Eventpartners - Bezoekersregistratie

Jouw kunstbeurs is het hoogtepunt van het jaar. Dan wil je dat jouw gasten deze exclusiviteit van begin tot eind ervaren. Je wilt ze onderdompelen in een VIP-ervaring waar ze nog tijden over napraten. Daarom hebben we 10 verrassend eenvoudige manieren op een rij gezet om dit voor elkaar te krijgen.

Een VIP-gevoel door jouw uitnodigingen en tickets

De VIP-ervaring start natuurlijk al ver voordat jouw kunstbeurs begonnen is. Het speciale gevoel dat je jouw gasten wilt geven begint al bij de uitnodiging. Er zijn verschillende manieren om jouw gasten een speciaal gevoel te geven via de uitnodiging of tickets:

1. Differentieer in het moment waarop je mensen uitnodigt

Stuur bijvoorbeeld een uitnodiging waarmee je op bijzonder moment naar binnen kunt. Misschien voor een sneak preview of voor een officiële toast op een succesvolle beurs. Of geef jouw gasten meerdere dagen toegang tot de beurs met een VIP-ticket.

2. Werk met een klaarlegsysteem

Jouw gast hoeft vooraf geen tickets te printen of zijn telefoon klaar te houden om een QR-code te scannen. Hij of zij kan gewoon naar de beurs komen en alles ligt klaar aan de balie. Belangrijk hierbij is dat alles klopt zodat jouw gasten niet voor niks komen. Dat haalt het hele VIP-gevoel natuurlijk meteen weg.

3. Een gouden kleur geeft meteen een VIP-gevoel

Geef daarom het kaartje of de e-wallet een gouden kleur voor speciale gasten. Zo laat je zien dat zij bovenaan jouw prioriteitenlijstje staan.

4. Maak gebruik van gedrukte tickets

Natuurlijk doen we steeds meer dingen online. Maar hoe fijn is een gedrukt ticket met een mooie vormgeving op stevig papier. Maak er een waardevol kunstwerkje van. Dan geef je jouw gasten echt iets om te bewaren.

Speciale aandacht bij binnenkomst en registratie

Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Dat betekent dat de ontvangst van jouw gasten op de kunstbeurs meteen goed moet zijn. Anders sta je gelijk met 1-0 achter. Een paar aandachtspunten om dit goed te regelen:

5. Zorg voor een soepele ontvangst

Jouw gastvrouwen en -heren weten wat een VIP-behandeling inhoudt en er zijn geen wachttijden bij de balie.

6. Een speciale balie voor als er iets mis gaat

Natuurlijk kan er altijd iets mis gaan. Iemand staat bijvoorbeeld niet op jouw gastenlijst. Of men is op de verkeerde plek. Dat los je eenvoudig op met persoonlijke aandacht aan een speciale balie. Dat geeft meteen een persoonlijk gevoel.

Nog meer tips voor een VIP-gevoel bij jouw gasten

Natuurlijk zijn er nog meer dingen die je kunt doen voor jouw gasten:

7. Kies een goede naam voor jouw event

Het label of de naam van jouw event kan ook bijdragen aan een bijzonder gevoel. Neem bijvoorbeeld ‘The Young Collectors’ of ‘All Art Professionals’. Als gast wil je daar graag bij horen.

8. Zorg voor een VIP-ruimte op de locatie zelf

Je geeft jouw VIP-gasten graag het gevoel van exclusiviteit. Zorg daarom voor een ruimte waar je alleen met een speciaal pasje in mag. Een ontvangst met een mooie bubbel en exclusieve hapjes maakt het helemaal af.

9. Regel speciaal vervoer naar de beurs

Komen jouw gasten met het vliegtuig of de trein? Zorg dan dat ze opgehaald worden en breng ze tot aan de deur van het beursterrein. Zo ontbreekt het ze aan niets en kunnen ze volop genieten van de beurs.

10. Kies voor hoge kwaliteit aankleding van de beurs

Een VIP-gevoel valt of staat met een goede aankleding van de beurs. Kies daarom voor mooie materialen en bezuinig niet op beurskleding en catering. Zo ademt jouw kunstbeurs exclusiviteit.

De event software van Eventpartners zorgt voor een vlekkeloze beurs

Onze betrouwbare event software is altijd passend voor jouw beurs of event. Je houdt overzicht en alles is tot in detail geregeld zoals jij dat wil. Want een soepel verloop is voor een VIP-gevoel het allerbelangrijkste. En dat weten we bij Eventpartners als geen ander. Al jarenlang regelen we alles tot in de puntjes. Zodat jij je onbezorgd kunt richten op jouw gasten.

Meer weten?

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt en wil je weten wat je nog meer kunt doen?

Download dan ons paper: Eventregistratie bij kunstbeurzen.

