Transcript
Specialvenues zijn hot. Een verlate fabriekshal of monumentaal pand; ze vormen het ideale decor voor jouw evenement. Maar opgelet. Als eventplanner heb je bij deze eventlocaties wel wat uitdagingen te overwinnen. Want niet alles is er even vanzelfsprekend.
Dag Babs, welkom in de studio.
Hai, goeiedag.
Steeds meer organisatoren kiezen voor special venues.
Ja.
Dat is natuurlijk ontzettend mooi, maar er zijn ook een aantal, ja, uitdagingen als planner waar je rekening mee moet houden.
Zeker. Ja, uiteindelijk zie je de afgelopen jaren dat er steeds meer unieke locaties zich op de markt begeven van events. Ook locaties die eigenlijk een ander hoofddoel hebben, zoals een theater, een dierentuin, of een stadion. En natuurlijk begrijpen zij dat er veel mogelijkheden zijn in de evenementenbranche om zichzelf te verhuren, maar dat betekent dat er ook uitdagingen zijn. Want de kennis en de knowhow van die locaties is niet zoals het bij hotels of congrescentra zijn. En daar moet je als eventplanner toch rekening mee houden. Dat je niet altijd ervanuit gaat dat alles zo is zoals bij een eventlocaties is.
Kun je daar eens een voorbeeld van geven? Wat is dat precies anders?
Nou, bijvoorbeeld bij een dierentuin zijn niet altijd alle locaties de hele dag beschikbaar. Een dierentuin heeft bijvoorbeeld een aquarium waar het ook voor het publiek overdag toegankelijk is. Dat betekent dat ze niet zomaar het aquarium dichtgooien omdat jij daar een evenement wil organiseren. Dus je moet rekening houden qua opbouw dat er misschien een kortere tijd is, dat je misschien dus niet de hele dag kunt opbouwen. Dat je ook ’s nachts moet afbouwen. En die beperkingen zijn daar. Aan de andere kant is het zo dat, je hebt zo’n mooie setting waar je je evenement in kan geven, dat je die mogelijkheden ook wel wilt benutten.
Ik was me net al aan het afvragen, als er dan zoveel nadelen zijn moeten we dan wel voor zulke locaties kiezen?
Zeker. Ik denk dat het juist, omdat het uniek maakt. En niet de standaard locatie, betekent dat je gebruik kunt maken van de omgeving, waar je eigenlijk niet zoveel aan het gebouw hoeft te doen of aan de look-and-feel. Heb je misschien minder opbouw nodig en kun je juist gebruik maken van de mooie locatie. In plaats van een hele – sorry dat ik het zeg – soms saaie congreszaal in een hotel bijvoorbeeld. Waar je eigenlijk alles aan moet doen om het mooi te maken.
Ja. Je had ook een aantal tips waar je dan rekening mee kan houden. Als je dan toch voor zo’n special venue kiest, hoe pak je het dan het beste aan?
Ik zou vooral een open gesprek aangaan met de locatie en nooit, zoals ik al zei, uitgaan van dat alles zo is zoals het altijd is. Dus zorg dat je alle vragen stelt tot in detail, met de locatie bespreekt, hoe gaat de opbouw, wat zijn de mogelijkheden, hoe gaat de afbraak, wat zijn de beperkingen. Sommige locaties zeggen, we willen juist niet te veel branding buiten. Een dierentuin zegt, de branding en de kleuren, daar kunnen de dieren last van hebben. Dus we willen dat zo rustig mogelijk houden. Dus zorg dat je gewoon alle vragen stelt en op geen enkel moment uitgaat van, omdat het zo is bij een andere locatie dat het dus ook zo is bij een unieke locatie.
Maar gaat het dan over heel praktische dingen zoals bijvoorbeeld stroomtoevoer?
Ook. Ja. En met name daarin is het ook belangrijk om te vragen wat de kosten daarvan zijn. Want soms is het zo dat er extra kosten gemaakt moeten worden om die stroomtoevoer daar neer te leggen, of een generator neer te zetten. En de kosten kunnen behoorlijk oplopen. Dus zorg gewoon van tevoren dat je de locatie vraagt om een goede berekening te maken van alle additionele kosten, buiten de locatie, de catering, de AV, die je standaard eigenlijk al sowieso uitvraagt, of er nog bijzondere kosten zijn waar je rekening mee moet houden.
