Transcript
Hallo en welkom bij een nieuwe eventplanner.tv en podcastaflevering.
Zoals je ziet: vandaag heb ik geen studiogast. En daar is een goede reden voor. Vandaag wil ik wat achtergrondinformatie over onze nieuwe evenementensoftware met je delen. Misschien, laat ik eerst beginnen met: waarom heeft eventplanner.net eventsoftware gelanceerd? De meesten van jullie weten al dat ik een paar jaar geleden een boek heb geschreven, EVENTPLANNER.
In mijn boek verwijs ik veel naar Excel voor het organiseren van evenementen.
Veel beginnende en zelfs professionele organisatoren van evenementen gebruiken Excel. Om callsheets te maken, budgetten te maken voor hun evenementen, enzovoort. En de laatste jaren zijn we gaan geloven dat er betere en andere manieren moeten zijn om evenementen te organiseren. En die zijn er in de wereld. Er is zeer goede evenementensoftware. Het probleem met die software is: ofwel kost het echte kosten, ofwel is de leercurve om ermee aan de slag te gaan erg steil. Maar daarom dachten we dat software die een breed scala aan evenementenplanners zou aanspreken en gratis wordt aangeboden, heel logisch zou zijn. Daarom lanceerden we een paar maanden geleden onze softwaresuite voor evenementenplanners. Zoals ik al eerder zei, het is gratis software, dus iedereen kan het gebruiken. En het bestaat uit verschillende componenten.
De eerste tool die we hebben gebouwd is: Moodboards. Moodboards is een zeer interessante tool als je in de beginfase van je evenement zit. Je bent aan het rondkijken om de perfecte locatie te vinden. Je hebt wel interessant entertainment gezien en je wilt alle ideeën die je hebt bijhouden. Of deel die ideeën zelfs met anderen. Onze software is dus gebouwd om samen te werken, samen met andere teamleden, of bijvoorbeeld als je...
Stel, je bent een weddingplanner en je wilt iets organiseren voor een jong stel. Je kunt ze zelfs toegang geven. Daarom hebben we speciaal Moodboards gebouwd om je inspiratie op te laten doen. Het kunnen locaties zijn, leveranciers, wat je ook vindt op het eventplanner.net platform. Het kunnen berichten zijn, artikelen die we delen. Die kun je allemaal direct op het moodboard pinnen. Maar het kunnen ook dingen zijn die je op internet vindt. Directe links naar websites van leveranciers, social media, wat je ook vindt. Je kunt het op het moodboard pinnen en delen met je team. Om uiteindelijk de juiste leveranciers voor uw evenement te selecteren.
Naast Moodboards hebben we ook Checklists gebouwd. En Checklists is naar mijn mening een van de twee belangrijkste tools die we hebben gebouwd. Eigenlijk is het een Kanban-bord. Dat betekent dus dat je op het bord verschillende tegels met takenlijstitems hebt. En al die To do's kun je van To do naar In uitvoering en naar Gereed slepen.
Al die To do's kun je er zelf op zetten. Als je een evenement organiseert. Wat kunt u doen? U kunt: een locatie vinden. Horeca regelen. Wat dan ook. Alle dingen die je moet doen, kun je erin zetten. U kunt toewijzen aan mensen in uw team of aan uzelf als u alleen werkt. Zodat je ze niet vergeet. U kunt streefdata invoeren. Je krijgt dus ook meldingen wanneer je deadline nadert. Je vergeet dus echt niets. En vooral als je in een team werkt, is dat best belangrijk.
Maar wat we ook hebben gedaan, is het je heel gemakkelijk maken om te beginnen. Als je geen ervaren evenementenplanner bent, is het erg moeilijk om alle taken te bedenken die je op je Kanban-bord zou moeten hebben. Dus wat we deden is: voor elk type evenement dat je op ons platform kunt organiseren...
Laten we zeggen dat ik een bruiloft, een congres of een festival organiseer. Of gewoon een teambuilding of een meeting. Wat je ook selecteert wanneer je het evenement aanmaakt, we vullen die lijst met To do's voor je. Vul niet alleen vooraf in waar u aan moet denken, maar leg er ook deadlines op, afhankelijk van uw werkelijke evenementdatum.
Dus als je bijvoorbeeld je evenement hebt, laten we zeggen over zes maanden en we weten dat het vinden van een locatie zes maanden van tevoren moet gebeuren, dan is je eerste deadline deze week voor het vinden van die locatie. En het vinden van de cateraar kan vier maanden op voorhand zijn. Wat dan ook. Jij krijgt het punt.
Voor een ervaren evenementenplanner die onze vooraf ingevulde checklists niet wil. Wanneer je een evenement aanmaakt, heb je de mogelijkheid om je evenement niet vooraf in te vullen. U kunt dus beginnen met een leeg canvas. Dat is perfect mogelijk. Maar als je wilt, vullen we standaard alles voor je in met relevante To do's. Als er een taak in de lijst staat die niet relevant voor u is, kunt u deze gewoon verwijderen.
