Krapte in de event industrie? Tijd om te stoppen met ad-hoc events

Eventprofessionals zitten in een spagaat: opdrachtgevers willen veel live events organiseren en er zijn amper locaties en cateraars die nog opdrachten aannemen.

"Eventprofessionals (veelal servicegerichte perfectionisten, zo blijkt uit eigen onderzoek) vinden het heel lastig om 'nee' te zeggen", vertelt Rutger Bremer van Momice. "Toch is dit misschien wel het beste moment, zodat er iets gaat veranderen in de kijk op events vanuit het bedrijf - en dat hopelijk de waardering voor de eventprofessional toeneemt."

De event industrie staat op spanning

Twee coronajaren hebben ervoor gezorgd dat in Europa 50% van de werknemers is vertrokken uit de eventbranche. Locaties en cateraars die gericht zijn op live events, komen daardoor moeilijk aan nieuw, gekwalificeerd personeel. En nu er sinds maart (nog maar 3 maanden geleden!) weer live events mogen plaatsvinden, zie je dat eventindustrie al die aanvragen vaak helemaal niet aan kan.

Ad-hoc events door gebrek aan lange termijn visie

Slechts 30% van de bedrijven* heeft een lange termijn eventstrategie. Die andere 70% organiseert ad-hoc events op een tamelijk willekeurig moment. Het zijn dan ook dié bedrijven die nu te horen krijgen: "Sorry, over 7 maanden hebben we weer plek." Jammer? Zeker. Eigen schuld? In veel gevallen wel, helaas. Want ook vóór corona werden events veel te vaak ad-hoc georganiseerd. Deze krapte lijkt dan ook een mooie kans om deze benadering van events voorgoed te veranderen. Dat is in ieders belang: van event leveranciers, eventprofessionals en organisatoren.

Een langetermijn eventstrategie brengt rust in de organisatie

Waarschijnlijk zijn de relaties binnen je organisatie (en dus events) een belangrijk onderdeel van de groeidoelstellingen van je organisatie. Dan is het zonde dat door de krapte jouw moment om je belangrijkste doelgroep te willen zien en spreken niet mogelijk is wanneer je dat wilt. Bedrijven hebben dus nu grofweg 2 opties: óf ze kiezen voor een online variant (mits dit past bij de eventdoelstelling) óf ze stellen het uit. Want niet alleen de branche heeft het druk, ook de doelgroep wordt overspoeld met events! Er is dus een reële kans dat je maar een deel van je belangrijke relaties écht bereikt met het event!

Wanneer je een langetermijn eventstrategie ontwikkelt, wordt het makkelijker om deze uitdagingen te omzeilen. Een 'eventstrategie', dat klinkt heel complex maar valt best mee met deze aanpak:

• Bepaal samen met andere afdelingen in organisatie (directie, marketing en sales) wie de belangrijkste relaties binnen je organisatie. Dit kunnen verschillende doelgroepen zijn.
• Bepaal voor elke doelgroep hoe vaak je ze wilt zien of spreken op een event. Bijvoorbeeld: elk half jaar.
• Formuleer per event wat je wil bereiken door met hen in contact te komen - de doelstelling, dus.
• Pas de vorm, inhoud en locatie van het event aan op wat er op dat moment mogelijk is. Online kan altijd, live alleen als de omstandigheden dat toelaten. De datum of periode staat vast. De hoe, wat en waar komt later naarmate de datum dichterbij komt.
• Communiceer grote, live events ver van te voren (2-3 maanden) en kondig kleinere (online) events 4-6 weken van tevoren aan. Zo maak je het makkelijk voor jouw doelgroep om tijd vrij te maken om deel te nemen aan de events.
• Stel bij elk event de ambities van de doelgroep centraal, zodat zij het event niet willen missen.

Kies bewust voor live, online en hybride

Ja, het is fijn dat live events weer mogen. Ik geniet er ook van als ik op een mooie locatie ben en mensen spreek die ik lang niet gezien heb of nieuwe contacten opdoe. Maar online events kunnen minstens net zo effectief zijn als je doel is om te informeren of inspireren. Kies dus bewust bij elk event of het in live, online of hybride vorm moet plaatsvinden. Dit zorgt voor een betere balans naar je doelgroep en de event industrie krijgt hierdoor de kans om weer op kracht te komen. Uiteraard vergen alle 3 de typen events een andere aanpak, opzet en voorbereiding. Denk bijvoorbeeld aan de lengte van het programma het format en de tools die je inzet voor bijvoorbeeld publieksinteractie en livestream. Al deze stappen worden ook beschreven in de Whitepaper van de Momice Methode. Je kunt hem hier downloaden.

Zorg goed voor je event team!

Events organiseren is altijd stressvol. De krapte bij leveranciers en ad-hoc georganiseerde events die in korte tijd georganiseerd moeten worden, zorgen voor extra druk op eventprofessionals. Dat is geen gezonde situatie om in te werken en bovendien niet vol te houden. Zorg dus goed voor de mensen die het voor elkaar moeten krijgen onder (extreme) druk: neem events én event professionals serieus.

Deze 3 dingen zijn onmisbaar

• Rust in de planning: Plan events vooruit, zorg voor goede voorbereiding en een heldere afstemming met het team, zodat ad-hoc situaties voorkomen worden.
• Stel realistische doelen: Bedenk van tevoren wat je wilt bereiken met een event, maak doelstellingen SMART en zorg dat ze meetbaar zijn achteraf.
• Geef eventprofessionals de juiste tools: Event software is onmisbaar. Voor soepele registratie en mailings, publieksinteractie, informatievoorziening naar de bezoekers toe, maar óók voor het meten van de resultaten. Het werken met eventsoftware bespaart jouw event team veel tijd en dus ook stress. Binnenkort geef ik een webinar over eventsoftware, waarin ik laat zien hoe je met Momice meer grip op je events kan krijgen. Meedoen? Meld je hier aan.

Kijk hoe jouw organisatie eraan bijdraagt dat niet nóg meer gekwalificeerde mensen de branche verlaten. Want goede eventprofessionals zijn goud waard!

* Cijfers uit onderzoek van Momice