Transcript
Hey Rutger, welkom in de studio.
Dankjewel.
We gaan vandaag over een atypisch onderwerp hebben. Hoe zorg je ervoor dat je events zo chaotisch mogelijk laat verlopen?
Ja, dat lijkt me weleens leuk.
Ja, maar misschien moeten we daarmee starten.
Waarom zo’n onderwerp?
Ja, in de afgelopen twaalf jaar ben ik zelf op heel veel evenementen geweest. Ik heb zelf ook veel evenementen georganiseerd. We spreken over de afgelopen twaalf jaar vanuit Momice ook honderden duizenden event managers. En je ziet gewoon bepaalde patronen eigenlijk altijd terugkeren waarom een event nou ineens zo chaotisch is. En de reden waarom ik het hierover wil hebben, is dat ik denk dat het allemaal niet hoeft. Het hoeft niet chaotisch georganiseerd te worden. Dus laten wij nu de meest gehoorde redenen behandelen zodat we met z’n allen kunnen voorkomen dat events voortaan chaotisch zijn. Events zijn al best wel stressvol om te organiseren. Het is heel moeilijk om een goed evenement te organiseren. Er komt zoveel bij kijken: verschillende leveranciers, harde deadlines, drukkers waar je mee te maken moet hebben, productie, opbouw, sprekers die precies moeten doen wat je hoopt dat ze gaan doen op dat moment. En vaak doe je het voor de eerste keer, dat evenement met die mensen. Ja, dat is nogal wat. En dat wordt vaak onderschat.
En nu som je nog een heel aantal dingen op die aan de organisatorische kant zitten. Maar je hebt hier, ik denk een jaar of twee, ik weet het niet meer exact, geleden over je blueprint verteld, waarin je ook aangeeft van ja, het gaat veel verder dan dat. Want bovenop al die organisatorische aspecten wil je natuurlijk ook nog iets neerzetten waar die bezoekers iets aan hebben en wat meerwaarde creëert.
Ja, een succesvol evenement. Wij vragen wel eens: wanneer is dit event nou een succes? En dan hoor je vaker wanneer het vlekkeloos georganiseerd is. Maar ik probeer altijd iets verder te gaan.
Of de hapjes lekker zijn.
Ja, ik probeer altijd wat verder te gaan. Wat wil je met die doelgroep na het evenement? Wat wil je dat ze gaan doen met die nieuwe informatie of met die nieuwe verbindingen die gelegd zijn of dat soort zaken? De basis is eigenlijk een vlekkeloos evenement organiseren, maar dat is al lastig genoeg. Maar het liefst daag ik zeg maar de meeste bedrijven en event managers uit om te kijken: hoe krijg je nou je doelgroep in beweging en hoe kun je als bedrijf nou je events laten bijdragen aan de groeidoelstellingen van je bedrijf? In plaats van ze maar gewoon zo te organiseren en vanuit iedere afdeling maar wat te laten doen. Dat lijkt soms zo.
Ik vraag het ook wel eens: hebben jullie een eventstrategie, eventkalender?
En dan is het antwoord heel vaak nee. En dat is gewoon zonde, want het is al zo lastig om een goed evenement te organiseren, die basis. En dan hoor je ook nog dat er niet echt een heel duidelijk plan achter ligt, terwijl er wel heel veel geld naartoe gaat. Heel veel mensen zijn ermee bezig. De reputatie van je bedrijf staat op het spel, intern naar je werknemers toe, maar ook extern naar je klanten toe. Dus waarom gaan we daar niet wat serieuzer mee om?
Ja, absoluut.
Je hebt daar honderd procent gelijk. Dus daarom wil ik het hier over hebben. Door deze dingen eigenlijk te doen, dan weet je zeker dat je chaos krijgt. En dat horen we namelijk heel vaak. Maar laten we het nou omdraaien en kijken hoe we het kunnen voorkomen.
Laten we dan met de grootste best practice voor een chaotische evenement. Wat moet je dan zeker doen?
Het lekkerste is eigenlijk als je een aanvraag krijgt als eventmanager zijnde voor een event dat over een maand moet plaatsvinden. Dan weet je al, dit wordt echt drie tot vier weken tijd. Los van de productie, maar je moet op een gegeven moment ook nog mensen gaan uitnodigen. Die deelnemers moeten ook kunnen en de deelnemers, je genodigden, die hebben overvolle agenda’s. Die moeten daar ook ineens plaats voor vrijmaken. Dus los van of je het productioneel voor elkaar gaat krijgen, is het ook iets naar je deelnemers toe dat je ineens zegt: ja we organiseren een evenement wat over twee weken gaat plaatsvinden.
