijl naar beneden) en selecteert u de optie om een nieuw evenement toe te voegen. Vanaf hier kunt u ook navigeren tussen uw andere evenementen. En niet alleen dat, maar een kenmerk van eventplanner.net is dat u aan meerdere evenementen tegelijk kunt werken.

En voila! De tools zijn nu klaar voor gebruik.

Als snelle oefening navigeert u naar "Checklists" in het linkerdeelvenster en ziet u (als u ervoor hebt gekozen om de checklist vooraf in te vullen) verschillende taken klaarstaan om het door u geselecteerde evenementtype te organiseren. Vanaf hier kunt u beginnen met het opstellen van uw budget, het uitvoeren van een briefing, het selecteren van een evenementenbureau en nog veel meer.

Methode #2

Zoals eerder vermeld, zijn er andere manieren om een nieuw evenement te maken. Een van de beste manieren om dit te doen, is door een evenement te maken op basis van een eerder evenement dat u hebt georganiseerd. Klik eenvoudigweg op de evenementnaam bovenaan (naast de pijl naar beneden) en selecteer het evenement dat u wilt gebruiken als sjabloon voor uw nieuwe evenement. Nadat u uw selectie hebt gemaakt, ziet u het vertrouwde scherm waar we onze evenementgegevens invoeren. Bekijk de bovenstaande instructies opnieuw als u verdere uitleg nodig hebt.

• Belangrijk! De software berekent alle data van taken en call sheet items voor het evenement opnieuw op basis van de nieuwe datum die u invoert. Stel bijvoorbeeld dat u een taak op uw checklist hebt staan en de vervaldatum van de taak was drie maanden voor de startdatum van het evenement, dan berekent onze software opnieuw op basis van de datum van het nieuwe evenement.

Hetzelfde geldt voor call sheet items. Bijvoorbeeld, als u een call sheet hebt en de dag voor het evenement de locatie hebt versierd, dan zal uw nieuwe call sheet daar rekening mee houden en de datum dienovereenkomstig aanpassen.

Het enige verschil bij het maken van dit evenement, in termen van beschikbare opties, is de "Import these contacts" checkbox. Hier kunt u beslissen of u dezelfde contactgegevens wilt opnemen van de mensen waarmee u aan het vorige evenement hebt gewerkt. Vink alle vakjes aan van de contactpersonen die u wilt opnemen. Als u een contactpersoon weglaat, worden alle bijbehorende taken en opdrachten aan u toegewezen, de organisator van het evenement. U kunt ze later altijd opnieuw toewijzen aan iemand anders.

Ga direct door en sla het nieuwe evenement op.

In de navigatieheader (naast de dropdown-pijl) ziet u nu uw oorspronkelijke evenement en het nieuwe evenement dat u hebt gemaakt. Vergeet niet dat u eenvoudig tussen deze evenementen kunt schakelen met alle beschikbare tools in de eventplanner.net-suite. Als u van tool wisselt, onthoudt het systeem waar u aan werkte en verliest u niets van uw werk.

Methode #3

De laatste optie om een evenement te creëren is niet vanuit de evenementensoftware zelf, maar vanaf elke plek op ons platform. Stel bijvoorbeeld dat u zich in de directory op onze website bevindt en door evenementenlocaties bladert, en stel dat u van plan bent een evenement in Antwerpen te organiseren, voer dan gewoon de gegevens in de zoekbalk in en klik op "Zoeken".

Na een moment ziet u een lijst met zoekresultaten. Stel u nu voor dat u de perfecte locatie hebt gevonden. Nadat u op de pagina hebt geklikt, ziet u alle details over die specifieke locatie.

Klik op "Vraag een offerte aan" en u wordt naar een pagina geleid waar u een nieuw evenement of een actueel evenement kunt selecteren dat u plant. Zodra u geselecteerd hebt, wordt u naar een andere pagina geleid met een webformulier (dit wordt vooraf ingevuld als u een bestaand evenement hebt geselecteerd). Controleer of u tevreden bent met de details en klik op "Verzenden".

• Let op : wanneer u op deze manier een evenement aanmaakt, zijn er minder opties om uit te kiezen. Alle evenementen die op deze manier worden aangemaakt, worden met standaardwaarden gemaakt. Maar wees niet bang! U kunt altijd de vereiste informatie invullen door terug te gaan naar de evenementensoftware en te klikken op "Toon info". Hier ziet u alle informatie over het evenement dat u hebt ingevoerd. U kunt altijd op "Bewerken" klikken en de details van het evenement wijzigen.

Archiveren van evenementen

En last but not least is er ook een archief-evenementknop. Wanneer uw evenement heeft plaatsgevonden – of als het is geannuleerd, uitgesteld of niet langer nodig is – kunt u uw evenement archiveren zonder het te verwijderen. Gearchiveerde evenementen worden niet meer op de gebruikelijke plaatsen weergegeven, zoals de vervolgkeuzelijst bij het schakelen tussen evenementen.

Het archiveren van gebeurtenissen is erg handig als u met veel gebeurtenissen werkt. Uw vervolgkeuzelijst raakt snel overvol als u deze niet bijwerkt.

U ziet hier een nieuwe link: "Gearchiveerde gebeurtenissen". Als u hierop klikt, wordt u naar het archief geleid, waar u alle gebeurtenissen ziet die zijn gearchiveerd. Vanaf hier kunt u nog steeds uw historische gebeurtenissen openen en zelfs dearchiveren.

Uw ervaring personaliseren

Nog een laatste punt: u kunt uw ervaring personaliseren door naar het instellingenscherm te gaan. Klik hiervoor op uw naam in het bovenste menu en ga vervolgens naar het tabblad 'Persoonlijk'. Hier ziet u al uw communicatie- en meldingsvoorkeuren.

Wat betreft uw voorkeuren voor meldingen kunt u kiezen uit drie manieren waarop wij met u communiceren: pushmeldingen (via de eventplanner.net-app als u die hebt geïnstalleerd), e-mails en websitemeldingen (deze kunt u niet uitschakelen).

Bovendien kunt u de typen meldingen wijzigen die u wilt ontvangen. We kunnen bijvoorbeeld meldingen sturen wanneer u een opdracht krijgt, of wanneer een collega u aan een taak toewijst, of wanneer iemand een call sheet-item aanmaakt. Als u een van deze voorkeuren wilt wijzigen, klikt u op 'Bewerken' en vinkt u de relevante vakjes aan.

