Transcript
Om een sterk evenement of congres te organiseren volstaat een goede eventmanager, die alle logistiek regelt, niet. Volgens Maarten Vanneste, president van Meeting Support Institute, heb je daarnaast ook een meeting architect nodig. Vandaag vertelt hij in onze studio over deze nieuwe discipline in het ontwerpen van meetings.
Dag Maarten, welkom in onze studio. We gaan het hebben over meeting architectuur. Wat is dat precies?
Meeting architectuur is een discipline, een vakgebied, dat zich concentreert op meetings en congressen en evenementen in functie van wat het effect is dat die teweegbrengen.
Maar het gaat dus verder dan wat de klassieke event manager normaal regelt, logistiek en zo verder?
Ja. Dus daar zit inderdaad met de mogelijke opdeling, waarbij het natuurlijk ontzettend belangrijk is dat dat fundament van de logistiek goed zit, dat de mensen zich goed voelen, dat eten, drinken, slapen allemaal goed geregeld is, dat de atmosfeer goed is, maar het pas daarop dat je eigenlijk gaat bouwen en aan de inhoud gaat werken van het evenement.
Maar dan heel concreet. Wat houdt dan die meeting architectuur in?
Het is de discipline die zich bezighoudt met eerst het identificeren van objectieven en daar is dan een zekere methodiek voor ...
Maar inhoudelijk bedoel je dan. Wat wil je met de inhoud van een congres bijvoorbeeld bereiken?
Uiteindelijk wilt iedereen met zo’n congres iets bereiken. Iedereen heeft een doelgroep en een verhaal, en beschouwt een evenement als een geschikt vehikel om dat verhaal bij die doelgroep te brengen. En dus, wat is dat verhaal? Wat moet dat verhaal straks ook opbrengen? Want als dat evenement gedaan is, dan moet eigenlijk de actie komen van de deelnemers. En dus het proberen te begrijpen van die precieze doelstellingen en dan het evenement voor een deel aanpassen in functie van die doelstellingen om die eigenlijk optimaal te gaan ondersteunen.
En hoe doe je dat dan? Dat klinkt heel interessant.
Op duizend en één manieren natuurlijk. Ik denk net zoals er heel veel verschillende stijlen van architecten zijn, zo zijn er ook verschillende stijlen van meeting architecten straks en die zullen allemaal hun eigen stijl en methodes hebben. Maar ik denk... en meeting architect gaat zich - als hij goed werk levert – bezighouden met het bestuderen van al de tools, al de technieken, al de methodes, al de wetenschap die bestaat en die ze kunnen inzetten om de doelstellingen te ondersteunen. Bijvoorbeeld. Als men nu zegt: het is belangrijk dat de chirurgen die aanwezig zijn op het evenement in contact komen met de ingenieurs van de firma om nieuwe producten te ontwikkelen. Dat is een specifieke doelstelling: dat die ingenieurs weggaan met een aantal plannen, projecten, eventueel in samenwerking met de klant. En dan ga je kijken van hoe kunnen we die mensen laten samenzitten, laten samenwerken, door bepaalde oefeningen, processen gaan om tot een beter eindresultaat te komen. Soms kan daar technologie voor ingezet worden, zodat die mensen mekaar gaan vinden; soms is een faciliteerder iets wat je nodig hebt; andere keren ga je de zaal herinrichten, in plaats van rijen stoelen, ga je ronde tafels zetten... er zijn allerlei dingen die je kan doen.
Maar die meeting architect vertrekt dus vanuit de content, kijkende naar die doelstelling. Nu, iets wat ik zelf vaak op een evenement ervaar, is, zeker bij een congres, dat je vaak ziet dat er een aantal sprekers na elkaar geboekt worden – weliswaar rond een centraal thema – maar dat dat allemaal heel losstaande verhalen zijn...
Als je het hele congres of het hele seminarie gaat bekijken, dan kan je natuurlijk zeggen: wat is het verhaal en wat bindt die verschillende sessies aan elkaar? Dat is natuurlijk ook een hele opdracht om dat goed te doen, om te zorgen dat sprekers bijvoorbeeld van elkaar weten dat ze daar zijn en dat die dingen op elkaar afstemmen of dat er een bepaalde thematiek is die terugkomt of een bepaalde stijl. Maar elke sessie op zich is ook zo’n uitdaging, want in zo’n sessie... Het gemakkelijkste wat er is voor een congresplan, is zeggen: ja, ik heb elf sessies, ik heb elf sprekers, ik geef die sprekers elk één sessie en mijn programma is klaar. En dan start eigenlijk pas het werk van de meeting architect. Want iedereen kan zo elf sessies in elkaar steken. Maar elke sessie op zich is een gelegenheid waar je de vraag kan stellen: wat wil je met deze sessie bereiken? En hoe gaan we die sessie in elkaar steken? Dat de mensen daar iets van leren, dat ze eventueel elkaar ontmoeten op een hoger niveau en meer aan elkaar hebben nadien, of dat de mensen die buitengaan zeggen dit was een leuke sessie, of een toffe sessie, of ik heb energie of ik zie het zitten om verder te gaan met wat het ook is waarmee ik bezig ben. Dus elke sessie kan eigenlijk een soort designfase doorlopen waar men gaat kijken naar: die spreker, hoe vaak (lang) laten we die spreken, wat doen we met die tussenmomenten, gaan we die presentatie inderdaad in stukken hakken, doen we daar een stukje technologie bij, moet daar een faciliteerder bij zitten, en dat soort dingen. En dan wordt het organiseren van een congres natuurlijk een iets zwaardere opdracht.