Wat zegt dat ook naar je deelnemers toe of naar je genodigden? Dat je dit dus gewoon maar zo bedacht hebt of dat het dus eigenlijk niet zo heel belangrijk is, want als het echt heel belangrijk was geweest, dan had je het wel op de agenda gezet en had je heel lang de tijd genomen om het aan te kondigen, heel veel erover te communiceren, want het is iets groots.
Nu lijkt het van, oh, we hebben iets bedacht. Het moet even snel. Kun je ook komen?
Ja, plus als je dan ook weet dat mensen moeilijker te overtuigen zijn om naar evenementen te komen. Dan moet je ook echt wel een heel sterk verhaal hebben en op deze manier. En dat is na corona echt veranderd. Je moet heel goed je event vermarkten. Je moet veel meer vertellen over wat ze daar gaan krijgen en wat er gaat gebeuren. Want anders dan gaan mensen gewoon jouw event niet zo belangrijk vinden. En ze hebben gewoon te maken met overvolle agendas, heel veel taken, projecten, deadlines. En dan wordt zo’n evenement gewoon een concurrent met de rest van de agenda van je genodigden.
Ja, en dat wil je absoluut niet hebben. Dus plan het ver van tevoren, die evenement. Dat is nummer één.
Nummer twee.
Twee is, communiceer niks. Dat is ook wel lekker. Want de doelgroep komt toch wel opdagen.
Dat is vaak vanuit de organisatie, die is heel druk met het evenement bezig, productioneel. Voor hen is het heel belangrijk. Er gaat veel geld in zitten, veel mensen mee bezig. Ja, zij weten wel heel goed wat er gaat gebeuren. Ze weten precies wat er gaat gebeuren en ze denken de genodigden, die zijn hier ook de hele dag mee bezig. Maar voor die genodigde is het maar één blokje in de agenda waar ze toevallig op dat moment naartoe moeten gaan of online kunnen deelnemen. Maar die verwachtingen zijn gek. Dus je moet als organisator gewoon veel meer communiceren over je evenement. Los van de praktische informatie: Waar is het? Wat gaan we doen? Maar ook vooral vertellen wat is de belofte die je als organisatie hebt? Waarom moeten die mensen echt komen? Want ze kunnen tot op het laatste moment beslissen: Ik kom niet, omdat ze te druk zijn. Dat helemaal opbouwen eigenlijk. Dat enthousiasme, die zin.
Veel communiceren, maar vergeet vooral ook de praktische zaken niet. Want dat wordt echt vaak vergeten. Waar is het? Hoe kom ik er? Wat gaan we doen? Wie zijn er nog meer? Gewoon die informatie die ervoor zorgt dat mensen makkelijk naar het evenement toe komen en ook denken: Ja, dit gaat.
Veel organisatoren hebben misschien een beetje een valse bescheidenheid of hebben schrik om hun genodigde te spammen. Wat is daarvan uit jullie ervaring?
Ik snap dat het als bezoeker vaak niet zo overkomt en dat je net die informatie wil ontvangen, maar wat is een goed ritme? Hoe vaak mag je communiceren over een evenement?
Ja, wij hanteren meestal zelfs wel wekelijks iets sturen, eigenlijk naar je deelnemers. Dus elke dag is het zeker te veel, twee keer per week denk ik ook. Wekelijks of om de week, dat zijn goede momenten. Als je maar ook iets leuks, iets nieuws te vertellen hebt. En het belangrijkste in je communicatie, dat vaak over de e-mail gaat, stop niet alles in die e-mail. Zorg ervoor dat de belangrijke informatie op een eventwebsite is, die altijd up-to-date is. Zodat je in je e-mails eigenlijk puur als notificaties en eventjes een soort teaser kunt vertellen. En de rest vind je op de eventwebsite, want die kun je up-to-date houden. En dan klikken bezoekers ook weer automatisch door naar andere pagina’s.