Ja, want bij een traditionele saaier hotelzaal ligt dat natuurlijk allemaal gewoon klaar.
Ja, absoluut. Ja, zeker.
Je zei net al zo´n locatie is echt een meerwaarde als het deel uitmaakt van je evenement. Maar ik neem aan dat je daar nog een stuk verder in kan gaan. Dat je het ook bijvoorbeeld bij de inhoud van je programma kunt betrekken.
Zeker, vooral de locaties die eigenlijk een ander hoofddoel hebben. Bijvoorbeeld een theater of een muziekgebouw, een dierentuin, maar zelfs ook een stadion. Vaak houdt het gesprek met de eventmanager op, op het moment dat het over de locatiehuur gaat. En over de ruimte die je beschikbaar maakt en wat er allemaal mogelijk is. Maar er zijn natuurlijk mogelijkheden om verder te praten. Juist bij een muziekgebouw of theater hebben ze heel veel connecties met de theaterwereld of muziekwereld. En hoe kan je dat eigenlijk samenvoegen in je evenement? Uiteindelijk denk ik dat eventmanagers en evenementen eigenlijk steeds meer een moeten zijn. En hoe kan je eigenlijk zorgen dat je die inhoud ook betrekt in je evenement, tijdens je evenement. En juist door zo´n locatie te gebruiken en de connecties en de mogelijkheden van dat netwerk te gebruiken, kun je je event nog bijzonderder maken in een hele bijzondere locatie.
Bij ons op de website staan er ook heel wat special venues.
Ja.
We zien dat er ook heel veel reviews op komen, en daar zitten vaak ook wel interessante tips tussen, denk ik dan.
Zeker. Eventmanagers zouden ook kunnen gaan kijken op jullie website om te kijken wat voor reviews er zijn geweest. Natuurlijk om te kijken wat ze kunnen leren, maar ook misschien tips, juist van een eventmanager die daar een succesvol evenement heeft gehad.
Nu, we hebben al heel wat tips gezien voor die eventplanners zelf.
Ja.
Er zijn ook dergelijke locaties die meekijken natuurlijk. Wat zou je hen aanraden?
Want ik denk dat zij ook wel kunnen bijleren om meer in te kunnen spelen op die doelgroep.
Ja, ik denk zeker dat zij vooral een open gesprek moeten aangaan met een eventmanager. Nooit iets beloven wat niet mag, of niet kan binnen de locatie. Als je het niet weet,
Gebeurt het dan wel?
Vaak zijn salesmanagers heel erg enthousiast e n willen het evenement binnenhalen, en denken dat ze het wel kunnen regelen. Binnen dit soort locaties. Maar soms valt dat toch wel tegen. Dat er bepaalde regels zijn. Bijvoorbeeld in een dierentuin niet te veel branding buiten, Of ballonnen omdat daar de dieren last van hebben en onrustig van worden. Dus zorg nooit dat je iets belooft aan een klant wat je niet zeker weet. Dus zorg dat je een open gesprek aangaat. Als je het niet weet; geef dat ook duidelijk aan. Zorg dat je het uitzoekt en kom terug met een oplossing. Of het is de oplossing die een klant wil, of zorg voor een goed alternatief. Want uiteindelijk is het zo, je kan wel zeggen, nee, het kan niet, maar vaak wil een eventmanager ook weten, ja maar wat is er dan wel mogelijk. Dus zorg dat je in ieder geval zegt, dit is niet mogelijk maar dit zou wel kunnen. Om in ieder geval de klant tegemoet te komen. En neem ze mee in het proces van de locatie om te laten zien, hoe mooi de locatie is, en geef voorbeelden van wat andere organisatoren binnen hun locatie al hebben gedaan wat succesvol is geweest.
Oké, Babs, dank je wel voor al deze tips.
Graag gedaan.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