Naast de To do's of de Checklist zoals wij dat noemen, heb je de Callsheets. Callsheets zijn voor de dag van uw evenement. Waar je eigenlijk kunt zeggen: oké, om negen uur moet deze persoon in mijn team de deuren openen. Een uur later moet die leverancier binnenkomen. En ga zo maar door.
Het interessante is dat je die To do's opnieuw kunt delen met anderen in je team. En wat is er dan interessant? Als u bijvoorbeeld met een cateraar werkt. U kunt die cateraar toegang geven tot uw callsheet. Hij ziet alleen de regels die voor hem of haar relevant zijn. En daarmee heeft hij een gepersonaliseerde callsheet. En afhankelijk van de toegangsrechten die je ze geeft, kunnen ze ook dingen voorstellen of zelfs veranderen. Maar dat is aan jou om te beslissen: oké, wie heeft welke toegang. Je kunt kiezen tussen: oké, alleen leestoegang, schrijftoegang of ook beheerderstoegang geven om dingen echt te veranderen.
Dus we hebben moodboards. We hebben controlelijsten. We hebben oproeplijsten. En daarbovenop lanceerden we onlangs ook Budgets.
Budgets is een tool die, zoals het woord al zegt, een tool is die je helpt budget te creëren voor je evenement. Waar je bijvoorbeeld kunt zeggen: oké, mijn zaal kost me 2.500 euro. Ik heb horeca. 50 euro per persoon. Ik verzin die cijfers gewoon. Hier ter plaatse.
Maar je kunt echt alles invullen voor je evenement. En het interessante is: we hebben centrale parameters. Zoals bijvoorbeeld het aantal mensen dat komt. En als je een rij zet, zoals bijvoorbeeld voor de catering, en je zegt: oké, het is 50 per persoon, en later zou je het aantal mensen op evenementniveau veranderen, dan wordt het budget automatisch over het algemeen bijgewerkt. Ook afhankelijk van of je een professional organizer bent of niet. Professionele organisatoren zullen waarschijnlijk willen werken met prijzen exclusief btw. Dat is mogelijk. Dat kun je instellen als instelling op de gebeurtenis. Maar als je een bruiloft voor jezelf organiseert, wil je waarschijnlijk alleen prijzen inclusief btw zien. Dat is een instelling op het evenement zelf.
Als je begint met het organiseren van btw inclusief, dan kun je de instelling wijzigen naar exclusief. Maar zorg er dan voor dat je de prijzen handmatig aanpast. Want dan moet je ook de btw-niveaus instellen. Want wij berekenen ook de btw voor u. U heeft dus een idee voor uw cashflow. Dat is ook belangrijk. Maar belangrijk om te onthouden is dat je dat niet kunt terugdraaien. Zodra je een evenement hebt ingesteld op exclusief btw, kun je niet meer terug. Dus dat is iets om in gedachten te houden.
Zoals ik al eerder zei, hebben die vier tools de mogelijkheid om met een heel team aan te werken. We hebben dus ook accountbeheer waar je teamleden kunt toevoegen, rechten kunt geven. Je kunt zelfs beslissen: oké, deze persoon kan alleen de moodboards zien maar niet het budget of andersom.
Als je bijvoorbeeld een evenementenbureau bent en je wilt je klant toegang geven, dan wil je ze misschien wel toegang geven tot bepaalde tools, maar niet het budget of iets anders. Dat is helemaal aan jou om te beslissen.
Zoals ik ook al eerder zei; het goede nieuws is dat de software volledig gratis is. Er komt een Premium-versie aan. Dus voor de gebruikers die een eventplanner.pro-account of lidmaatschap hebben, kunnen ze meer evenementen organiseren en krijgen ze in de toekomst ook toegang tot meer geavanceerde functies. Maar het is onze belofte dat de hoofdfunctionaliteit beschikbaar blijft voor alle gebruikers, zelfs in de gratis versie. Misschien om af te sluiten met: we weten dat de software nog niet 100% is. We zijn er nog mee bezig. We werken aan veel nieuwe functies. We kregen bijvoorbeeld feedback van gebruikers die zeiden: oké, op de takenlijsten willen we opmerkingen kunnen toevoegen, bestanden kunnen uploaden, enzovoort. Dat is bijvoorbeeld iets waar we aan werken en dat u de komende weken of maanden kunt verwachten. Maar er komt ook veel andere feedback binnen. En ik zou je willen uitnodigen, als je onze software gaat gebruiken en je komt iets tegen waarvan je zegt: oh, het zou echt handig zijn als ik deze functie zou hebben of zou mijn leven veranderen als ik evenementen zou kunnen organiseren met de software, maar dat specifieke ding ontbreekt, laat het ons weten. En misschien kunnen we het toevoegen aan onze roadmap. We doen er alles aan om de beste evenementensoftware voor jou te maken en te maken.
Dus eigenlijk wilde ik dat vandaag met je delen. Alles over onze evenementensoftware. Waarom we het hebben gemaakt.
Je vindt het op onze website: eventplanner.net/eventsoftware Daar vind je alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan. Neem contact op als je vragen of opmerkingen hebt. We horen graag van je.
