Jouw kunstbeurs is het hoogtepunt van het jaar. Dan wil je dat jouw gasten deze exclusiviteit van begin tot eind ervaren. Je wilt ze onderdompelen in een VIP-ervaring waar ze nog tijden over napraten. Daarom hebben we 10 verrassend eenvoudige manieren op een rij gezet om dit voor elkaar te krijgen.
Een VIP-gevoel door jouw uitnodigingen en tickets
De VIP-ervaring start natuurlijk al ver voordat jouw kunstbeurs begonnen is. Het speciale gevoel dat je jouw gasten wilt geven begint al bij de uitnodiging. Er zijn verschillende manieren om jouw gasten een speciaal gevoel te geven via de uitnodiging of tickets:
1. Differentieer in het moment waarop je mensen uitnodigt
Stuur bijvoorbeeld een uitnodiging waarmee je op bijzonder moment naar binnen kunt. Misschien voor een sneak preview of voor een officiële toast op een succesvolle beurs. Of geef jouw gasten meerdere dagen toegang tot de beurs met een VIP-ticket.
2. Werk met een klaarlegsysteem
Jouw gast hoeft vooraf geen tickets te printen of zijn telefoon klaar te houden om een QR-code te scannen. Hij of zij kan gewoon naar de beurs komen en alles ligt klaar aan de balie. Belangrijk hierbij is dat alles klopt zodat jouw gasten niet voor niks komen. Dat haalt het hele VIP-gevoel natuurlijk meteen weg.
3. Een gouden kleur geeft meteen een VIP-gevoel
Geef daarom het kaartje of de e-wallet een gouden kleur voor speciale gasten. Zo laat je zien dat zij bovenaan jouw prioriteitenlijstje staan.
4. Maak gebruik van gedrukte tickets
Natuurlijk doen we steeds meer dingen online. Maar hoe fijn is een gedrukt ticket met een mooie vormgeving op stevig papier. Maak er een waardevol kunstwerkje van. Dan geef je jouw gasten echt iets om te bewaren.
Speciale aandacht bij binnenkomst en registratie
Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Dat betekent dat de ontvangst van jouw gasten op de kunstbeurs meteen goed moet zijn. Anders sta je gelijk met 1-0 achter. Een paar aandachtspunten om dit goed te regelen:
5. Zorg voor een soepele ontvangst
Jouw gastvrouwen en -heren weten wat een VIP-behandeling inhoudt en er zijn geen wachttijden bij de balie.
6. Een speciale balie voor als er iets mis gaat
Natuurlijk kan er altijd iets mis gaan. Iemand staat bijvoorbeeld niet op jouw gastenlijst. Of men is op de verkeerde plek. Dat los je eenvoudig op met persoonlijke aandacht aan een speciale balie. Dat geeft meteen een persoonlijk gevoel.
Nog meer tips voor een VIP-gevoel bij jouw gasten
Natuurlijk zijn er nog meer dingen die je kunt doen voor jouw gasten:
7. Kies een goede naam voor jouw event
Het label of de naam van jouw event kan ook bijdragen aan een bijzonder gevoel. Neem bijvoorbeeld ‘The Young Collectors’ of ‘All Art Professionals’. Als gast wil je daar graag bij horen.
8. Zorg voor een VIP-ruimte op de locatie zelf
Je geeft jouw VIP-gasten graag het gevoel van exclusiviteit. Zorg daarom voor een ruimte waar je alleen met een speciaal pasje in mag. Een ontvangst met een mooie bubbel en exclusieve hapjes maakt het helemaal af.
9. Regel speciaal vervoer naar de beurs
Komen jouw gasten met het vliegtuig of de trein? Zorg dan dat ze opgehaald worden en breng ze tot aan de deur van het beursterrein. Zo ontbreekt het ze aan niets en kunnen ze volop genieten van de beurs.
10. Kies voor hoge kwaliteit aankleding van de beurs
Een VIP-gevoel valt of staat met een goede aankleding van de beurs. Kies daarom voor mooie materialen en bezuinig niet op beurskleding en catering. Zo ademt jouw kunstbeurs exclusiviteit.
De event software van Eventpartners zorgt voor een vlekkeloze beurs
Onze betrouwbare event software is altijd passend voor jouw beurs of event. Je houdt overzicht en alles is tot in detail geregeld zoals jij dat wil. Want een soepel verloop is voor een VIP-gevoel het allerbelangrijkste. En dat weten we bij Eventpartners als geen ander. Al jarenlang regelen we alles tot in de puntjes. Zodat jij je onbezorgd kunt richten op jouw gasten.
Meer weten?
Hebben we je nieuwsgierig gemaakt en wil je weten wat je nog meer kunt doen?
Download dan ons paper: Eventregistratie bij kunstbeurzen.