Dan wordt het iets anders... En vandaar dat je zegt: je hebt meer dan één... je hebt niet alleen die eventmanager nodig, maar ook die meeting architect nodig.
Ja, ik dat daar een interessant debat rond is : kan de meeting planner ooit een meeting architect worden? Of eventmanager. Ja, er zijn ook heel veel invullingen van die term. Wat is een eventmanager? Sommige mensen beschouwen zich eventmanager vanuit die logistieke kant, maar anderen zijn misschien volledig op de inhoud geconcentreerd. Dat hangt ook van de firma af, van de grootte van het project, van de stijl, van de cultuur, en van het individu zelf. Ik kan mij perfect inbeelden dat je voor kleine meetings een meeting planner zegt: ik ben ook inhoudelijk de man of vrouw om aan te spreken en ik zal mijn meeting owner of mijn event owner – de man of de vrouw die de cheques straks gaat tekenen - wel betrekken in een bepaald proces om die objectieven te identificeren. En dan zal ik wel aan het design van het event meehelpen om... Ik kan me voorstellen dat er mensen zijn die die twee gaan combineren, zowel de logistiek als de inhoud.
Maar is het dan ook niet een ongelofelijke uitdaging om die sprekers te overtuigen om in zo’n verhaal mee te gaan? Want de meeste sprekers hebben een standaardpresentatie van vijftig minuten en die brengen ze overal.
Daar zit inderdaad, denk ik, een van de grootste uitdagingen, maar ook een van de grootste mogelijkheden omdat daar, in mijn ogen, ook met weinig inspanning en redelijk weinig kost, een grote impact gemaakt kan worden. Als je een spreker kan overtuigen - via een telefoongesprek, een e-mail en misschien een gesprek on-site om hem een klein beetje te begeleiden - om zijn presentatie in stukken te hakken en daartussen discussiemomenten, feedbackmomenten te plakken, dan bereik je ontzettend veel op het vlak van leren. Mensen gaan veel meer leren, veel meer onthouden, omdat de informatie minder is, maar ook omdat de informatie nog eens herkauwd kan worden aan die rondetafeldiscussie. Dus men leert meer, maar tegelijkertijd gaat men ook meer netwerken en de meeste of heel veel meetings en congressen worden georganiseerd vooral – en daar komen de mensen op af – om te netwerken, nog meer dan leren. Als je mensen rond een tafel laat discussiëren over een onderwerp dat hen aanbelangt, krijg je natuurlijk een heel boeiend gesprek en ook heel veel waardevolle netwerking. Je scoort enorm veel door sessie op die manier eenvoudig aan te passen en daar hoeft eigenlijk niet zo heel veel tijd en geld in te kruipen.
Maar het is een kwestie van overleggen.
Overleg. Ja. Tijd besteden. Op tijd eraan beginnen. De zaken een stukje inplannen. Absoluut.
Vanuit het Meeting Support Institute hebben jullie ook een aantal boeken en een toolbox die mensen helpen bij het uitwerken van zo’n meeting architectuur. Kun je daar eens wat meer over vertellen?
Ja, dus om te beginnen is er het boek “Meeting architecture”. Dat is eigenlijk zowat een beginboek, een soort manifest, zeg maar, voor die discipline. En ondertussen zijn er dan ook... links en rechts komen er boeken uit die deelonderwerpen aanraken, bijvoorbeeld social media, of technologie, of andere zaken. En die toolbox waar je het over hebt, is natuurlijk ook van belang omdat mensen daar een aantal bedrijven en leveranciers in vinden van technologie en ook specialisten in bijvoorbeeld het audiovisuele gedeelte van congressen, of een social media moderator, of een faciliteerder, of een meeting designer. Dat kan je dan hier in vinden. En nu zijn we bezig – het is nog een manuscript – met het proces, meeting architectuur als proces. En daar is natuurlijk... ja het is een soort werkboek over hoe je die objectieven gaat bepalen en hoe je dat op basis van die objectieven je meeting gaat ontwerpen en welke tools je daar voor gaat inzetten.
En kan je die boeken dan ook gewoon via je website bestellen?
Ja. Die zijn online beschikbaar. U kan ze zowel digitaal als e-book krijgen via Amazon, maar ook in papieren versie kan je ze daar bestellen. En je kan ze op meetingsupport.org bestellen. En daar volgt ook meer over het toekomstige boek over het meeting architecture proces.
We zullen de link ook nog even onder het artikel zetten.
Maarten, super bedankt voor je komst naar de studio.
Dankjewel, Kevin.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