Precies, en zij weten dan ook, daar vind ik alles over het evenement. En dan hoeven ze niet door al die e-mails heen van waar stond ook weer wat en waar was het ook alweer. Dat is gewoon ontzettend vervelend voor de genodigde om te moeten zoeken in de e-mails van wat ga ik ook weer doen. Dus je wil ze altijd een plek brengen waar alles over het evenement staat, waar ze veel over kunnen vinden, net iets meer over die sprekers kunnen lezen en in plaats van zulke e-mails te gaan versturen zou ik zeggen zet dat in die event website met een korte samenvatting over die sprekers bijvoorbeeld met de link daarnaartoe.
Personalisatie, hoe belangrijk is dat voor de e-mailboodschappen?
Ja, we zien ook bij zakelijke evenementen worden er veel verschillende doelgroepen uitgenodigd met dezelfde boodschap en dan slaat het niet aan en in een e-mail heb je eigenlijk in de eerste drie zinnen moet je al voelen dit is voor mij en als daar een heel generieke tekst staat dan gaan mensen het niet verder lezen en dan ben je gewoon een van de 80 mailtjes die je per dag in je inbox krijgt. Dus wanneer je een goede doelgroepanalyse doet en met die eerste zin meteen je doelgroep laat zien, ik weet wie je bent en dit is waarom je naar het evenement moet komen, want we hebben iets moois voor je, dan gaan ze wel verder.
Een volgende die je had aangegeven in ons vorige gesprek is de paniek die ontstaat als er niet genoeg aanmeldingen voor je zijn en dan de creatieve oplossingen om daarmee om te gaan.
Ja, en een van de meest gehoorde oplossingen is dan zullen we een andere doelgroep uitnodigen, want dan hebben we in ieder geval wel een volle zaal.
Ja, dat is toch lekker anders dan die spreker voor een lege zaal te spreken.
Ja, maar ik weet niet of het erger is om één spreker voor een lege zaal te laten spreken of de helft van de zaal die daar zit, van de mensen in de zaal die naar een verhaal zitten luisteren wat niet voor hen bedoeld is. Want als het goed is heb je je doelgroep uitgenodigd en waar je de inhoud op hebt afgestemd. En als je dan ineens denkt ik ga een andere doelgroep uitnodigen, maar wel met dezelfde boodschap. Dan gaan ze niet reageren op de uitnodiging of ze melden zich wel aan en zitten ze in de zaal en denken ze wat doe ik hier, want dit is niet voor mij. En dat werkt gewoon niet.
Of je gaat de programma aanpassen om die andere doelgroep ook te kunnen bedienen. En dat hoor je heel vaak. We gaan eerst leads uitnodigen, dus potentiële klanten. En dan is het ineens, oh maar we kunnen ook wel klanten uitnodigen. En die leads moet je misschien wel helemaal gaan uitleggen in het geval van bijvoorbeeld Momice, wat onze software kan en wat het doet. Maar als je dat tegen onze klanten gaat vertellen, die denken ja hallo, dat weet ik toch al, dit is niet voor mij. Daar ga ik dan even vanuit. Maar die voelen dit is niet voor mij.
Dus leads en klanten tegelijkertijd uitnodigen op een evenement en hetzelfde programma bieden, dat past vaak helemaal niet. Want de een voelt gewoon dit is niet voor mij. De een heeft meer informatie nodig en de ander wil misschien diepgaandere informatie nodig over hoe kun je de software zo inzetten dat je het voor X en X en X ook kan doen. En dat is voor die eerste doelgroep van leads misschien al veel te ver.
Maar wat doe je dan vanuit jouw perspectief het best?
Het kan altijd gebeuren dat je een evenement organiseert en denkt van dit loopt niet goed qua inschrijvingen. Hoe ga je er dan wel mee om? Het is ook niet fout. Het kan gewoon gebeuren. En ik denk dat het goed is om van tevoren te beslissen wat is onze minimale aantal deelnemers wat we willen hebben, afgezien ook van de kosten die we maken voor het evenement, die je sowieso voor de locatie hebt, voor de catering hebt of voor de alle andere productionele kosten, dat je zegt nou er moeten minstens vijftig mensen bijvoorbeeld naar het evenement komen en als het als het daar naartoe dreigt te gaan dan kan je altijd zeggen van nou we zitten nu op maar veertig aanmeldingen, dertig en het is nog twee weken, dan kun je zeggen we blazen het af.
