Transcript
Je kent het vast ook. Je werkt vol goede moed een projectplan uit voor je evenement. Maar wat blijkt? Budget, timing en scope draaien vaak anders uit dan je had voorzien. Hilde Lemmens vertelt hoe een projectmatige aanpak verandering brengt.
Dag Hilde, welkom in de studio.
Hallo, goedemiddag.
We gaan het vandaag hebben over projectmatig werken. Maar wat is dat precies?
Wel projectmatig werken, komt er eigenlijk op neer dat je op een gestructureerde manier aan een doelstelling gaat werken. Het grote verschil tussen projectmatig werken en, ik noem het McGyver style werken. Want je ziet in heel veel organisaties, er wordt wel gezegd, ja, daar moeten we een projectje van maken en dan schieten ze effectief in McGyver style aan het werk en dan wordt er weinig nagedacht over, hoe gaan we dit nu eigenlijk aanpakken. Ze weten wel ongeveer waar ze naartoe willen. Wat de richting is waar ze willen eindigen. Maar er wordt dan op een heel ongestructeerde manier en echt heel improvisatiestijl wordt er aan gestart en dan merk je toch wel dat de doelstelling meestal wel wordt bereikt, maar de manier waarop, de tijd die het heeft gekost, de energie, de problemen waar ze mee geconfronteerd zijn, dat het toch wel niet min was. En als je op een projectmatige manier gaat werken, ga je eigenlijk dit op een veel meer gestructureerde manier doen.
De McGyver in mij heeft dan zoiets van, is dat niet allemaal overhead? Is dat niet allemaal extra werk?
Neen. Ik zie het zelf niet als extra werk. Integendeel. Als je de McGyver style gaat toepassen, dan is het een stukje van, we zien wel waar we uitkomen. We beginnen eraan en we proberen dit en we proberen dat en we kijken wel waar we uitkomen, maar als je op een projectmatige manier gaat werken, ga je eigenlijk eerst nadenken vooraleer je er aan start. En dat betekent ook dat je minder tijd gaat verliezen en dat je ook bepaalde zaken niet twee keer opnieuw moet gaan doen.
En dat betekent dan dat je dat volgens een bepaald model doet of hoe start je daarmee?
We spreken hier ook effectief over het projectmatig werken, niet over projectmanagement. Bij projectmanagement ga je inderdaad een heel specifieke methodologie volgen. Prince2 is daar een heel mooi voorbeeld van. Als ik spreek over projectmatig werken, is het eigenlijk een combinatie van logisch boerenverstand gebruiken en werken met een aantal principes. Bijvoorbeeld één van die principes kan zijn dat je je project gaat opsplitsen in een aantal fases. En die fases zorgen er dan voor dat je ook goed weet, OK, waar beginnen we aan? Wat is de volgende stap? Je kan ook tussentijds gaan evalueren, zijn we inderdaad de richting aan het uitgaan die we willen uitgaan?
Zijn er dan ook nog bepaalde tools dat je daarvoor gebruikt of hoe pak je dat aan? Die fases, is dat gewoon een oefening die je op papier doet of ?
Je kan er bepaalde tools voor gebruiken, maar eigenlijk is het gaan kijken vooral van, goed, wat is dat wat we eigenlijk willen opleveren? Bijvoorbeeld, stel nu voor dat jouw project zou zijn: ik wil een huis gaan bouwen. En dan kan je gaan kijken van, goed, de doelstelling is het eindresultaat. Hetgeen dat we willen bereiken is dat het huis over x aantal maanden klaar is en dan ga je dat opbreken in een aantal stukjes. We gaan eerst starten met het plan. Dat kan een fase zijn. De volgende fase is bijvoorbeeld dat we de ruwbouw gaan neerzetten. Dan gaan we werken met het dak. Dan gaan we beginnen aan de binnenafwerking enz. Dus je kan dat in bepaalde stukken, fases gaan opdelen. Hoeveel fases en welke fases dat dat zijn, dat varieert van project tot project.
Een beetje afhankelijk van de complexiteit en de duur waarschijnlijk.
Inderdaad. Als het gaat over een feestje organiseren, heb je waarschijnlijk geen 30 fases nodig. Nu 30 fases is al heel veel, hoor, maar als je gaat kijken naar een complex IT-project, dan zit je sowieso meestal naar doorlooptijd van het project veel langer en dat betekent ook dat je veel meer fases gaat hebben. Wat wel heel belangrijk is, om zeker niet te vergeten, is iets wat ik heel veel tegenkom in organisaties. Er is dan beslist, hier gaan we een project van maken. Hier gaan we mee opstarten en dan vol goede moed en energie begint iedereen eraan, want er wordt eigenlijk heel weinig nagedacht over de eerste stap en dat is eigenlijk de analyse maken. Dus we beginnen onmiddellijk met het uitwerken, met het ontwikkelen, enz. Maar eigenlijk is het beter dat je eerst een stap teruggaat en echt gaat kijken, wat is eigenlijk ons doel? Waar willen we naartoe? Waarom willen we dit? Wat is het eindresultaat? Op welke manier willen we dat gaan doen? Wie hebben we daar voor nodig? Dat je eigenlijk een aantal zaken gaat aftoetsen vooraleer je effectief start en dat je ook goed kijkt naar de stakeholders. Eventueel de eindgebruikers. Bijvoorbeeld als het huis bouwen jouw project is, dan is het ook wel belangrijk dat je gaat kijken, wie gaat er in dat huis wonen en wat vinden zij eigenlijk belangrijk vooraleer dat je start met een huis te bouwen? Het aftoetsen van diegene die effectief belang hebben in dat project. Even gaan kijken, wat vinden zij belangrijk? Dat je daar ook mee kan rekening houden. En dat zit eigenlijk in die eerste fase, de analysefase noemen we dat. Eigenlijk wordt dat meestal heel snel gedaan, die analysefase.
