Congressen bieden een uitstekend platform voor het delen van de nieuwste ontwikkelingen en prestaties binnen een vakgebied of sector. Maar als jouw congres jaarlijks wordt georganiseerd, kan het best een uitdaging zijn om elke editie voor de deelnemers weer minstens zo interessant en aantrekkelijk te maken als de voorgaande editie. Hoe voorkom je dat jouw congres routinematig gaat voelen en vernieuwing mist, zonder meteen enorme extra bedragen te hoeven investeren? We presenteren je een aantal eenvoudige, maar indrukwekkende manieren om jouw congres een upgrade te geven, zodat deze editie nog lang in de herinnering van de deelnemers zal blijven hangen.
1. Gebruik tools voor het bevorderen van netwerken
Om het netwerken tijdens jouw congres te bespoedigen en ervoor te zorgen dat iedereen elkaar gemakkelijk weet te vinden, is geavanceerde congresregistratiesoftware met de mogelijkheid van bijvoorbeeld on-site badgeprinting een pré. Introduceer ook gamingelementen in de netwerkmomenten, zoals een digitale speurtocht of een quiz die deelnemers door het evenement leidt. Dit moedigt actieve deelname aan en maakt het netwerken leuk en interactief.
2. Creëer een beloningssysteem voor deelname
Ontwikkel een beloningssysteem om deelname en interactie te bevorderen. Creëer bijvoorbeeld een unieke 'congres munt' die mensen kunnen verdienen door deel te nemen aan sessies en vervolgens kunnen uitgeven aan exclusieve (after)content, workshops of netwerkgelegenheden. Dit stimuleert participatie. Je kunt er ook wedstrijdelementen aan koppelen. De deelnemer die de meeste munten bij elkaar heeft verdiend tijdens het congres, krijgt dan bijvoorbeeld een prijs.
3. Denk aan het welzijn van je deelnemers
Een hele dag rondrennen en handen schudden op een congres kan een intensieve aangelegenheid zijn. Heb hier oog voor en bied je deelnemers een welzijnszone aan, met activiteiten zoals mindfulness-sessies, korte meditaties om deelnemers op te frissen en gezonde hapjes en drankjes om te revitaliseren. Zorg ook voor voldoende pauzes en voldoende tijd tussen de verschillende onderdelen van het congresprogramma. Het introduceren van games en VR kan de congresvreugde voor deelnemers ook flink verhogen. Al dit soort extra’s laten zien dat de congresorganisatie oog heeft voor het welzijn van de deelnemers.
4. Maak ook de plenaire sessies zo interactief mogelijk
Voorkom situaties waarin sprekers alleen maar staan te zenden op het podium terwijl de zaal stiekem in slaap sukkelt bij gebrek aan engagement. Zorg liever voor live-polling en -feedback met behulp van mobiele technologie, om de meningen en voorkeuren van de deelnemers in de zaal in real-time te verzamelen. Dit maakt het congres interactiever en daarmee enerverend. Bovendien geeft de data die je uit de zaak ophaalt je waardevolle inzichten die je vervolgens weer kunt verwerken in artikelen en papers.
5. Bied ruimte voor flexibiliteit met online ondersteuning
Maak gebruik van een congresregistratiesoftware die deelnemers in staat stelt hun eigen agenda samen te stellen en op de dag zelf aan te passen. Dit verhoogt de persoonlijke relevantie van het programma en verbetert de tevredenheid van de deelnemers. De inzet van een hieraan gekoppelde specifieke congresapp kan de ervaring nóg gebruiksvriendelijker maken. Met behulp van al dit soort technologie optimaliseer je de deelnemersstromen en bied je zo veel mogelijk een persoonlijke ervaring voor iedereen. Door het gedrag en de voorkeuren van de deelnemers te analyseren, kun je bovendien toekomstige evenementen beter afstemmen op ieders behoeften.
6. Upgrade die goodiebag
Overleg met de standhouders en sponsors van jouw congres hoe jullie tot een waardige, écht betekenisvolle goodiebag kunnen komen. Wees creatief met wat je toevoegt aan de tas en denk verder dan een pen en notitieboekje. Het mooiste wat je met een goodie kunt bereiken is dat deelnemers dit item in het dagelijks leven veelvuldig gaan gebruiken, zodat zij het hele jaar door aan jouw congres worden herinnerd en volgend jaar zeker weer van de partij zijn.
7. Maak van duurzaamheid je prioriteit
Zet een stap verder dan de gangbare duurzaamheidsinitiatieven zoals het elimineren van het wegwerpplastic. Probeer van jouw congres bijvoorbeeld een zero-waste evenement te maken, of compenseer ruimhartig voor de CO2-voetafdruk van het congres. Communicatie hierover versterkt de maatschappelijke waarde van jouw congrestitel.
Door bovenstaande onverwachte maar toch zo logische tips toe te passen, til je jouw congres naar het hoogste niveau. Niet alleen verhoog je de tevredenheid en betrokkenheid van de deelnemers, je creëert ook een unieke en memorabele ervaring die hen lang na het evenement zal bijblijven. Het succes van een congres wordt niet alleen gemeten aan de inhoud, maar ook aan de manieren waarop je de deelnemers engageert en inspireert.