Download paper

Congressen bieden een uitstekend platform voor het delen van de nieuwste ontwikkelingen en prestaties binnen een vakgebied of sector. Maar als jouw congres jaarlijks wordt georganiseerd, kan het best een uitdaging zijn om elke editie voor de deelnemers weer minstens zo interessant en aantrekkelijk te maken als de voorgaande editie. Hoe voorkom je dat jouw congres routinematig gaat voelen en vernieuwing mist, zonder meteen enorme extra bedragen te hoeven investeren? We presenteren je een aantal eenvoudige, maar indrukwekkende manieren om jouw congres een upgrade te geven, zodat deze editie nog lang in de herinnering van de deelnemers zal blijven hangen.

1. Gebruik tools voor het bevorderen van netwerken

Om het netwerken tijdens jouw congres te bespoedigen en ervoor te zorgen dat iedereen elkaar gemakkelijk weet te vinden, is geavanceerde congresregistratiesoftware met de mogelijkheid van bijvoorbeeld on-site badgeprinting een pré. Introduceer ook gamingelementen in de netwerkmomenten, zoals een digitale speurtocht of een quiz die deelnemers door het evenement leidt. Dit moedigt actieve deelname aan en maakt het netwerken leuk en interactief.

2. Creëer een beloningssysteem voor deelname

Ontwikkel een beloningssysteem om deelname en interactie te bevorderen. Creëer bijvoorbeeld een unieke 'congres munt' die mensen kunnen verdienen door deel te nemen aan sessies en vervolgens kunnen uitgeven aan exclusieve (after)content, workshops of netwerkgelegenheden. Dit stimuleert participatie. Je kunt er ook wedstrijdelementen aan koppelen. De deelnemer die de meeste munten bij elkaar heeft verdiend tijdens het congres, krijgt dan bijvoorbeeld een prijs.

3. Denk aan het welzijn van je deelnemers

Een hele dag rondrennen en handen schudden op een congres kan een intensieve aangelegenheid zijn. Heb hier oog voor en bied je deelnemers een welzijnszone aan, met activiteiten zoals mindfulness-sessies, korte meditaties om deelnemers op te frissen en gezonde hapjes en drankjes om te revitaliseren. Zorg ook voor voldoende pauzes en voldoende tijd tussen de verschillende onderdelen van het congresprogramma. Het introduceren van games en VR kan de congresvreugde voor deelnemers ook flink verhogen. Al dit soort extra’s laten zien dat de congresorganisatie oog heeft voor het welzijn van de deelnemers.

4. Maak ook de plenaire sessies zo interactief mogelijk

Voorkom situaties waarin sprekers alleen maar staan te zenden op het podium terwijl de zaal stiekem in slaap sukkelt bij gebrek aan engagement. Zorg liever voor live-polling en -feedback met behulp van mobiele technologie, om de meningen en voorkeuren van de deelnemers in de zaal in real-time te verzamelen. Dit maakt het congres interactiever en daarmee enerverend. Bovendien geeft de data die je uit de zaak ophaalt je waardevolle inzichten die je vervolgens weer kunt verwerken in artikelen en papers.

5. Bied ruimte voor flexibiliteit met online ondersteuning

Maak gebruik van een congresregistratiesoftware die deelnemers in staat stelt hun eigen agenda samen te stellen en op de dag zelf aan te passen. Dit verhoogt de persoonlijke relevantie van het programma en verbetert de tevredenheid van de deelnemers. De inzet van een hieraan gekoppelde specifieke congresapp kan de ervaring nóg gebruiksvriendelijker maken. Met behulp van al dit soort technologie optimaliseer je de deelnemersstromen en bied je zo veel mogelijk een persoonlijke ervaring voor iedereen. Door het gedrag en de voorkeuren van de deelnemers te analyseren, kun je bovendien toekomstige evenementen beter afstemmen op ieders behoeften.

6. Upgrade die goodiebag

Overleg met de standhouders en sponsors van jouw congres hoe jullie tot een waardige, écht betekenisvolle goodiebag kunnen komen. Wees creatief met wat je toevoegt aan de tas en denk verder dan een pen en notitieboekje. Het mooiste wat je met een goodie kunt bereiken is dat deelnemers dit item in het dagelijks leven veelvuldig gaan gebruiken, zodat zij het hele jaar door aan jouw congres worden herinnerd en volgend jaar zeker weer van de partij zijn.

7. Maak van duurzaamheid je prioriteit

Zet een stap verder dan de gangbare duurzaamheidsinitiatieven zoals het elimineren van het wegwerpplastic. Probeer van jouw congres bijvoorbeeld een zero-waste evenement te maken, of compenseer ruimhartig voor de CO2-voetafdruk van het congres. Communicatie hierover versterkt de maatschappelijke waarde van jouw congrestitel.