• Belangrijk! Wat is het verschil tussen e-mail en geconsolideerde e-mail? Een e-mail is wanneer de actie plaatsvindt. Dus als het 10 uur 's ochtends is en uw collega u aan een taak toewijst, dan ontvangt u die e-mail onmiddellijk. De geconsolideerde e-mail wordt eenmaal per dag verzonden, wat een overzicht geeft van al uw meldingen gedurende de dag.
• Toptip! U kunt herinneringen voor taken instellen en uw meldingen wijzigen. Als u bijvoorbeeld een taak hebt toegewezen in een bepaald project en u wilt een herinnering wanneer de taak moet worden uitgevoerd, zorg er dan voor dat deze herinneringen in dit scherm zijn ingeschakeld.

En dat was het dan, hoe je een evenement organiseert.

Vervolgens gaan we alles leren over de tools die we aanbieden in onze eventplanner.net software. Pak dus een drankje en we zien je in het volgende gedeelte.

Moodboards

In dit gedeelte leren we over Moodboards. Het is een vrij kort gedeelte, maar toch een belangrijk gedeelte. Moodboards helpen je om opmerkelijke evenementen te organiseren door al je inspiratie op één handige plek te verzamelen.

Open eerst de eventplanner.net software (als je dat nog niet hebt gedaan). Op je hoofdpagina, in het linkerdeelvenster, zie je "Moodboards". Zodra je dit hebt geselecteerd, als dit je eerste keer is dat je iets maakt, zie je een sectie met de tekst "Voeg je eerste pin toe". Klik op "Meer informatie" en je wordt naar een pagina geleid met gedetailleerde instructies over hoe je dit moet doen.

Je moodboard is als een creatief ideeënbord waar je al je inspiratie voor je komende evenementen verzamelt. Dingen die je misschien wilt opnemen zijn geselecteerde locaties, interessante artikelen of evenementenbedrijven.

Uw moodboard aanpassen

Een pin toevoegen aan je moodboard is eenvoudig. Ga gewoon naar de bedrijfspagina van het bedrijf op onze site en klik op "FOLLOW". Er verschijnt een pop-up wanneer je het evenement selecteert waaraan je dit wilt vastpinnen, of je kunt het toevoegen aan een nieuw evenement.

Er is ook een snelkoppeling: veel van onze pagina's tonen een hartpictogram (of 'opslaan'-link). Als u hierop klikt, slaat u bedrijven en locaties op in uw moodboard.

U kunt meerdere opties aan hetzelfde bord toevoegen. Als u bijvoorbeeld een paar interessante cateraars vindt – misschien vindt u de look van een foodtruck mooi, of misschien hebt u een cateraar gevonden die gespecialiseerd is in vegetarisch eten – kunt u deze ook aan uw moodboard toevoegen.

Ook wanneer u in de "Nieuws" sectie van de eventplanner.net website bent, zult u in plaats van een hartje het woord "Opslaan" zien. Dit werkt precies hetzelfde als het klikken op een hartje en zal die specifieke post vastpinnen op uw moodboard.

Laten we nu teruggaan naar de evenementensoftware door op de link in het headerpaneel (bovenaan de website) te klikken en naar "Moodboards" te gaan. Hier ziet u alle content die u hebt vastgezet, zoals die van het klikken op "Opslaan" of een hartje. eventplanner.net groepeert de pins op basis van hun categorieën.

In het ene gedeelte ziet u alle cateraars die u hebt opgeslagen, in een ander gedeelte ziet u al uw evenementenlocaties gebundeld en weer een ander gedeelte bevat alle berichten die u hebt opgeslagen.

• Pro Tip! Niet alles wat je inspireert staat op de eventplanner.net website. Daarom is er ook de functionaliteit om externe links toe te voegen aan je moodboard. Om dit te doen, navigeer je naar de onderkant van het moodboard en scroll je naar beneden totdat je een sectie bereikt met de titel "Links". Plak gewoon de URL van je gekozen artikel en klik op "Link toevoegen" om het toe te voegen aan je moodboard.

Terwijl u aan uw moodboard werkt, komt er een moment dat u dingen wilt verwijderen – wat ook mogelijk is. Beweeg uw cursor gewoon over het betreffende artikel en selecteer het prullenbakpictogram. Wanneer u klikt, wordt u gevraagd: "Weet u het zeker?" Als u op "Oké" klikt, wordt dit permanent van het moodboard verwijderd.

Voordelen van het gebruik van moodboards

Moodboards zijn ongelooflijk nuttig. Ze zijn geweldig als je alleen aan een evenement werkt, maar ze zijn vooral impactvol als je met anderen werkt.

Stel je voor dat jij en een collega samen een evenement organiseren. Je bent online op zoek naar locaties – op het eventplanner.net-platform en andere websites. Jij en je collega kunnen alle ideeën tegelijk op één bord samenbrengen en je ideeën met elkaar delen. Tijdens dit proces leer je van elkaar en vind je uiteindelijk de best mogelijke locaties en leveranciers voor je evenement.

Met deze tools tot uw beschikking hebt u de mogelijkheid om cross-functioneel te delen en te werken en meerdere mensen toegang te geven. Meer hierover wordt besproken in de sectie "Contacten".

Wees gerust, u kunt de toegang tot bepaalde onderdelen van de eventplanner.net-software beperken. Als u bijvoorbeeld de toegang tot het moodboard wilt delen, maar de toegang tot de checklist wilt beperken, kunt u alleen-lezentoegang geven. Op die manier kunnen collega's zien wat u doet, maar kunnen ze het niet wijzigen.

• Vergeet niet! U heeft te allen tijde controle over wie toegang heeft tot wat.

Zo, dat is een wrap voor Moodboards. Hierna gaan we alles leren over checklists. Neem gerust een korte pauze, en we zien je aan de andere kant.

Controlelijsten

In deze sectie gaan we kijken naar " Checklists ". Onze projectmanagementtool is speciaal gebouwd voor evenementenplanners en naadloos geïntegreerd met onze andere tools en het eventplanner.net-platform.

Zelfs de simpelste evenementen genereren eindeloze to-do-lijstjes. Met checklists kunt u elk belangrijk detail bijhouden en die van ons zijn zelfs vooraf ingevuld met voorgestelde items die zijn afgestemd op uw type evenement. Voeg taken toe, wijs ze toe en werk de status ervan bij door ze eenvoudigweg te slepen en neer te zetten.

U bent misschien wel of niet bekend met de term "Kanban board". Voor degenen die het niet weten, een Kanban board is een bord waarop u taken plaatst. Ze stellen u in staat om werk in verschillende fasen van een project visueel weer te geven met behulp van kaarten die werkitems vertegenwoordigen en kolommen om elke fase weer te geven.

In uw controlelijsten ziet u drie kolommen: ‘Te doen’, ‘In uitvoering’ en ‘Gereed’.