Ja, want iedereen denkt wel dat ze weten wat het moet zijn.
Ja, we weten wat het moet zijn, we weten wel hoe het er moet uitzien en we starten er gewoonweg aan, maar dan merk je, dat gaandeweg die scope, zoals we dat zo mooi zeggen, dan toch begint af te wijken, niet meer zo helder is. Dat betekent, timing komt in het gedrang. Budget beginnen we op te souperen. Dus, effectief aan het begin van een project heel veel tijd besteden aan de analysefase is cruciaal. Vanuit mijn ervaring betekent dat eigenlijk dat dat toch wel een stukje het succes van een project bepaalt.
Die eerste fase?
Absoluut.
Heeft dat ook niet een stuk te maken met communicatie? Als je die fases als eerste doet, dat je ook wel moet zorgen dat iedereen ervan op de hoogte is.
Een project brengt altijd verandering teweeg. Dat betekent dat communiceren, leiderschap, change, communicatie loopt eigenlijk door het hele project. Belangrijk in de beginfase, daar waar je eigenlijk in gesprek gaat met de belanghebbenden, met stakeholders, met eventuele gebruikers, maar ook tijdens het project. Constant gaan communiceren met de stakeholders, met belanghebbenden is een heel belangrijke. Gebeurt ook regelmatig veel te weinig. Ze zitten in de focus van het project en maar door, door en door. Dat zie je heel dikwijls en hier en daar wordt er wel eens iemand op de hoogte gehouden of wordt er een nieuwsbrief uitgestuurd of een presentatie gegeven, maar echt consequent alle belanghebbenden informeren, wordt dikwijls weinig gedaan.
Wat is daar de beste manier eigenlijk voor? Is dat gewoon een e-mail sturen?
Eigenlijk kan je daar een combinatie maken van een aantal zaken? Afhankelijk van de doelgroep naar wie je gaat communiceren. Bijvoorbeeld, je hebt altijd een bepaalde groep die het project initiëren. Dat zijn meestal ook diegenen die bepalen hoeveel budget je daar voor krijgt.
Projectsponsors dan?
Ja, bijvoorbeeld projectsponsors, executive of hoe je het ook gaat noemen. Met hen is het belangrijk dat je ook face-to-face kan aftoetsen. Dat je op regelmatige basis eigenlijk in een meeting feedback gaat geven. Gaat het over gebruikers, dan kan het ook zijn dat het op een bepaald moment nodig is om hen effectief eens een keer te laten proeven van het project, van het resultaat van waaraan je aan het werken bent. Bijvoorbeeld, ik kom even terug naar het voorbeeld van het huis, je bent halverwege en ruwbouw is klaar, je wil beginnen aan de beginafwerking, dan kan het interessant zijn dat je aan de bewoners vraagt, zo ziet het eruit, wat denk je nu? Waar zou je de lichten willen hangen? Dus dat je een stukje gaat aftoetsen. Als je een IT-programma aan het ontwikkelen bent, nieuwe software, kan het ook interessant zijn dat je de gebruikers er een keer bij betrekt en effectief laat voelen en proeven van het nieuwe systeem. Anderzijds kunnen er bepaalde doelgroepen zijn waar je zegt, kijk hier is eigenlijk om de zoveel tijd een nieuwsbrief voldoende. Dus we gaan ook kijken tijdens het project, of in het begin van het project, ook tijdens die analysefase…
Op dat moment beslis je het alweer?
We gaan eigenlijk kijken, met wie willen we wanneer en op welke manier communiceren? En dat neem je dan eigenlijk ook mee. Daarom kom ik daar nog eens terug op van die analysefase. In het begin, de opstartfase van een project, is eigenlijk de belangrijkste fase.
Mensen die meer willen weten over hoe je dat nu best aanpakt. Waar kunnen ze terecht voor meer informatie?
Wij geven regelmatig workshops rondom projectmatig werken waar je een stukje theorie gaat zien, maar ook effectief aan de slag gaat met een project om echt te ervaren wat dat betekent. We leren ook een aantal tools aan, dus op onze website www.lemmensvignigni.be kan je meer vinden over de volgende data rondom projectmatig werken.
Ok, Hilde, dankjewel voor je komst naar de studio.
Dankjewel.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