Of je bedenkt wat we op het evenement gaan vertellen gaan we in een andere vorm. Misschien wel in een video of een andere campagne gaan we het verpakken zodat het niet de kosten van een evenement heeft als je die nog kan annuleren. Je kan ook bedenken, we gaan het evenement verplaatsen en we gaan nemen iets langere tijd om met die doelgroep in gesprek te gaan of dit evenement wel interessant voor ze is. Maar misschien is de toetsing ook niet geweest. Is het gewoon niet zo’n belangrijk onderwerp voor de deelnemers en moet je het annuleren?
We hebben het net al over sprekers gehad, daar heb jij ook een mening over. Ben je wel eens uit een zaal weggelopen omdat je dacht, ik kan dit niet aan?
Ja, ja. Meerdere malen. Dat is ook meestal de reden waarom ik al aan de zijkant van de zaal kan zitten, want het is echt soms wel een probleem. En dat creëert ook vaak niet een fijne sfeer natuurlijk, dus ik weet ook wel, dat moet je niet te vaak doen. Maar ja, ik merk dat er vaak te makkelijk gedacht wordt over een spreker op een podium zetten en erop vertrouwen dat hij of zij een heel goed verhaal gaat vertellen met goede presentatie. Maar in de praktijk loopt het verhaal vaak een half uur uit en zijn de presentatieslides niet om aan te zien.
En dan bedoel ik eventjes niet of het mooi of lelijk is, maar slides worden vaak zo ingericht dat alle speaker notes lijken wel in de slides te staan. Eindeloos veel bullets, hier nog een plaatje, daar nog een plaatje, veel te veel informatie. En als genodigde in de zaal heb je de tijd genomen om naar het evenement te gaan omdat je dat verhaal wil horen en dan ben je naar die persoon aan het luisteren en dan kijk je ook naar de slide en dan denk je oké daar staat heel veel informatie dan kan ik niet meer luisteren naar wat die persoon nou doet en andersom als ik naar die persoon luister kan ik niet meer zien wat daar staat allemaal want dat is zoveel informatie.
Dus als je niet als organisator een heel strakke regie op hebt om van tevoren die spreker gewoon echt het hele verhaal te laten presenteren aan jou, zodat je zeker weet dit verhaal klopt en het kan ook binnen de tijd, dat is één.
En wat zijn die slides die daarbij passen? En zijn die slides bijvoorbeeld ook in de huisstijl van het evenement of is het gewoon een standaard presentatie wat diegene heeft? Bied dan een template aan waarin die spreker zijn of haar slides over kan zetten zodat het één geheel is en dat je die spreker ook kan helpen met van ja dit is te veel informatie ik denk dat die ene afbeelding prima is en wij zorgen er wel voor dat je speaker notes daar beneden op een monitor staan zodat je wel de informatie kan hebben want dat is vaak wat er gebeurt.
Ze denken dat ze in de slides alle informatie moeten hebben die voor hen relevant is maar je moet naar het publiek toe. Het voordeel van die aanpak is dat je ook de verschillende sessies, als je er meerdere hebt, beter tot één geheel kan laten komen. Want dat is vaak ook een probleem, dat het gewoon heel losse onderwerpen zijn.
Allemaal losse onderwerpen, ja.
En dat kan voor sommige evenementformats prima zijn, maar ik ben altijd voorstander van om al die sprekers die je uitnodigt, altijd te laten bijdragen aan één grotere boodschap die je als organisator wilt hebben, de kernboodschap van je evenement. Veel sprekers vinden dat ook heel verhelderend: dit is wat we willen bereiken met het evenement, dit is de boodschap die we als een soort rode draad door het evenement willen laten gaan, die bij de deelnemers blijft hangen.
En kun je met jouw ervaring en jouw expertise jouw verhaal misschien een beetje aanpassen, wat andere voorbeelden erbij pakken, zodat je je aansluit op die kernboodschap. En soms gaan ze daarop in; de meeste sprekers vinden het mooi om hun ervaring daarin toe te passen. En de deelnemers voelen dat. Ze voelen: wauw, dit is een geheel. Ook al heb ik meerdere sprekers gezien, ze zitten allemaal in lijn met elkaar en het voelt als een geheel. Dan krijg je impact.
We hadden het niet afgesproken, maar ik vind het zo leuk, deze topics. Heb je er nog eentje? Laatste.
De onderliggende gedachte die hier eigenlijk is, is dat we soms te makkelijk over het evenement nadenken. Dat we snel in de vorm gaan denken. Dus die aanvraag komt. Ik wil een klantevenement organiseren, want we hebben toch niet dat ene product klaar. We gaan het toch lanceren. Kun je dit evenement organiseren?