Wanneer u een evenement aanmaakt en niet de optie selecteert om te beginnen met een leeg canvas, vullen wij uw evenement vooraf in met alle relevante taken voor het type evenement dat u organiseert. Vergeet niet dat er veel verschillende soorten evenementen zijn met verschillende taken – u moet bijvoorbeeld aan uw budget werken; u moet een briefing schrijven; u moet beslissen of u het evenement zelf organiseert of een evenementenbureau inhuurt; maar er zijn ook specifiekere taken zoals het vinden van een evenementenlocatie.

Gebruikmakend van het voorbeeld eerder, toen we Antwerpen als locatie voor het evenement instelden. Als u nu op "Vind een evenementenlocatie" klikt, doorzoekt de software automatisch de directory voor alle mogelijke locaties in Antwerpen.

Taken toevoegen

U kunt ook "Taken toevoegen" in de sectie "Checklist". Eerst moet u een taaktitel invoeren, bijvoorbeeld "Uitnodigingen verzenden". Vervolgens moet u een beschrijving van de taak invoeren. Stel de prioriteit van het evenement in (laag, gemiddeld, hoog). Stel vervolgens de voortgang in door een van de drie opties in het vervolgkeuzemenu te selecteren (te doen, in uitvoering, voltooid).

U kunt ook een categorie voor dit type taak selecteren, bijvoorbeeld marketing, budget of entertainment. Vervolgens wilt u een einddatum instellen. Tot slot is er rechtsonder ook een dropdown waar u de taak aan iemand in uw team kunt toewijzen. Als u klaar bent, klikt u op "Taak toevoegen".

• Top Tip! Een taak wordt meestal onderaan de pagina toegevoegd. Als u hem hoger wilt plaatsen, sleept u hem gewoon naar de gewenste plek in de lijst.

Taken verwijderen

Het is ook mogelijk (en heel eenvoudig) om alle taken in uw lijst te verwijderen. Bij het maken van het evenement hebt u ons misschien gevraagd om uw evenement vooraf in te vullen, of bent u vergeten het selectievakje 'Start from a blank canvas' aan te vinken. Scrol gewoon naar het einde van de lijst en u ziet 'Delete all tasks', wat eruitziet als een hyperlink. Er verschijnt een waarschuwing op het scherm voordat de actie wordt uitgevoerd.

• Belangrijk! Als een failsafe verdwijnt de link wanneer u begint met werken aan uw checklist. Dit is om te voorkomen dat u per ongeluk al uw belangrijke taken verwijdert.

Je kunt ook handmatig specifieke taken verwijderen. Klik op de titel van de taak die je wilt verwijderen en klik op 'Bewerken'. Er verschijnt een venster. Linksonder staat een knop 'Verwijderen'. Klik daarop om ze te verwijderen.

Zelfs als u begint met een vooraf ingevulde lijst, kunt u nog steeds verschillende taken toevoegen, verwijderen of wijzigen zoals u dat wilt. Zo kunt u uw ervaring personaliseren.

Iets anders dat u wellicht handig vindt, is dat als u een sjabloon van een eerder evenement hebt genomen, u hier alle geschikte taken zult vinden. U hoeft alleen maar alle "Done"-taken terug te slepen naar "To do".

• Belangrijk! Wanneer een taak in uitvoering is, moet u de status bijwerken door deze naar de relevante kolom te slepen; en voor taken die u hebt voltooid, verplaatst u deze naar "Gereed". Om een succesvol evenement uit te voeren, moet u al uw taken van de linkerkolom naar de rechterkolom verplaatsen.

Een contactpersoon toevoegen en toewijzen

Laten we nu een contactpersoon toevoegen. We zullen hier later dieper op ingaan, maar we zullen dit nu kort bespreken om wat extra functionaliteit door te nemen.

Ga naar ‘Contacten’ in het linkerdeelvenster en klik vervolgens op ‘Contactpersoon toevoegen’.

Begin met het typen van de "Bedrijfsnaam" waartoe de persoon behoort; er verschijnen een aantal resultaten. Selecteer het bedrijf en vul vervolgens de resterende gegevens in. In dit venster kunt u een gebruiker bepaalde toegang geven (of beperken), maar daar gaan we later dieper op in. Geef dit voorbeeld nu contacttoegang tot de checklist.

Er zijn vier opties:

• Geen toegang: gebruiker heeft geen zicht op deze tool
• Lezen: de gebruiker kan alle taken lezen, maar kan niets wijzigen of opmerkingen toevoegen
• Commentaar: de gebruiker kan taken lezen en er commentaar op geven, maar kan de taken niet wijzigen
• Beheren: de gebruiker heeft volledige toegang en kan taken maken, bewerken en verwijderen

Zodra u een contactpersoon toevoegt, ontvangt deze een uitnodiging om samen met u aan dit project te werken. U zult merken dat de uitnodiging als in behandeling wordt weergegeven. Als de ontvanger na enige tijd niet reageert, verandert deze knop in "Uitnodiging opnieuw verzenden".

Zodra de ontvanger akkoord gaat, kunt u deze taak aan hem of haar toewijzen als u teruggaat naar de checklist.

Filteren

Een handige tool is het filter, helemaal bovenaan. Als u bijvoorbeeld taken wilt zien die aan een specifieke persoon zijn toegewezen, klikt u op 'Filter by person' en vinkt u het vakje van de relevante persoon aan.

U kunt meerdere assignees selecteren en u kunt altijd filters verwijderen zodat alles zichtbaar is. Het is geweldig voor projectmanagement en om iedereen op de hoogte te houden van wat er elders gebeurt. Het is een krachtige tool die samenwerking in alle fasen van een project bevordert.

Andere functies

U kunt ook opmerkingen plaatsen bij taken of zelfs bestanden toevoegen. Klik gewoon op de titel van de taak die u wilt wijzigen en voeg de details toe in het opmerkingenveld.

Een bijlage toevoegen is net zo makkelijk. Sleep en zet het gewoon neer vanuit je map naar het tekstveld 'Opmerkingen'. Vergeet niet op verzenden te klikken (het papieren vliegtuigpictogram). Zodra het bestand is geladen, is het toegankelijk voor iedereen die het kan zien.

• Let op: wanneer u een bestand uploadt, zult u merken dat het bestand wordt verwerkt. Dat komt omdat we virusscanners op elk bestand uitvoeren om de integriteit van ons systeem te beschermen.

Wanneer taken uit meerdere stappen bestaan, kan het nuttig zijn om een opmerking toe te voegen aan subtaken:

• maak een shortlist van vijf cateraars
• e-mails versturen
• organiseer een gesprek om de vereisten te bespreken

U kunt uw opmerking later bewerken nadat u een taak hebt voltooid.

Als u wilt teruggaan, klikt u gewoon op de pijl naar links in de linkerbovenhoek. U komt dan weer terug bij de checklist op het Kanban-bord.

Als u onder sommige categorieën “Lezen” selecteert, krijgt u een selectievakje te zien: “Alleen eigen items”. Dit is een functie die we hebben gebouwd voor privacy en de Europese AVG-wetgeving, maar het is ook handig voor een ander gebruik.

