Videovergaderingen of webinars met video streaming, iedereen kent het tegenwoordig wel. Door de Covid-19 crisis zijn deze technologieën in een stroomversnelling geraakt en bijna niet meer weg te denken. De voordelen van deze nieuwe communicatievorm zijn enorm en organisaties implementeren ze nu meer dan ooit als essentieel onderdeel van hun vergaderprogramma’s of events.
Niets dan voordelen zou u denken? Er zijn ook verschillende nadelen:
Deelnemers missen de echte eventbeleving;
Het menselijk contact ontbreekt;
Er is weinig tot geen interactie.
Om een antwoord te bieden zet Auvicom volop in op het concept van Hybride vergaderingen en events. Hiermee trachten we de eventbeleving zoveel mogelijk te benaderen zonder de Covid veiligheidsregels te overtreden.µ
Wat is een hybride vergadering?
Het principe is eenvoudig. Een hybride vergadering verwijst naar de fysieke locatie van de deelnemers. Bij zo’n vergadering bevindt een beperktere groep mensen, die de meeting bijwonen, zich in één en dezelfde basisruimte. Andere deelnemers nemen deel aan de vergadering via een videoplatform. Een uitgekiende hardware setup in de basisruimte zorgt ervoor dat de deelnemers van buitenaf de basisruimte echt kunnen “voelen en waarnemen” alsof ze er fysisch aanwezig zijn.
Een voorbeeld: Je nodigt zoveel mogelijk covid-proof personen uit in een basisruimte en je laat de andere groep interactief deelnemen via een videoplatform. Wij kunnen een eigen streaming -of conferencingplatform voorstellen (Lifesize, Vimeo, Youtube) maar uiteraard kunnen we ook perfect het platform van de klant gebruiken (Zoom, Teams,Webex, Starleaf, …).
De basisruimte wordt volledig ingericht met automatische of bemande camera’s (dit laatste voor grotere events). Deze brengen de sprekers perfect in beeld enerzijds, en met state-of-the-art microfoons heb je ook een al dan niet passieve audiocaptatie anderzijds.
Daarenboven zorgen we voor een omgekeerde beleving door de externe deelnemers de kans te geven zoveel mogelijk te communiceren met de basisvergaderruimte. Dit doen we door rondom het centrale scherm en ook verdeeld in de basisruimte, beeldschermen, camera’s, micofoons en speakers te voorzien om zo het “virtuele samenzijn” te versterken. Zo lijkt het alsof elke deelnemer, waar die zich ook bevindt, “aanwezig” is in de basisruimte.
Interactie met de externe deelnemers kan via live video voor kleinere vergaderingen of via sms, chatbox of speciale event-apps waar Auvicom U ook in begeleidt. Hier wordt wel meestal gewerkt met een moderator.
Auvicom biedt u, naast de hard-en software en een uitgebreide technische kennis, ook en vooral haar jarenlange ervaring. Zo kunt u, met een gerust hart, uw event aan onze expertise toevertrouwen.