En de stap die dan overgeslagen wordt, is altijd: wanneer is het evenement een succes? En al die onderdelen die ik net benoemde, zoals het kiezen van de sprekers, de tijd nemen om lang van tevoren te kunnen communiceren, dat valt of staat eigenlijk met de doelstelling die we bij het evenement willen behalen. Wat willen we met die doelgroep bereiken?
Als je daar eerst goed bij stilstaat, voordat je overgaat naar productie, concept en al dat soort zaken, dan zie je dat je in één rechte lijn naar de finish gaat. In plaats van dat je denkt: oh, maar die spreker is ook wel interessant. Oh, maar ik heb laatst er eentje gehoord, die is ook heel leuk. En dan ga je dat uitzoeken en dat uitzoeken, en ben je heel chaotisch en niet efficiënt bezig met het invullen van het programma. Omdat je niet heel duidelijk weet: wat is nou eigenlijk het doel dat we willen bereiken?
En ja, het klinkt misschien saai om te vragen: wat is de doelstelling van het evenement? Maar die gaat echt over: wat gaat de deelnemer na het evenement doen met die informatie? En als je dat met elkaar weet te formuleren met de opdrachtgever, dan krijg je een mooie samenwerking.
En meestal, als je die vraag stelt aan degene die de aanvraag doet binnen de organisatie, stopt de hele productie en wordt ook snel duidelijk dat het niet lukt om binnen een maand dit evenement te produceren. Omdat hij zelf de antwoorden nog niet weet. Of omdat je weet dat die locatie niet last-minute beschikbaar zal zijn om aan alles te voldoen. En we kunnen die uitnodiging nog niet uitsturen, want we weten niet wat erin moet staan. We weten niet wie de doelgroep is, hoe we hem kunnen prikkelen en wat er in het programma komt. Want je hele evenement moet al ongeveer klaarstaan om die uitnodiging te kunnen sturen. Want je kan niet zeggen: ja, je bent uitgenodigd en meld je maar aan. Dan zegt iedereen: ja, waarvoor?
Dus door die vragen vooraf te stellen en met de opdrachtgever in gesprek te gaan, dat is eigenlijk de onderliggende kracht. Als je dat goed doet, dan kan je daarna supersnel je productie ingaan, maar dan ga je in een rechte lijn. En dan ben je niet meer aan het zoeken, en als er iemand met een idee komt zoals: moeten we trouwens niet nog een leuke activiteit doen? Dan kunnen we ook nog dit en dat doen. Ja, dat kan misschien een goed idee zijn als de doelstelling is dat we mensen met elkaar moeten verbinden. Maar als dat niet het geval is, dan zeggen we: heel leuk idee, maar dat gaan we niet doen.
Ja, er kan constante aftoetsing op zitten van die doelstelling.
Precies, want dit willen we bereiken. We hebben een product te lanceren. We gaan niet mensen met elkaar verbinden; we hebben een product te lanceren. Dus dat gaan we misschien bij een ander evenement doen.
Bedankt.
Nee, goed, Rutger.
Misschien voor de kijkers toch nog even herhalen dat die tips waren om het chaotisch te laten verlopen, dat dat niet is wat je wil.
Misschien herken je er wel een paar van, dat je denkt: ja, ik heb dit ook. En zo zijn er, ik denk nog wel, honderd dingen die we allemaal gehoord hebben en zo. Het lijkt mij gewoon prettiger als we zeker bij het startpunt allemaal met dezelfde vragen komen en dat we over het hele jaar onze events kunnen gaan plannen.
En natuurlijk kan er altijd eentje tussendoorkomen omdat er iets actueels gebeurt waarvoor je denkt: ja, dit moeten we doen en dat je daar dan ruimte voor hebt om dat te kunnen doen. Maar laten we niet als een kip zonder kop elke keer maar weer die events blijven produceren in volledige chaos en hopen dat het goed komt.
Ja, en als je dit nu een interessant topic vindt, zeker ook de aflevering van Rutger over de blueprint bekijken, want eigenlijk gaat dit ook een stuk over dat onderwerp, waar je meer over jouw methodologie die je samen met Momice gemaakt hebt, op ingaat.
Rutger, dankjewel voor je komst naar de studio.
Jij ook, bedankt.
En u bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