Stel dat u met een externe cateringpartner werkt en u wilt die cateringpartner toegang geven tot uw call sheets, dan kunt u ze toegang geven tot call sheets die alleen aan hen zijn toegewezen. Ze zien geen andere taken, die mogelijk gevoelige gegevens bevatten.

Zo, dat is een wrap voor checklists. Hopelijk was dat niet te belastend. We duiken in het volgende gedeelte meteen in Callsheets. Tot dan!

Callsheets

In deze sectie gaan we Callsheets doornemen. Callsheets zijn een cruciaal element bij het organiseren van een evenement, vooral op de dag van het evenement en de dagen ervoor. Met Callsheets kunt u eenvoudig alle actiepunten voor uw grote evenement beheren in een paar klikken, eenvoudig eigenaarschap toewijzen en het delen met het hele team.

Kortom, een callsheet is een handig hulpmiddel waarmee u alle taken kunt toevoegen die vóór, tijdens en na een evenement moeten worden voltooid.

Een oproepblad toevoegen

Voordat we beginnen, gaan we terug naar ons event software dashboard. Selecteer in het linkerdeelvenster “Callsheets”. Daar ziet u een voorbeeldinvoer om u te laten zien hoe dit eruit zal zien nadat u alle relevante informatie hebt ingevoerd.

• Toptip! Voordat u een call sheet toevoegt, moet u ervoor zorgen dat u deze aan het juiste evenement toevoegt. Als u dit wilt wijzigen, klikt u op de vervolgkeuzepijl naast de evenementnaam bovenaan en selecteert u de juiste optie.

Om te beginnen kunt u (a) de voorbeeldinvoer bewerken, of (b) op "Invoer toevoegen" klikken. Vervolgens moet u de volgende gegevens invoeren, waarvan sommige voor zichzelf spreken:

• Start- en einddatum
• Begin- en eindtijden
• Wat de taak is
• Waar de taak plaatsvindt
• Wie is bij de taak betrokken?
• Noteer eventuele andere belangrijke informatie

Stel je nu voor dat er een evenement plaatsvindt op 20 februari, op 19 februari, van 10 tot 11 uur 's ochtends. Zodra je de data en tijden hebt ingevoerd, vul je de vereiste informatie in bij "Wat?"; bijvoorbeeld "De locatie versieren". Ga dan naar "Waar?" en voeg details toe over de locatie van het evenement. Vul het gedeelte "Wie?" in met informatie over wie de taak zal uitvoeren (het is mogelijk om meerdere mensen aan één taak toe te wijzen). Je kunt ook een notitie toevoegen; bijvoorbeeld "Vergeet de feestverlichting niet."

• Top Tip! Als u een naam begint te typen die nog niet in het systeem staat, verschijnt er een suggestie met de tekst "Contactpersoon toevoegen". Als u hierop klikt, wordt er een nieuw venster geopend en kunt u het relevante personeel toevoegen aan het juiste evenement.

Zodra alle informatie is toegevoegd, klikt u op 'Vermelding toevoegen'. U zult zien dat de nieuwe vermelding is toegevoegd.

Om het voorbeelditem te verwijderen, selecteert u het item, scrolt u naar beneden naar het einde van de informatie en klikt u op 'Verwijderen'.

Een sectie toevoegen

Als u een groot call sheet maakt, kan het handig zijn om deze op te splitsen in secties. U kunt dit doen door te klikken op "Sectie toevoegen". Geef uw sectie vervolgens een naam die past bij hoe u de openstaande taken wilt categoriseren. Een manier om dit te doen, is door een sectie te maken voor voor, tijdens en na een evenement.

De volgende keer dat u een item toevoegt, ziet u een sectie met de titel "Toevoegen aan sectie". Selecteer het selectievakje van de sectie waaraan u het item wilt toevoegen en klik vervolgens op "Item toevoegen". De sectie waaronder een item valt, kan worden gewijzigd door eenvoudigweg op een item te klikken en het relevante selectievakje te selecteren.

• Let op: de secties en items zijn gesorteerd op startdatum.

Andere functies

Er zijn nog een aantal andere kenmerken die het vermelden waard zijn.

• Net als bij checklists is het mogelijk om items te filteren op toegewezen persoon. Raadpleeg het gedeelte Filteren van deze handleiding voor meer informatie.
• Het is ook mogelijk om regels voor uw team in te stellen, zodat een persoon alleen zijn eigen call sheet-invoeren kan zien. Raadpleeg Adding and Assigning a Contact in deze handleiding voor meer informatie.
• U kunt het call sheet ook afdrukken om het altijd bij de hand te hebben. Klik gewoon op "Print" en u krijgt een printversie van uw call sheet te zien. Klik op "Ctrl+P" en uw call sheet wordt afgedrukt.

• Belangrijk! Als u filters toepast bij het afdrukken, bevat de afdruk alleen datgene wat zichtbaar is volgens het filter dat u hebt ingesteld.

Net als alle andere tools in onze eventplanner.net-suite zijn uw call sheets toegankelijk via de app. Dit betekent dat u ze ook onderweg in de gaten kunt houden.

Maar vergeet niet dat er altijd een kans is dat u geen internetverbinding hebt op het evenement. Daarom raden we altijd aan om het call sheet af te drukken, of welke informatie u ook nodig hebt op het evenement. Op die manier weet u zeker dat u altijd toegang hebt tot uw call sheet.

Volgende halte: Budgetten!

Begrotingen

In dit gedeelte leren we hoe u uw evenementenbudget kunt maken met onze evenementenplanningssoftware. Budgetten houden al uw evenementgerelateerde uitgaven bij en, indien gewenst, ook inkomsten. Het integreert ook naadloos in een solide financieel plan. Zo mist u nooit de plank als het gaat om het budgetteren van uw evenement.

Ga naar "Budgets" in het linkerdeelvenster. Bovenaan, links uitgelijnd, ziet u dat u zich in hetzelfde evenement bevindt als toen u de laatste keer actie ondernam in de eventplanner.net-software. Als dit uw eerste keer is, wordt het budget momenteel leeg weergegeven.

Een budget toevoegen

Klik allereerst op “Budgetregel toevoegen”.

Dan moeten we een categorie invoeren. U kunt kiezen uit de volgende opties:

• Inspiratie
• Evenementenbureau
• Catering
• Locatie
• Vermaak
• Decoratie
• Foto/video
• Verhuur
• Personeel
• Beveiliging
• Vervoer
• Gasten
• Software
• Begroting
• Marketing

Nadat u de categorie hebt geselecteerd, voegt u een beschrijving toe (de beschrijving die u het meest passend vindt, bij voorkeur iets dat onderscheidend en gemakkelijk te herkennen is).

