Hoe gebruik ik budgetten?

In dit gedeelte leren we hoe u uw evenementenbudget kunt maken met onze evenementenplanningssoftware. Budgetten houden al uw evenementgerelateerde uitgaven bij en, indien gewenst, ook inkomsten. Het integreert ook naadloos in een solide financieel plan. Zo mist u nooit de plank als het gaat om het budgetteren van uw evenement.

Ga naar "Budgets" in het linkerdeelvenster. Bovenaan, links uitgelijnd, ziet u dat u zich in hetzelfde evenement bevindt als toen u de laatste keer actie ondernam in de eventplanner.net-software. Als dit uw eerste keer is, wordt het budget momenteel leeg weergegeven.

Een budget toevoegen

Klik allereerst op “Budgetregel toevoegen”.

Dan moeten we een categorie invoeren. U kunt kiezen uit de volgende opties:

• Inspiratie
• Evenementenbureau
• Catering
• Locatie
• Vermaak
• Decoratie
• Foto/video
• Verhuur
• Personeel
• Beveiliging
• Vervoer
• Gasten
• Software
• Begroting
• Marketing

Nadat u de categorie hebt geselecteerd, voegt u een beschrijving toe (de beschrijving die u het meest passend vindt, bij voorkeur iets dat onderscheidend en gemakkelijk te herkennen is).

Vervolgens kunt u kiezen voor een kostenpost (bijvoorbeeld het drukken van tickets) of een opbrengstpost (bijvoorbeeld de verkoop van tickets).

Begin in het gedeelte 'Leverancier' gewoon met het typen van de naam, en er verschijnen een aantal resultaten. Selecteer het bedrijf en vul vervolgens de overige gegevens in. Als de leverancier niet op het eventplanner.net-platform staat, kunt u daar gewoon invoeren wat u wilt.

Bepaal of de kosten of opbrengsten een vaste prijs of een prijs per eenheid zijn. Als u het aantal eenheden moet wijzigen, selecteert u het selectievakje '# eenheden handmatig bewerken'.

• Belangrijk! Een eenheidsprijs wordt vermenigvuldigd met het aantal deelnemers. Onthoud dat dit bedrag wordt bepaald wanneer u een nieuw evenement aanmaakt, tenzij u dat bedrag handmatig wijzigt.

Als het totale aantal deelnemers verandert, bijvoorbeeld door annuleringen, is het beter om dit bij te werken in de evenementinstellingen door op een willekeurige pagina 'Toon info' te selecteren en vervolgens op 'Bewerken' te klikken. De wijzigingen worden doorgevoerd in alle andere tools binnen de eventplanner.net-software, inclusief uw budgetberekeningen (tenzij u het selectievakje voor handmatige invoer hebt aangevinkt).

Wanneer alle velden zijn ingevuld, selecteert u “Budgetregel toevoegen”.

Als u doorgaat met het toevoegen van meer kosten onder dezelfde categorie, zult u merken dat ze als zodanig zijn gegroepeerd in het hoofdbudgetscherm. Bovenaan ziet u de totale kosten van het evenement.

Verschillende scenario's

Het volgende dat we kunnen doen, wat erg handig is als je grotere evenementen organiseert, is verschillende versies van je budget maken. Je wilt misschien zicht op een optimistisch en pessimistisch scenario van je evenement.

Om dit te doen, kunt u het volgende doen:

(a) een nieuwe versie van de begroting maken vanaf een blanco vel

of

(b) de huidige versie kopiëren, hernoemen en indien nodig aanpassen.

Klik gewoon op de dropdown-pijl naast de titel van het budget en kies een van de opties. Klik vervolgens op "Opslaan".

Dit is ook geweldig voor versiebeheer. U kunt periodiek een kopie van het budget opslaan, zodat u altijd een handige referentie hebt om terug te kijken op de geschiedenis van het project.

BTW-berekeningen

Houd er ook rekening mee of u de BTW in uw berekeningen wilt opnemen of uitsluiten.

Ga naar de knop 'Info weergeven' en klik vervolgens op 'Bewerken'. Je ziet ongeveer halverwege de pagina een selectievakje met de tekst 'Werken met prijzen excl. BTW in budgetten'.

Standaard zijn alle prijzen inclusief BTW, wat betekent dat de tool brutoprijzen gebruikt in zijn berekeningen. Maar stel dat u exclusief BTW wilt werken, dan kunt u dat doen door dit selectievakje aan te vinken.

• Belangrijk! U kunt een evenementenbudget wijzigen naar exclusief BTW. Maar vergeet niet dat u, als u dat eenmaal doet, niet meer terug kunt. Het is eenrichtingsverkeer. Als u een evenementenbudget wilt maken zonder BTW, kunt u het beste dit selectievakje aanvinken bij het maken van het evenement.

Wanneer u het BTW-vakje selecteert, ziet u nu een andere kolom in uw budgetten met de tekst "BTW". Op dit moment is het BTW-percentage leeg, omdat we die gegevens niet invoeren bij het maken van de budgetten.

Als u de BTW-status van het project wijzigt nadat u budgetregels hebt gemaakt, moet u het percentage handmatig opnieuw invoeren, één voor één. Klik eenvoudig op elke budgetregel die u wilt wijzigen, voer het juiste percentage in en sla het op.

Het resultaat? U ziet nu dat de BTW apart wordt berekend. Prijzen worden weergegeven exclusief BTW, het BTW-bedrag en vervolgens het totaal inclusief BTW.

Onthoud dat wanneer u met meerdere versies van het budget werkt, de vorige versies niet veranderen wanneer er een is gewijzigd. U moet de hierboven beschreven stappen herhalen voor elke versie van een budget die u hebt. Daarom is het zo belangrijk om dit goed te doen bij het maken van het evenement, om te voorkomen dat u uw inspanningen dupliceert.

Vergeet niet dat u uw budget ook met collega's kunt delen, zodat u het samen kunt beoordelen en er samen aan kunt werken.

Onze volgende en laatste stop is "Contacts", waar we alles leren wat er te weten valt over gebruikers en contacten voor uw evenementen. Tot ziens aan de andere kant!