Door bovenstaande onverwachte maar toch zo logische tips toe te passen, til je jouw congres naar het hoogste niveau. Niet alleen verhoog je de tevredenheid en betrokkenheid van de deelnemers, je creëert ook een unieke en memorabele ervaring die hen lang na het evenement zal bijblijven. Het succes van een congres wordt niet alleen gemeten aan de inhoud, maar ook aan de manieren waarop je de deelnemers engageert en inspireert.

Exposanten hebben al genoeg aan hun hoofd in de aanloop naar de kunstbeurs. Gelukkig is Eventpartners er om hen te ontzorgen bij het uitnodigen van hun klanten en relaties, wat al een uitdaging op zich is. Vijf manieren waarop wij dat deden voor de KunstRAI.

1. Een afgeschermde omgeving

Iedere exposant kreeg toegang tot een eigen online omgeving, beveiligd met 2-factor authenticatie. Hiermee konden zij de gegevens van hun eigen relaties beheren en zelf hun gasten uitnodigen voor specifieke dagen en momenten.

2. Een uitnodigingssysteem op maat

Het uitnodigingssysteem werd van tevoren aangepast aan de wensen van de exposanten, zodat het uitnodigen van hun gasten snel en gemakkelijk kon verlopen.

3. Real-time inzichten

In de eigen persoonlijke omgeving konden de exposanten zien hoe het was gesteld met hun RSVP’s. Desgewenst kon er een reminder worden verstuurd.

4. Gedrukte uitnodigingen

Liever een gedrukte uitnodiging versturen? Geen probleem. De voor entree benodigde QR-code werd door Eventpartners op de kaart gedrukt.

5. Registratiebalie met opzoeksysteem

Gasten die hun ticket niet bij de hand hadden konden zich op de beurs laten registreren bij onze registratiebalie.

Privacy: een onderwerp waar steeds meer om te doen is. Iedereen die in aanraking komt met gegevens van een ander moet zich houden aan allerlei wet- en regelgeving. Ook als beursorganisator heb je te maken met veel persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld van exposanten en hun relaties. Maar ook van sponsoren en andere bezoekers van de beurs. Voorzichtigheid is dus geboden en dat is soms best lastig. Want je wilt geen fouten maken als het gaat om privégegevens. Maar wat zijn nu eigenlijk de regels waar je aan moet voldoen? En hoe bied je jouw exposanten en relaties voldoende bescherming?

Bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht van iedereen

In Europa geldt sinds 2018 de wet General Data Protection Regulation (GDPR). In Nederland hebben we deze Europese wet verwerkt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet er in Nederland op toe dat al deze regels worden nageleefd.

Als organisator van een kunstbeurs verwerk je ook persoonsgegevens

Vaak zijn dit niet alleen de gegevens van de exposanten, maar ook van sponsoren, bezoekers, standbouwers en pers. Een groep die speciale aandacht vraagt is die van de klanten en relaties van jouw exposanten. Voor exposanten zijn hun klanten hun bestaansrecht. Deze gegevens uit handen geven doen ze meestal niet. Belangrijk dus om daar rekening mee te houden en een oplossing voor te zoeken.

Waar moet je als organisator van een kunstbeurs allemaal over nadenken?

Voorzichtigheid is dus geboden. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Een aantal onderwerpen waar je rekening mee moet houden:

- Dataminimalisatie

Vraag alleen data die je ook daadwerkelijk gebruikt. Dus bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.

- Transparantie

Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt en wat je met de gevraagde data doet. En wie het mag inzien.

-Recht om vergeten te worden

Als iemand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor gegeven en de data verwijderen uit jouw bestand.

Wil je weten of jij als organisator aan alle regels rondom privacy voldoet?

We snappen dat het soms allemaal best een zoektocht is. Maar je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn genoeg hulplijnen. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daar vind je de AVG-regelhulp. Daarmee kun je toetsen of je voldoet aan de nu geldende regelgeving. Of dat je actie moet ondernemen.

De event software van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht

Bij Eventpartners weten we wat belangrijk is bij de organisatie van een kunstbeurs. Ook als het gaat over privacy en het veilig stellen van persoonsgegevens. Betrouwbaarheid staat bij ons bovenaan de prioriteitenlijst en we weten door onze jarenlange ervaring hoe we dat het beste in kunnen vullen. Alvast een tipje van de sluier:   

- Elke exposant krijgt een eigen veilige omgeving met 2-factorauthenticatie om zijn of haar relaties uit te nodigen. Jij als organisator sluit hierover een verwerkersovereenkomst met jouw exposanten. Dat betekent dat je jouw exposanten de zekerheid kunt bieden dat niemand anders deze gegevens ziet. 

- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy by default en privacy by design principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy verhogende maatregelen. En de standaard instellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht. 

- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken? 

Voor organisatoren van congressen is een effectief systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring essentieel. Deze systemen spelen een cruciale rol in niet alleen het beheer en de logistiek van het evenement, maar ook in het waarborgen van de veiligheid, privacy en een soepele, persoonlijke ervaring voor elke deelnemer. Maar hoe regel je dit slim? Alles wat je moet weten.

Congresregistratie en het verwerken van persoonsgegevens 

Als organisator van congressen verzamel je bij de registratie van congresbezoekers verschillende persoonsgegevens. Van naam en contactinformatie tot dieetwensen en voorkeuren voor bepaalde sessies. Het is van belang dat je deze gegevens op een ordentelijke manier verzamelt en verwerkt. In Europa is namelijk de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. Deze wetgeving ziet erop toe dat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en alleen met toestemming van de deelnemer voor specifieke doeleinden worden gebruikt. Als congresorganisator dien je op basis van de GDPR met een aantal onderwerpen rekening te houden:

- Leg alleen het noodzakelijke vast

Vraag alleen gegevens die je ook daadwerkelijk nodig hebt en gebruikt. Registreer bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.

- Wees transparant over wat je vastlegt

Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt, hoe en waarvoor je de gegevens gebruikt en wie de gegevens mag inzien. Deelnemers moeten dus goed geïnformeerd worden voordat zij hun gegevens invullen. Ook moet je je bezoekers de mogelijkheid bieden om de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te weigeren.

- Verwijder gegevens op verzoek

Als iemand bij de registratie zijn gegevens heeft ingevuld en naderhand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor geven en de data verwijderen uit jouw bestand. Dit heeft te maken met het recht om vergeten te worden.

Bezoekersregistratie en veiligheid

Veiligheid staat voorop bij elk congres. Een betrouwbaar registratie- en monitoringsysteem helpt congresorganisaties bij het identificeren van de aanwezigen en het orchestreren van de bezoekersstromen vooraf én tijdens het congres, wat belangrijk is om ongewenste drukte te voorkomen en noodsituaties te managen indien deze zich voordoen.

Bezoekers(stromen) monitoren tijdens het congres

Moderne eventregistratiesystemen bieden vaak uitgebreide monitoring- en analysemogelijkheden. Door met badge-scanning bij te houden welke sessies het meest populair zijn en hoe bezoekers zich door het evenement bewegen, kunnen organisatoren waardevolle inzichten verkrijgen. Welke stands worden bijvoorbeeld druk bezocht en welke niet? Deze data kan gebruikt worden om de ervaring bij toekomstige evenementen te verbeteren, bijvoorbeeld door de indeling van ruimtes te optimaliseren of het programma aan te passen aan de interesses van de deelnemers.

Bezoekersregistratie en het toekenning van accreditatiepunten

Voor veel professionele congressen is het toekennen van accreditatiepunten een belangrijke pijler. Deelnemers zoals medisch specialisten en juristen kunnen deze punten gebruiken om aan te tonen dat ze zich blijven ontwikkelen binnen hun vakgebied. Een geavanceerd registratie- en monitoringsysteem kan het proces van het toekennen van deze punten automatiseren. En doordat op de congresdag zelf kan worden gemonitord aan welke sessies deelnemers hebben deelgenomen en voor hoe lang, ontstaat een waterdicht systeem voor het toekennen van accreditatiepunten.

Kies voor een geavanceerd eventregistratiesysteem

Een geavanceerd systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring is onmisbaar voor het succesvol organiseren van een congres. Het zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers, maar draagt ook bij aan de veiligheid, respecteert de privacy en ondersteunt de professionele ontwikkeling van de deelnemers. Door zorgvuldig een systeem te kiezen dat aan deze criteria voldoet, leg je de basis voor een succesvol en gedenkwaardig evenement.

De eventsoftware van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht

Eventpartners heeft jarenlange ervaring met bezoekersregistratie bij congressen en weet wat voor congresorganisaties belangrijk is. Efficiëntie, betrouwbaarheid en privacy gaan bij ons hand in hand. Dit is waarom congresorganisaties voor onze eventregistratie- en monitoring kiezen:

- We bieden een beveiligde omgeving om mensen uit te nodigen. De hoofdorganisator sluit hiervoor een verwerkersovereenkomst met de andere uitnodigende partijen. 

- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy-by-default- en privacy-by-design-principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy-verhogende maatregelen. En de standaardinstellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht. 

- We bieden geavanceerde features tijdens het congres, zoals een photobooth voor on-site badge-printing en een digitaal wachtrijsysteem voor standbezoek, zodat bezoekers niet fysiek in de rij hoeven te staan.

- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?