Vervolgens kunt u kiezen voor een kostenpost (bijvoorbeeld het drukken van tickets) of een opbrengstpost (bijvoorbeeld de verkoop van tickets).

Begin in het gedeelte 'Leverancier' gewoon met het typen van de naam, en er verschijnen een aantal resultaten. Selecteer het bedrijf en vul vervolgens de overige gegevens in. Als de leverancier niet op het eventplanner.net-platform staat, kunt u daar gewoon invoeren wat u wilt.

Bepaal of de kosten of opbrengsten een vaste prijs of een prijs per eenheid zijn. Als u het aantal eenheden moet wijzigen, selecteert u het selectievakje '# eenheden handmatig bewerken'.

• Belangrijk! Een eenheidsprijs wordt vermenigvuldigd met het aantal deelnemers. Onthoud dat dit bedrag wordt bepaald wanneer u een nieuw evenement aanmaakt, tenzij u dat bedrag handmatig wijzigt.

Als het totale aantal deelnemers verandert, bijvoorbeeld door annuleringen, is het beter om dit bij te werken in de evenementinstellingen door op een willekeurige pagina 'Toon info' te selecteren en vervolgens op 'Bewerken' te klikken. De wijzigingen worden doorgevoerd in alle andere tools binnen de eventplanner.net-software, inclusief uw budgetberekeningen (tenzij u het selectievakje voor handmatige invoer hebt aangevinkt).

Wanneer alle velden zijn ingevuld, selecteert u “Budgetregel toevoegen”.

Als u doorgaat met het toevoegen van meer kosten onder dezelfde categorie, zult u merken dat ze als zodanig zijn gegroepeerd in het hoofdbudgetscherm. Bovenaan ziet u de totale kosten van het evenement.

Verschillende scenario's

Het volgende dat we kunnen doen, wat erg handig is als je grotere evenementen organiseert, is verschillende versies van je budget maken. Je wilt misschien zicht op een optimistisch en pessimistisch scenario van je evenement.

Om dit te doen, kunt u het volgende doen:

(a) een nieuwe versie van de begroting maken vanaf een blanco vel

of

(b) de huidige versie kopiëren, hernoemen en indien nodig aanpassen.

Klik gewoon op de dropdown-pijl naast de titel van het budget en kies een van de opties. Klik vervolgens op "Opslaan".

Dit is ook geweldig voor versiebeheer. U kunt periodiek een kopie van het budget opslaan, zodat u altijd een handige referentie hebt om terug te kijken op de geschiedenis van het project.

BTW-berekeningen

Houd er ook rekening mee of u de BTW in uw berekeningen wilt opnemen of uitsluiten.

Ga naar de knop 'Info weergeven' en klik vervolgens op 'Bewerken'. Je ziet ongeveer halverwege de pagina een selectievakje met de tekst 'Werken met prijzen excl. BTW in budgetten'.

Standaard zijn alle prijzen inclusief BTW, wat betekent dat de tool brutoprijzen gebruikt in zijn berekeningen. Maar stel dat u exclusief BTW wilt werken, dan kunt u dat doen door dit selectievakje aan te vinken.

• Belangrijk! U kunt een evenementenbudget wijzigen naar exclusief BTW. Maar vergeet niet dat u, als u dat eenmaal doet, niet meer terug kunt. Het is eenrichtingsverkeer. Als u een evenementenbudget wilt maken zonder BTW, kunt u het beste dit selectievakje aanvinken bij het maken van het evenement.

Wanneer u het BTW-vakje selecteert, ziet u nu een andere kolom in uw budgetten met de tekst "BTW". Op dit moment is het BTW-percentage leeg, omdat we die gegevens niet invoeren bij het maken van de budgetten.

Als u de BTW-status van het project wijzigt nadat u budgetregels hebt gemaakt, moet u het percentage handmatig opnieuw invoeren, één voor één. Klik eenvoudig op elke budgetregel die u wilt wijzigen, voer het juiste percentage in en sla het op.

Het resultaat? U ziet nu dat de BTW apart wordt berekend. Prijzen worden weergegeven exclusief BTW, het BTW-bedrag en vervolgens het totaal inclusief BTW.

Onthoud dat wanneer u met meerdere versies van het budget werkt, de vorige versies niet veranderen wanneer er een is gewijzigd. U moet de hierboven beschreven stappen herhalen voor elke versie van een budget die u hebt. Daarom is het zo belangrijk om dit goed te doen bij het maken van het evenement, om te voorkomen dat u uw inspanningen dupliceert.

Vergeet niet dat u uw budget ook met collega's kunt delen, zodat u het samen kunt beoordelen en er samen aan kunt werken.

Onze volgende en laatste stop is "Contacts", waar we alles leren wat er te weten valt over gebruikers en contacten voor uw evenementen. Tot ziens aan de andere kant!

Kaartjes

Deze trainingsgids laat zien hoe u de Tickets-functie in eventplanner.net kunt gebruiken. Net als al onze andere tools vindt u Tickets in het hoofdmenu, samen met Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets en Contacts.

Voordat we Tickets gaan instellen, moeten we een aantal instellingen optimaliseren. Ga naar Tickets in het menu in het linkerdeelvenster. Selecteer vervolgens het juiste evenement uit de vervolgkeuzepijl.

Informatie over de organisator

Het eerste wat u moet instellen is de organisatorinformatie. Klik op "Instellen" en er verschijnt een venster. U moet het volgende invoeren:

• Naam van de organisator
• Contact e-mailadres (dat automatisch wordt ingevuld)
• Introductie van de organisator
• Een afbeelding die dit evenement onderscheidt (minimale grootte 1024x1024px)

Zodra u de velden hebt ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.

Evenementinformatie

Vervolgens moet u uw evenementgegevens instellen, dus klik op 'Instellen' in de rij 'Evenement'. We beginnen met het invoeren van wat basisgegevens: de evenementnaam. U hebt die al eerder ingesteld toen u uw hoofdevenementprofiel instelde, maar u kunt het hier wijzigen als u een andere naam aan uw publiek wilt weergeven.

Voer vervolgens wat details in de introtekst van het evenement in, zoals wat er tijdens het evenement zal gebeuren, waarom het belangrijk is en welke uitkomsten de deelnemers kunnen verwachten. Dit is slechts een introductie, dus twee tot drie zinnen zijn voldoende. We zullen binnenkort een meer gedetailleerde beschrijving van het evenement schrijven.

Nadat u de introductie van het evenement hebt voltooid, voert u de relevante begindatum en tijd in (en einddatum en -tijd).

Belangrijk! Zorg ervoor dat u de juiste tijdzone instelt voor de bestemming van het evenement.

U kunt kiezen uit drie locatietypen: een fysiek evenement, een online evenement of beide. Als u kiest voor een online evenement (of beide), moet u een URL invoeren. Als u kiest voor een fysiek evenement, moet u het adres invoeren, inclusief:

• Locatienaam
• Huisnummer
• Straat
• Stad
• Postcode/postcode
• Land

Zodra u de gegevens hebt ingevoerd, vindt de kaart automatisch het adres en plaatst een markering op de locatie. U kunt deze verplaatsen als deze niet helemaal klopt.

Dan moeten we wat afbeeldingen uploaden: een coverafbeelding en een previewafbeelding. Zorg ervoor dat u afbeeldingen met een hoge resolutie gebruikt, omdat klanten grote versies hiervan zullen zien. Voor het beste resultaat gebruikt u een PNG-bestand met een minimale resolutie van:

• Omslagafbeelding: 2564x804px
• Voorbeeldafbeelding: 540x360px

Vervolgens moeten we meer gedetailleerde informatie over het evenement invoeren. Als uw evenement bijvoorbeeld livemuziek bevat, kunt u een overzicht geven van de artiesten, het muziekgenre en eventuele speciale details van de show, zoals leeftijdsbeperkingen en toegankelijkheidsinformatie.

Voor betaalde tickets is het vooral belangrijk om uw restitutiebeleid in het volgende veld op te nemen. Om te voldoen aan de EU GDPR-wetgeving, moet u ook een URL naar uw privacypagina opnemen, zodat klanten en bezoekers weten wat uw privacybeleid is. Als u klantgegevens verwerkt of opslaat, hebt u toestemming van de klanten nodig. Selecteer 'Ja' of 'Nee'.

U kunt ook wat tags aan uw evenement toevoegen, bijvoorbeeld 'zakelijk evenement'. Zodra alle velden zijn ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.

Secties

Dan moeten we naar Secties gaan en op 'Instellen' klikken. Deze specifieke sectie is niet verplicht omdat veel evenementen geen secties hebben (wat in wezen verschillende soorten tickets zijn, zoals een bepaald tijdslot of aangewezen gebieden). Hier ziet u drie opties om uit te kiezen:

• Zone
• Tijdslot
• Zone en tijdslot

Als u een evenement heeft waarbij u tickets heeft voor vaste klanten en VIP-klanten, kunt u die zones hier instellen. Als u meerdere podia hebt, kunt u ze hier ook instellen.

Een sectie kan ook een tijdslot zijn. Als u bijvoorbeeld een evenement hebt dat meerdere dagen duurt, kunt u gebruikers toegang tot een ticket voor slechts één van de dagen toewijzen of een combiticket aanbieden. U kunt zelfs combinaties maken tussen een tijdslot en een zone en u kunt zoveel secties toevoegen als u wilt.

Wanneer u klaar bent, klikt u op 'Opslaan' en gaat u naar de volgende fase: Ticketing.

Kaartverkoop

Er zijn een aantal basisinstellingen die we hier moeten instellen. U hebt op dit moment drie keuzes tot uw beschikking. We kunnen RSVP-evenementen doen wanneer u een gastenlijst hebt, om de uitnodigingen te versturen en ontvangers te vragen te reageren als ze van plan zijn om uw evenement bij te wonen.

We hebben ook gratis tickets en in de nabije toekomst bieden we ook betaalde tickets aan via ons platform. Nadat u het juiste evenementtype hebt geselecteerd, moet u beslissen of u het volgende wilt:

• Genereer een scanbare QR-code voor elk ticket, of
• Stuur automatisch een boekingsbevestiging wanneer iemand zich registreert.

U wilt dit misschien niet doen voor sommige evenementen, bijvoorbeeld als u de deelnemers die zich registreren wilt controleren voordat u ze een ticket geeft. Hierna kunt u een einddatum en -tijd voor de registratie instellen, zoals tien dagen voor het evenement om 12.00 uur.

Vervolgens kunt u kiezen of er een limiet is aan het aantal gasten. Selecteer het selectievakje 'Geen limiet' als u handmatig een specifiek aantal wilt invoeren.

Vervolgens moet u aangeven welke informatie u van de ticketkoper nodig hebt. Wilt u hun adres en telefoonnummer? En wat de bezoekers betreft, moet u aangeven of u hun namen en e-mailadressen nodig hebt.

Belangrijk! Er kan een verschil zijn tussen een koper en de aanwezigen. Een klant kan bijvoorbeeld drie tickets kopen: één voor zichzelf en twee voor zijn vrienden.

U kunt gebruikers om toestemming vragen voor het versturen van e-mails, als u wilt dat zij later marketing-e-mails naar u sturen.

Onthoud! Met ticketing verwerkt u veel data. In dit geval fungeert eventplanner.net als platform, maar het zijn uw data en u bent verantwoordelijk voor het beheer ervan.

eventplanner.net is ISO 27001-gecertificeerd en hanteert de hoogste normen voor gegevensbescherming. Bovendien zijn we AVG-goedgekeurd. Maar aangezien u deze gegevens verwerkt, moet u ervoor zorgen dat u toestemming hebt om dit te doen.

In dit stadium kunt u een aantal specifieke vragen toevoegen:

• Meerkeuzevragen/vragen met één antwoord: wanneer u wilt dat de ticketkoper één antwoord kiest uit de aangeboden opties.
• Meerkeuzevragen/vragen met meerdere antwoorden – waarbij de ticketkoper meerdere antwoorden kan selecteren uit de aangeboden keuzes.
• Tekst – wanneer u de ticketkoper de mogelijkheid wilt geven om zonder beperkingen commentaar te geven.

Een voorbeeld van een meerkeuze-/meervoudige antwoordvraag zou zijn: 'Heeft u specifieke dieetwensen?' De volgende opties zouden doorgaans worden opgenomen: Nee, Vegetarisch, Lactosevrij, Glutenvrij, Halal, Kosjer en specifieke allergieën. Een klant kan vegetariër zijn en een notenallergie hebben.

Nu is het tijd om de daadwerkelijke tickets te maken. Als u eerder specifieke zones hebt gemaakt, moet u voor elk van deze tickets maken door 'Create new ticket' te selecteren. Vervolgens moet u het volgende opgeven:

• Ticketnaam
• Aangepaste einddatum, bijvoorbeeld early bird-tickets
• Hoeveelheid (het totale beschikbare bedrag)
• Maximaal aantal tickets per bestelling
• Beschrijving (meer gedetailleerde informatie over uw evenement).

Dit wordt vooral handig bij het instellen van verschillende prijzen wanneer de functionaliteit beschikbaar wordt. Speel in de tussentijd met de instellingen.

Zodra u alle relevante gegevens hebt ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.

Twee-factorauthenticatie

Het volgende dat we moeten doen is twee-factor authenticatie instellen. Het verwerken van klantgegevens brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee, vooral als je grote evenementen faciliteert met duizenden, zo niet tienduizenden, deelnemers.

Snel en eenvoudig instellen! Je moet een authenticator-app downloaden, zoals:

• Google Authenticator ( iOS of Android )
• Microsoft-authenticator
• 1Wachtwoord- authenticator

Deze zijn overigens helemaal gratis, dus download ze gerust en probeer ze uit voordat u besluit uw favoriet te kopen.

Zodra u uw app hebt gedownload, scant u eenvoudig de QR-code. U moet deze code invoeren in eventplanner, evenals uw wachtwoord.

Vervolgens moet u uw mobiele telefoonnummer invoeren om SMS-verificatie in te stellen en op 'Code verzenden' klikken. Dat is een tweede beveiligingslaag voor het geval u de app niet kunt openen. Er wordt een code naar uw telefoon gestuurd die u in het daarvoor bestemde veld moet invoeren.

Klik op 'Verifiëren' om uw tweefactorauthenticatie in te schakelen.

Als u ook andere gebruikers toegang tot Ticketing geeft, moet u voor hen tweefactorauthenticatie afdwingen in uw account.

Uw evenement publiceren

Vervolgens gaan we verder met het publiceren van het evenement. Selecteer 'Actief'. Houd er rekening mee dat u bepaalde instellingen niet meer kunt wijzigen nadat u uw evenement hebt gepubliceerd (zoals het wijzigen van het type van RSVP naar Tickets).

In het volgende gedeelte (Instellingen voor delen) kunt u kiezen uit:

• Openbaar evenement - iedereen mag meedoen
• Privé-evenement - iedereen met een specifieke beveiligde link heeft toegang
• Privé-evenement - alleen mensen met het wachtwoord hebben toegang

Als u optie 2 of 3 selecteert, wordt er een link voor uw evenement gegenereerd. Als u die link volgt, wordt u naar een kassa geleid waar u de tickettypen ziet die u hebt aangemaakt. Als u het proces als klant volgt, ziet u dat de vooraf bepaalde regels van kracht zijn, zoals het maximale aantal tickets per klant, de vereiste klantgegevens en eventuele aanvullende vragen die u stelt.

De gebruiker kan zelf beslissen of hij/zij een eventplanner.net-account aanmaakt of niet. Dat is geheel aan hem/haar. Nadat hij/zij op 'Tickets kopen' heeft geklikt, wordt hij/zij doorgestuurd naar een orderbevestigingspagina.

Uw tickets beheren

Als we teruggaan naar onze Tickets-pagina, ziet u een bijgewerkte gastenlijst. In de rechterkolom ziet u enkele acties, aangegeven met een ellips (...). Als u daarop klikt, worden enkele opties weergegeven:

• Bekijk en bewerk gastgegevens
• Bevestiging opnieuw verzenden
• Ticket downloaden

U kunt de naam wijzigen, bijvoorbeeld als een gebruiker een verkeerd e-mailadres of naam heeft ingevoerd. U kunt 'Bevestiging opnieuw verzenden' selecteren als de gebruiker bijvoorbeeld geen bevestigingsmail heeft ontvangen.

Belangrijk! Het is de moeite waard om de gebruiker te vragen om hun spam/junk folder te controleren. Soms voorkomt een overijverige e-mailclient dat onze e-mails klanten bereiken. Als het probleem aanhoudt, kunt u het ticket handmatig downloaden en verzenden zoals elke normale e-mail.

Je kunt tickets eenvoudig printen of gewoon opslaan op je telefoon. Onze handige eventplanner-app heeft een ingebouwde ticketscanner. De app is gratis beschikbaar in de Android- en iPhone-appstores. Als je onderaan de ticketscanner klikt, kun je je evenement selecteren.

Het scannen van tickets is heel eenvoudig. Met uw camera hoeft u alleen het ticket te scannen en u kunt met meerdere apparaten tegelijk scannen. Als u een groot evenement heeft, zorg er dan voor dat u van tevoren meerdere gebruikers aanmaakt en hen toegang geeft tot ticketing.

• Het scherm wordt groen wanneer de scan succesvol is.
• Het scherm wordt geel als een ticket twee keer is gescand.
• Het scherm wordt rood als het een ongeldig ticket is.

Normaal gesproken heb je internettoegang nodig om alle gescande tickets te verwerken en ze te synchroniseren met onze server. Maar de app is slim, want hij schakelt over naar de offlinemodus als de verbinding tijdens je evenement wegvalt. Je kunt nog steeds tickets scannen in de offlinemodus. Wanneer je internettoegang weer online is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd.

Belangrijk! In de offline modus, als u twee bezoekers hebt die met hetzelfde ticket naar binnen gaan bij verschillende controlepunten bij de ingang van uw evenement, kunnen ze allebei met hetzelfde ticket naar binnen gaan terwijl het internet eruit ligt.

Het is belangrijker dat u uw tickets kunt blijven scannen dan dat uw gasten moeten wachten tot de internetverbinding is hersteld.

De app geeft aan wanneer deze in de offline modus staat. U kunt zelf kiezen of u de offline modus wilt gebruiken of niet.

En dat is, in een notendop, hoe gratis tickets werken (en hoe betaalde tickets zullen werken wanneer we deze functie lanceren).

RSVP's

Voordat we afsluiten, leggen we kort uit hoe RSVP's werken. Ga terug naar de Tickets-pagina door dit te selecteren in het linkerdeelvenster. Je moet een nieuw evenement instellen, omdat je het evenementtype niet kunt wijzigen nadat een evenementticket is gepubliceerd.

Stel je bijvoorbeeld voor dat we een bruiloft organiseren, een evenement waarvoor je normaal gesproken een RSVP-lijst gebruikt.

U vult de volgende stappen in zoals hierboven beschreven om de secties Organisatorinformatie, Evenement en Secties te voltooien.

Vervolgens moeten we in Ticketing dit instellen op RSVP en onder 'Use tickets' no selecteren. De volgende instellingen worden op exact dezelfde manier voltooid als hierboven beschreven. U moet het volgende invullen:

• automatisch uitnodigingen verzenden
• inschrijving eindigt
• maximaal aantal gasten
• alle aanwezigen
• Vraag om toestemming per e-mail
• aanvullende vragen

Als u nog geen tweefactorauthenticatie hebt ingesteld, ga dan terug naar het gedeelte in dit artikel met de titel 'Tweefactorauthenticatie'.

In Publish stelt u het evenement in op actief. In tegenstelling tot gratis ticketing is er geen link om te delen met deelnemers. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Vervolgens moet u klikken op 'Gasten toevoegen'. Voeg uzelf als test toe als gast door uw naam en e-mailadres in te vullen en wijs uzelf drie tickets toe. Klik vervolgens op 'Gast toevoegen' en herhaal dit voor al uw gasten.

Wanneer u teruggaat naar het overzicht van de gastenlijst, ziet u direct dat er drie tickets aan uw naam zijn toegewezen, maar dat u nog niet hebt gereageerd (zie Status).

Nadat u uw gastenlijst heeft ingevuld, kunt u op 'Uitnodigingen verzenden' klikken. U heeft de keuze om de uitnodigingen te versturen naar:

• Iedereen die de uitnodiging niet heeft ontvangen
• Iedereen die niet op de uitnodiging heeft gereageerd

Uw gasten ontvangen een e-mail met een link naar de RSVP-pagina. Vervolgens moeten ze selecteren of ze aanwezig zijn of uw uitnodiging afwijzen. Vervolgens kunnen ze de tickethoudergegevens invoeren voor iedereen die met hen aanwezig is.

De primaire tickethouderinformatie is al vooraf ingevuld, maar als ze meerdere tickets toegewezen hebben gekregen, kunnen ze de gegevens van degenen die met hen meegaan toevoegen. Zodra ze de gegevens hebben ingevuld, hoeven uw gasten alleen nog maar alle relevante selectievakjes aan te vinken:

• Ik ga akkoord met het Privacybeleid van eventplanner.net
• Ik ga akkoord met de Gebruiksvoorwaarden, Verkoopvoorwaarden en verklaar kennis te hebben genomen van het Privacybeleid
• Ik wil toestemming geven aan de organisator van dit evenement om mij updates en promoties te sturen over dit evenement en andere evenementen
• Ik wil een eventplanner.net account aanmaken om sneller tickets te bestellen en zelf evenementen te organiseren.

Zodra alle relevante vakjes zijn aangevinkt, klikt u op 'Bevestigen' - en dat is alles! Het evenement is bevestigd.

Als u teruggaat naar uw gastenlijst, ziet u dat deze is bijgewerkt met de bevestigde tickets. U kunt op de namen van de primaire tickethouders klikken om te zien wie er in hun gezelschap heeft bevestigd. Indien nodig kunt u de gegevens bewerken en de evenementbevestiging opnieuw verzenden, net zoals u dat met normale tickets zou doen.

Zoals eerder vermeld, komt er binnenkort betaalde ticketverkoop. Blijf dus op de hoogte en bedankt voor het lezen!

Contacten

In dit laatste gedeelte van de eventplanner.net trainingsgids, zullen we kijken naar contacten voor uw evenementen. Hier kunt u anderen toegang geven tot uw evenement en het toegangsniveau kiezen dat u aan teamleden wilt geven: alleen-lezen, commentaar, volledige toegang of geen toegang.

Vanuit het eventplanner.net-dashboard klikken we in het linkerdeelvenster op 'Contacten' om de lijst met mensen te openen die toegang hebben tot uw evenement.

We hebben dit kort behandeld in "Checklists", maar laten we ons geheugen opfrissen en het nog een keer doen. Deze keer zullen we het onderwerp uitgebreider behandelen.

Stel dat u bijvoorbeeld iemand die voor u werkt toegang wilt geven. Klik op 'Contactpersoon toevoegen' en begin met het typen van de 'Bedrijfsnaam' waartoe de persoon behoort; er verschijnen een aantal resultaten. Selecteer het bedrijf en ga dan verder met het invullen van de resterende gegevens.

U kunt het toegangsniveau individueel instellen voor alle relevante tools. Vergeet niet dat er vier opties zijn:

• Geen toegang: gebruiker heeft geen zicht op deze tool
• Lezen: de gebruiker kan alle taken lezen, maar kan niets wijzigen of opmerkingen toevoegen
• Commentaar: de gebruiker kan taken lezen en er commentaar op geven, maar kan de taken niet wijzigen
• Beheren: de gebruiker heeft volledige toegang en kan taken maken, bewerken en verwijderen

• Let op: reageren is alleen mogelijk bij controlelijsten.

Zodra u een contactpersoon toevoegt, ontvangt deze een uitnodiging om met u mee te werken aan dit project. Als ze al een eventplanner.net-account hebben, kunnen ze de uitnodiging gewoon accepteren en inloggen met hun bestaande inloggegevens en met u aan de slag gaan.

Als ze op dit moment geen eventplanner.net-gebruiker zijn, moeten ze, zodra ze de uitnodiging ontvangen, een gratis account aanmaken. Dit duurt slechts een paar minuten. Zodra ze dat hebben gedaan, krijgen ze direct toegang tot uw project en kunt u beginnen met samenwerken.

U zult merken dat de uitnodiging als in behandeling wordt weergegeven. Als de ontvanger na enige tijd niet reageert, verandert deze knop in "Uitnodiging opnieuw verzenden".

Als de persoon nieuw is op het eventplanner.net-platform, deel dan deze trainingsgids met hem of haar. Zo krijgt hij of zij een voorsprong en kan hij of zij de software optimaal benutten.

Vergeet niet dat u op elk gewenst moment de toegangsrechten kunt wijzigen of zelfs een gebruiker kunt verwijderen. Klik gewoon op de naam van de persoon en voer de gewenste wijzigingen door. Verwijderen is echter alleen mogelijk als er geen regelitems aan de persoon zijn toegewezen. Voordat u de persoon verwijdert, moet u die items dus opnieuw toewijzen aan anderen binnen uw team.

Dat was het voor nu!

We hopen dat u de bovenstaande informatie nuttig vond. In de komende maanden voegen we veel nieuwe functies toe, dus houd uw ogen open voor een aantal opwindende updates. U kunt dat doen door u aan te melden voor onze nieuwsbrief. Wanneer er een grote update is, zorgen we ervoor dat we deze gids updaten, zodat u de nieuwste training krijgt over hoe u het meeste uit het systeem haalt.

En last but not least, vergeet niet om de quiz te voltooien na het afronden van deze training. Als je de quiz haalt, krijg je een officiële eventplanner.net-certificering, die je kunt toevoegen aan je cv of je LinkedIn-profiel – om de wereld te laten zien dat je de populairste evenementensoftware op de markt onder de knie hebt!

Bedankt dat u de tijd heeft genomen om deze trainingsgids te lezen. Als u feedback voor ons hebt over hoe we onze software kunnen verbeteren, neem dan contact met ons op via de chatwidget in de rechteronderhoek van alle eventplanner.net softwarewebpagina's.

Nogmaals bedankt voor het lezen en veel succes met het organiseren van uw evenementen!

Beste wensen,

eventplanner.net-team.

Bevalt onze software? Wilt u onbeperkte toegang? Steun ons in onze inspanning om evenementenplanners te helpen opmerkelijke evenementen te organiseren door te upgraden naar een .PRO-account. Uw bijdrage maakt een verschil voor onze community ❤️